Проектный офис: что нужно знать

Можно встретить различные определения проектного офиса, но в целом проектный офис представляет собой определенную структуру компании, которая призвана поддерживать управление проектами, а также стандартизировать и внедрять единую методологию управления. 

Когда нужен проектный офис?

Далеко не все компании приходят к необходимости организации проектного офиса (да и не всем он необходим). Но есть определенные условия, при которых стоит задуматься об организации проектного офиса.

Когда текущие задачи переходят в формат проекта, у него есть ответственный руководитель, а со временем количество таких проектов, а вместе с этим и руководителей, растет. Эффективность варьируется от исполнителя к исполнителю. Отчетность по каждому проекту каждый руководитель предоставляет отдельно. И, как правило, в этот момент в происходящих процессах можно наблюдать следующие проблемы:

• Отсутствие необходимого уровня системности.
• Зачастую проекты несут одни и те же функции, дублируя друг друга.
• Или же, наоборот, их функции вступают в конфликт.
• Отсутствие единых форм, в первую очередь отчетности, и, как следствие, отсутствует консолидированный контроль над проектами.

На данном этапе внедрение проектного офиса поможет внести ясность в текущие процессы. 

Что может дать компании внедрение проектного офиса

Важно понимать, что внедрение проектного офиса не принесет компании быстрых сиюминутных результатов и какой-либо поддающейся исчислению экономии. Но при грамотной организации проектный офис дает компании ощутимый положительный эффект в перспективе от 6 месяцев до 2-х лет.

Проектный офис позволяет компании:

• Оптимизировать процессы, правильно расставить приоритеты, навести порядок в управлении проектами, отказаться от лишних действия, противоречащих стратегии компании.
• Установить ответственных за результаты.
• Оптимизировать затраты, время и ресурсы, затраченные на проекты.
• Стандартизировать все процессы, что позволяет не начинать каждый раз проект с нуля, а использовать шаблоны с определенным порядком задач и работ. Это также позволяет предвидеть возможные узкие места и работать с рисками.
• Упростить процесс ведения документации, а также доступ к необходимой информации.
• Улучшить процесс коммуникации между сотрудниками в компании, а также повысить их мотивацию и лояльность, а также профессиональный уровень. 

Важно знать

Внедрение проектного офиса – достаточно дорогое удовольствие, и для тех компаний, у которых мало или нет важных для организации проектов, встает вопрос об экономической целесообразности данного мероприятия.

Зачастую при создании проектного офиса за неимением выбора руководителем делают сотрудника, который не обладает достаточными компетенциями в управлении проектами. Или же приглашают стороннего специалиста, хорошо разбирающегося в теме проектного управления, однако совершенно «плавающего» непосредственно в специфике работы организации.

При подобных вариантах организации проектного офиса неминуемо встанет вопрос о его эффективности и последующем перезапуске.

Важно понимать, что проектный офис, и строящийся с нуля, и переорганизовывающийся из имеющегося, это подразделение, которое необходимо встроить в живые процессы компании, что ведет за собой существенное перераспределение ресурсов и полномочий внутри компании. Недостаточно просто переписать регламенты – для того, чтобы они соблюдались, нужно формировать новый взгляд у сотрудников, доказывать целесообразность новых процессов. Другими словами, формировать новую культуру компании, что неминуемо встретит сопротивление устоявшейся системы.

В этой ситуации необходимо спланировать нововведения по всем направлениям, выявить и проработать все риски, выделить все заинтересованные стороны и разработать план мероприятий по внедрению проектного офиса. Такой подход через какое-то время даст свои плоды – новые процессы с течением времени приживаются в компании, и сотрудники уже даже не представляют, как ранее без них обходились, но всё же на это требуется время. 

Эффективность проектного офиса

На сегодняшний день распространение проектных офисов еще не столь велико, чтобы можно было собрать статистику. С течением времени наберется необходимый объем данных, проанализировав который, можно будет сделать выводы об эффективности использования данного метода.

Однако, можно в общих чертах отметить положительное влияние внедрения проектного офиса на различных уровнях компании:

• Стратегический уровень: проектный офис дает возможность сконцентрировать ресурсы компании на основных направлениях ее развития.
• Тактический уровень: проектный офис дает систему, благодаря которой управление становится прозрачным и понятным, а результат деятельности предсказуемым.
• Операционный уровень: проектный офис снимает неопределенность, внося ясность в реализацию проекта – благодаря прописанным процедурам все знают, что необходимо делать в той или иной, в том числе проблемной, ситуации.

Также стоит отметить, что внедрение проектного офиса приводит к увеличению ценности компании в целом за счет снижения рисков, оптимизации ресурсов, бюджетов, а также снижения сроков реализации проектов.

При правильно организованном и внедренном проектном офисе система управления совершенствуется, что непременно будет способствовать достижению поставленных в проектах задач, а также получению необходимых и своевременных результатов. 

Материал подготовлен экспертами компании AC-S.