В национальных органах статистики Республики Беларусь ведется создание системы электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО»

Проект по созданию АСЭД Белстата делится на несколько этапов. На первом этапе с июня по октябрь 2010 г. была осуществлена адаптация программного обеспечения АСЭД под особенности документооборота каждого подразделения, установлена и настроена клиентская часть АСЭД на рабочих местах пользователей, проведено обучение персонала согласно утвержденному графику.

В апреле 2011 г. начались работы по автоматизации управленческого документооборота территориальных органов статистики.

В итоге проекта АСЭД Белстата должна объединить общей технологией работы все подключенные к системе органы статистики на республиканском, областном и районном уровнях с соблюдением принципа «Однократный ввод информации и многократное ее использование».

Планируется, что на областном уровне АСЭД будет выполнять следующие технологические процессы обработки документов:

− регистрация документов;

− ввод резолюций;

− исполнение документов;

− контроль исполнения;

− отправка документов;

−поиск документов;

− списание документов в дело;

− автоматическое формирование отчетных форм. 

Для каждого Главного статистического управления области создается отдельная система электронного документооборота, к которой подключены отделы статистики районов. Обмен документами между областным и районным уровнями происходит с использованием подсистемы «ДЕЛО-WEB» (разработка ЭОС). Обмен документами между территориально удаленными структурами осуществляется по электронной почте.

При разработке АСЭД территориальных органов в целях упорядочения и унификации документопотоков в корпоративной системе управленческого документооборота производится типовая настройка баз данных всех Главных статистических управлений области. Обучение персонала проводится на территории Главного статистического управления. Для основных пользователей системы – делопроизводителей, а также технолога АСЭД проводится индивидуальное обучение. Для остальных пользователей занятия проходят в учебном классе по группам категорий пользователей.

Организация АСЭД в структуре Белстата и территориальных органах статистики должна обеспечить:

· создание и ведение технологической базы типовых процессов обработки документов;

· автоматизированную регистрацию, размещение документов и информации в единой базе данных;

· единые инструменты создания, редактирования и обработки документов;

· контроль за исполнением документов и управленческих решений;

· стандартизацию форматов электронных документов внутри системы;

· ведение электронных карточек бумажных документов;

· хранение сведений о местонахождении бумажного оригинала документа, списание документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

· создание и хранение электронных документов, что обеспечивает применение встроенных механизмов для работы с ЭЦП;

· типизацию рабочих мест пользователей;

· формирование выходных документов и отчетов;

· защиту документов и информации от несанкционированного доступа на основе системы паролей и иерархии пользователей;

· контролируемое перемещение документов и карточек средствами электронной почты;

· доступ к информации и многопользовательскую работу с документами по локальной сети.

В настоящее время завершены работы в Главном статистическом управлении Гродненской области, Главном статистическом управлении Брестской области, продолжаются работы в Главном статистическом управлении Гомельской области.

До конца сентября 2011 г. планируется завершить работы по автоматизации в Главных статистических управлениях Могилевской и Витебской областей.