Компания Basware исследовала проблемы и преимущества электронных счетов

Опрос, в котором участвовали 1 373 работника финансовой сферы из США, Европы, Скандинавских стран и Австралии, определил широту распространения электронных счетов и стимулы, которые движут заказчиками. Респонденты также поделились своим видением того, как переход на электронные счета помогает компаниям улучшать взаимоотношения с поставщиками, оптимизировать потоки наличности, сокращать просрочки оплаты заказов и повышать доходность. 

Хотя эффективность использования электронных счетов и заказов на покупку широко признана, и две трети опрошенных отмечают их положительное влияние на бизнес, их применение все еще мало распространено. Большинство компаний (56%) сегодня ежемесячно получают не более 20% счетов в электронном виде, и только 9% опрошенных очень активно используют электронные счета. При этом 93% респондентов понимают, что их процесс обработки счетов требует усовершенствования в той или иной степени. 

72% участника опроса назвали повышение операционной эффективности своей первоочередной задачей на 2011 год, а в качестве ее решения почти все респонденты обозначили именно переход на счета в электронной форме. Тем не менее, компании, которые планируют внедрение автоматизации обработки финансовой документации, сталкиваются с тем, что процесс еще не устоялся, а соблюдение законодательных требований, внесение изменений в существующие правовые акты и обеспечение возможности электронного документооборота с поставщиками требует значительных временных и ресурсных затрат. Все компании, участвовавшие в опросе, получают 74% счетов в бумажном виде, сканируют их для дальнейшей обработки, которая нередко производится вручную. Эти неавтоматизированные процессы оказывают очевидно негативное воздействие на основные бизнес-показатели. 

Серьезной проблемой является отсутствие интероперабельности (сотрудничества между различными операторами обмена электронными счетами), а использование различных форматов ограничивает возможности поставщиков. 61% респондентов заявили о необходимости открытой сети, которая позволит любому закупщику, поставщику или стороннему производителю оперировать электронными документами вне зависимости от наличия у компании соответствующих технологий. При этом 46% финансистов сочли стоимость внедрения главной проблемой, препятствующей быстрому массовому переходу на электронные счета. Невозможность переключения поставщиков на полностью электронное выставление счетов и интеграцию в процесс «от закупки до платежа», приводит к снижению контроля над расходами и негативно сказывается на эффективности всего цикла «от закупки до платежа». Поставщики, вне зависимости от их размера, сферы деятельности или местоположения, должны иметь возможность работать в единой сети, и для перехода на электронные транзакции им требуется специальная программа. 

Согласно другому исследованию, проведенному Forrester Consulting при поддержке компании Basware , переход на электронные счета и их автоматизированную обработку одновременно с автоматизацией процесса закупок значительно повышает эффективность работы бухгалтерии и делает возможной сквозную обработку транзакций. Между отделами кредиторской задолженности, которые до сих пор используют бумажные счета, и теми, кто уже перешел на автоматическую обработку электронных счетов и других документов, существует огромная разница. Финансисты признают пользу электронных счетов в процессе обработки документации, поэтому неудивительно, что 53% участников опроса уверены в необходимости более активного перехода поставщиков к выставлению электронных счетов. А 54% респондентов отметили, что использование электронных счетов становится отраслевым стандартом. 

Стив Миддиман, старший вице-президент компании Basware отметил: «Чтобы поддерживать высокую конкурентоспособность в условиях современной экономики, компании, и особенно их финансовые департаменты, должны модернизировать процессы и повышать эффективность операций. Они больше не могут полагаться на «ручной труд». Переход на электронные счета открывает массу возможностей для экономии времени и денег. И рынок начинает осознавать необходимость в электронных счетах для повышения контроля над финансовыми потоками и оборотным капиталом. Компании же должны работать со своими поставщиками и убеждать их в важности выставления счетов в электронном виде. Только так они смогут достичь наибольшей операционной эффективности».