ОАО «Центргаз» увеличивает количество рабочих мест СЭД «ДЕЛО»

Открытое акционерное общество «Центргаз» – многопрофильный инвестиционно-строительный холдинг, включающий подрядные организации, выполняющие широкий спектр работ, современные производства по выпуску строительных материалов и коммерческие службы. 

С июля 2010 года в ОАО «Центргаз» начался проект по внедрению системы электронного документооборота «ДЕЛО». Предпосылками к внедрению системы «ДЕЛО» стали трудности в эксплуатации действующей на тот момент СЭД. У пользователей возникали проблемы контроля исполнения поручений, сбора необходимой статистики по документам и поручениям, осуществления поиска информации и более детализированной настройки прав пользователей.

Руководством компании было принято решение о переходе на полнофункциональную систему автоматизации документооборота. Выбор был сделан в пользу системы «ДЕЛО», которая отвечает всем требованиям и стандартам в области ведения электронного документооборота и успешно работает в организациях газовой отрасли: ОАО «Газпром», ООО «Мострансгаз», ОАО «ГазКом», ООО «Газфлот», ОАО «Алтайгазпром», ОАО «Брестоблгаз», ЗАО «Пургаз», ООО «Газпромэнергодиагностика», ООО «Росгазпроект», ЗАО «Газпромстройинжиниринг», ООО «Питер Газ», ООО «Росгаз» Тюмень, ОАО «Гипротюменьнефтегаз», ОАО «Саратовгаз», ООО «Газпромдобыча Ноябрьск» и других.

Специалистами компании «СофтЭксперт» были проведены обследование и анализ делопроизводства и документооборота организации, установка программного обеспечения, настройка базы данных, обучение специалистов. В результате обследования были разработаны схемы движения документов от момента их создания до списания в дело на следующих участках: входящая и исходящая корреспонденция, приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки, договоры.

В ходе выполненных работ были решены следующие задачи:

- Обеспечена работа в едином информационном пространстве. Для этого реализована конвертация данных из старой системы в систему «ДЕЛО».

- Обеспечена работа специалистов территориально удаленного подразделения в единой базе данных с применением технологии удаленного доступа, реализованного подсистемой «ДЕЛО-WEB».

- Обеспечено своевременное извещение сотрудников о совершенных событиях в системе через электронную почту с помощью опции «Оповещения и Уведомления». Данная возможность ускоряет и упрощает работу с документами конечного пользователя, информирует их о приближении сроков, связанных с исполнением поручений и документов, визированием или подписанием проектов документов и т.д.

- Повышена эффективность обработки внутренних документов и проектов договоров за счет электронного согласования. Для реализации этой задачи была закуплена опция «ЭЦП и шифрование».

С первых этапов проекта в нем участвовали руководители структурных подразделений, секретариат, департаменты и отделы компании, что обеспечивало оперативный доступ к необходимым документам и их взаимодействие.

В рамках развития автоматизированной системы электронного документооборота была произведена закупка дополнительных лицензий системы «ДЕЛО» и подсистемы «ДЕЛО-WEB». В настоящее время все рабочие места предприятия подключены к базе данных «ДЕЛО», что повышает эффективность и качество работы сотрудников компании.