«Штокман Девелопмент АГ» подводит итоги первого этапа внедрения системы DIRECTUM

«Штокман Девелопмент АГ» – международный проект и компания – оператор первой фазы освоения Штокмановского газоконденсатного месторождения, уникального по масштабности и сложности работ. Поэтому руководство компании уделяет особое внимание качеству организации и выполнения процессов управления. Одной из ключевых составляющих таких процессов является документационное обеспечение управления. Для повышения эффективности работы руководство компании поставило задачу внедрить систему, позволяющую автоматизировать процедуры делопроизводства и повысить уровень внутрикорпоративных коммуникаций.

В 2010 году был объявлен тендер на поставку и внедрение системы электронного документооборота. По его результатам поставщиком решения стала компания Акелон – Генеральный партнер DIRECTUM. В качестве платформы для построения системы электронного документооборота была выбрана система DIRECTUM, являющаяся признанным лидером в России по количеству успешных крупных внедрений.

Проект внедрения стартовал в конце октября 2010 года. Основными задачами проекта стали автоматизация работы с официальными документами и внедрение эффективного инструмента для осуществления контроля над исполнением поручений Главного исполнительного директора. По результатам планировалось достичь сокращения сроков подготовки и согласования документов, обеспечить их централизованное хранение и удобный поиск, повысить уровень прозрачности, взаимодействия и эффективности деятельности персонала.

Внедряемое решение для «Штокман Девелопмент АГ» было основано на функционале Базовых модулей DIRECTUM и модуля «Канцелярия». Вместе с тем на основе стандартного функционала системы рабочей группой проекта были выработаны и реализованы несколько уникальных решений.

Одним из таких решений стало специально разработанное приложение «Менеджер личного планирования исполнения поручений». Приложение дает возможность пользователям системы более эффективно распределять рабочее время при выполнении поручений Главного исполнительного директора.

Также, в процессе работы над проектом специалистами компании Акелон были расширены стандартные возможности DIRECTUM по локализации интерфейса. Был разработан механизм, позволяющий хранить реквизиты ключевых справочников в русской и английской интерпретации. Это позволило автоматизировать создание двуязычных документов и повысить удобство работы с системой для англоговорящих пользователей.

Вместе с этим, было использовано оригинальное решение – периодическое задание, основанное на автоматической постановке задачи исполнителям в системе DIRECTUM по заранее сформированному расписанию. Так, при необходимости выполнения какого-либо поручения с заданной периодичностью, в параметрах устанавливаются даты повтора, например, каждые 10 дней и/или каждые 2 месяца. Это позволяет избежать многократного повторного ввода информации и облегчает работу делопроизводителей и контролеров.

Система DIRECTUM была принята в промышленную эксплуатацию в середине декабря 2010 года. В период проведения работ по внедрению DIRECTUM преподавателями компании Акелон было обучено свыше 20 делопроизводителей и ассистентов руководителей «Штокман Девелопмент АГ», а также проведены семинары для руководителей департаментов и управлений, выразивших желание самостоятельно работать в системе.

В результате проекта вся входящая и исходящая корреспонденция, а также организационно-распорядительная документация хранится только в DIRECTUM и регистрируется в электронных журналах системы. Все поручения Главного исполнительного директора выдаются исполнителям в электронном виде, контроль над их исполнением осуществляется в DIRECTUM с помощью специально разработанных для «Штокман Девелопмент АГ» отчетов.

По итогам использования системы DIRECTUM в «Штокман Девелопмент АГ» на протяжении полугода была накоплена достаточная статистика для оценки эффективности внедрения. Максим Бичу, руководитель проекта со стороны заказчика, подводит итог проекта: «Уже в период опытно-промышленной эксплуатации наши сотрудники отмечали выгодные преимущества работы в системе DIRECTUM: удобный оперативный доступ к информации, возможность быстрого вариативного поиска документов и совместной работы над документами, снижение времени на подготовку и согласование документов, оперативность доставки поручений до исполнителей и удобство контроля исполнения поручений.

Мы считаем, что цели данного этапа внедрения системы DIRECTUM достигнуты. В ближайшей перспективе ожидаем в среднем 10-15% повышения эффективности всех автоматизированных процессов».

Компания «Штокман Девелопмент АГ» заинтересована в развитии системы DIRECTUM: наращивании функционала и автоматизации новых бизнес-процессов. В настоящее время к системе DIRECTUM подключены пользователи филиалов в Мурманске, Санкт-Петербурге, Териберке, а также сотрудники представительства «Штокман Девелопмент АГ» в Париже.