Самарский ИТЦ автоматизирует документооборот

Первоначальные задачи, рассматриваемые в рамках проекта по автоматизации документооборота, включают в себя: сокращение «бумажного» документооборота и согласование договоров в электронном виде, в том числе – удаленно со специалистами управляющей компании, контроль исполнительской дисциплины персонала, ведение и контроль исполнения протоколов совещаний. Предпосылкой автоматизации информационных и документационных потоков послужил возросший уровень документооборота организации. 

На этапе выбора автоматизированной системы в Самарском ИТЦ была сформирована рабочая группа, рассмотрен ряд СЭД, лидирующих на рынке. Внутренний тендер выиграла система управления документами и задачами ТЕЗИС, как решение, в наибольшей степени удовлетворяющее потребностям организации. 

Основными критериями выбора системы у специалистов «Самарского ИТЦ» были: 

гибкость системы, легкость реализации специфических задач организации,

легкость масштабирования,

соотношение цена-качество,

положительные отзывы компаний-пользователей системы,

территориальная близость разработчика.

В организации прошла инсталляция Расширенного модуля системы управления документами и задачами ТЕЗИС силами компании HAULMONT (Хоулмонт). Начало промышленной эксплуатации системы приблизительно 50 пользователями запланировано на конец 2011 года. 

«Мы хотим начать промышленную эксплуатацию системы ТЕЗИС уже с конца этого года, чтобы войти в новый финансовый год с новым инструментом, позволяющим оптимизировать рабочие процессы организации. В настоящий момент идет опытная эксплуатация: часть договоров уже проходит через систему ТЕЗИС, запущен тестовый процесс согласования договора с управляющей компанией», - сообщает управляющий ООО «Самарский инженерно-технический центр» Ревякин Виктор Анатольевич.

Параллельно с опытной эксплуатацией Расширенной версии системы ТЕЗИС продолжается развитие решения. 3 октября 2011 года подписан договор на разработку на базе системы ТЕЗИС специализированного модуля «Учет сотрудников в командировках», который будет создан с учетом специфики деятельности Самарского ИТЦ.