Завершен первый этап внедрения DIRECTUM в группе компаний «АЛИДИ»

Комплексный проект внедрения системы DIRECTUM в группе компаний «АЛИДИ» стартовал в январе 2011 года. Главная задача первого этапа – проведение автоматизации договорной деятельности. Реализация проекта осуществлялась рабочей группой, состоящей из специалистов «АЛИДИ» и Экспертного центра по СЭД компании «Галактика ИТ» (Санкт-Петербург). На текущий момент завершен первый этап, система переведена в режим промышленной эксплуатации.

Руководитель проекта со стороны «АЛИДИ» Владимир Чивилев прокомментировал ход проекта и рассказал об особенностях разработанного решения: «К настоящему моменту в рамках компании решены следующие задачи автоматизации на базе DIRECTUM:

● Helpdesk – Управление заявками сотрудников «АЛИДИ» на доработку автоматизированных систем (в том числе DIRECTUM). Данная разработка полностью заменила старую систему, главным недостатком которой было отсутствие возможностей по развитию функционала.

● Управление показателями эффективности. Финансовая и юридическая службы «АЛИДИ» ведут подробный анализ договорной деятельности. В системе осуществляется сбор и анализ данных по договорной работе «АЛИДИ» с использованием KPI (Key Performance Indicators)».

В настоящее время систему DIRECTUM используют сотрудники юридического отдела, отдела информационных технологий, а также участники договорного процесса. В ходе всего проекта к системе также подключились головные офисы (Санкт-Петербург и Нижний Новгород) и 22 филиала «АЛИДИ».

По словам Владимира Чивилева, в процессе внедрения Helpdesk на базе DIRECTUM сотрудниками ИТ-департамента компании было создано 15 новых справочников и разработан разветвленный маршрут обработки заявок. Теперь заявки направляются сотрудниками по электронной почте или через веб-доступ. Для автоматизации ввода заявок с электронной почты в систему DIRECTUM используются возможности модуля «Служба ввода документов». Ввод заявок через веб-доступ осуществляется с использованием специально разработанного специалистами «АЛИДИ» мастера действий. Автоматизация позволяет за месяц в системе обрабатывать в среднем 250 – 300 заявок на доработку различных систем, установленных в компании.

В течение первых 1,5 месяцев работы в системе сотрудниками юридического отдела было согласовано 500 договоров. Сейчас в DIRECTUM обрабатывается около 700 договоров компании. Также в рамках автоматизации договорной деятельности более 50% документов за 2010 год было переведено в «Архив договоров». Интересной особенностью проекта стала разработка специального маршрута для 46 видов договоров.

Расширять возможности системы компания планирует и в дальнейшем. Предполагается развитие функционала по управлению договорами, в рамках использования нового инструмента, появившегося в DIRECTUM 4.7, – мастера действий. Процесс отправки договоров на согласование будет производиться в диалоговом режиме. В зависимости от введенной в процессе диалога информации система будет вычислять маршрут согласования для каждого конкретного договора. Также в планах компании применять функционал по управлению показателями эффективности на работу ИТ-службы.