DOCFLOW 2012: С бумагой не входить

Согласно данным исследования, проведенного аналитиками Software AG, IDC Россия и портала ИТ-директоров Global CIO, 53% опрошенных предпочитают автоматизировать бизнес-процессы в своих компаниях с помощью систем электронного документооборота. Тем не менее, электронный документооборот отвоевывает позиции и документооборота бумажного долго и болезненно.

Исследование Gartner выявило, что 60% документов до сих пор остаются на бумаге. Между тем современные технологии в состоянии обеспечить хождение документов исключительно в электронном виде. Более того, в России уже имеется законодательная база для организации электронного межведомственного взаимодействия.

В прошедшем году наметились и сейчас развиваются три новых тенденции рынка. Первая – растущая популярность смартфонов и планшетов, что подвигло разработчиков к созданию решений, обеспечивающих пользователям мобильных устройств доступ к корпоративной информации из любой точки мира. Вторая тенденция – рост популярности социальных сетей, которые сотрудники компаний активно используют для взаимодействия друг с другом. Это налагает повышенные требования к защите корпоративной информации.

Третья тенденция – продвижение на рынке технологии cloud. По словам Григория Липича, председателя экспертного совета Docflow, основные опасения заказчиков связаны с вопросами безопасности при использовании cloud. Между тем, для малых и средних предприятий пользование моделью SaaS оборачивается заметной экономией на ИТ-инфраструктуре, которую этим предприятиям создавать тяжело и дорого. Григорий Липич также полагает, что поднять востребованность модели SaaS сервис-провайдеры могут с помощью четко прописанной ответственности по обеспечения информационной безопасности в соглашении об уровне предоставляемых услуг. Кроме того, в ситуации развивающейся стагнации мировой экономики компаниям стоит задуматься о мерах экономии средств, что возможно, прибегая к технологии cloud.

Что касается стандартов в сфере систем электронного документооборота, Григорий Липич назвал необходимость обеспечения удобства таких систем для ведения бизнеса, повышенные требования к дизайну интерфейса (пользователи хотят, чтобы работа с различными устройствами была комфортной). Кроме того, нужны стандарты для обмена информацией, например единая электронная подпись для документов, направляемых в различные ведомства.

В настоящее время организации двигаются по пути регулирования внутренних процессов. «Возможно, для этого более подходит использование лучших практик, а не стандартизация», - отметил Григорий Липич.

Эндрю Грэхам, директор Международной ассоциации AIIM по программам повышения квалификации упомянул такие цифры: к 2050 году в мире информации будет сгенерировано в 50 раз больше, чем сейчас. К глобальной сети к 2020 году будет подключено порядка 500 млрд. различных устройств (сейчас около 400 миллионов).

Большая часть информации будет неструктурированной, поэтому всё более острым становится вопрос умения пользоваться аналитикой. На повестке дня понятие big data. Необходимо уметь с этим работать, извлекать нужное, обрабатывать неподготовленную и неструктурированную информацию. Разработчики уже создали и совершенствуют аналитические инструменты для работы с «большими данными».

Эндрю Грэхам подчеркнул, что для того, чтобы обеспечить эффективную работу с информацией, нужны соответствующие фильтры и возможность категоризации. Современным руководителям приходится отсматривать  информацию «на 360 градусов», анализировать многое, что есть   вокруг.

Компаниям, по словам Эндою Грэхама, уже сейчас необходимо растить профессионалов – специалистов по работе с информацией. Для этого организуются курсы AIIM CIP и AIIM ECMp. Это новое для российского рынка. Всем желающим будет предложен пакет материалов по соответствующей теме. Это может быть не традиционное обучение: если человек уже обладает необходимыми знаниями, он может сдать сертификационный экзамен и получить сертификат. Практика показывает, что сертифицированные специалисты ценятся на рынке, в частности, 61% работодателей предпочитают нанимать сотрудников, имеющих сертификаты, а 76% руководителей согласны платить таким сотрудникам заработную плату, на 10% более высокую, чем сотрудникам, не имеющим сертификата.

Эндрю Грэхам подчеркнул, что сегодня «объединяются не компьютеры, а люди». Раньше, когда еще не было социальных сетей, сотрудников компании руководители призывали удалять ненужную почту. Поэтому каждый сотрудник организовывал собственный архив, пользуясь исключительно собственными соображениями. Альтернативой этому было стремление архивировать всё. Сегодня это уже невозможно. Также невозможно остановить процесс пользования социальными медиа. Поэтому потребовались новые методики для сбора этой информации, ее архивирования.

На выставке-конференции компании – разработчики представили уже известные и новые разработки, заказчики рассказали об успешно реализованных проектах.