DIRECTUM в компании «Арктикморнефтегазразведка»

ОАО «Арктикморнефтегазразведка» («АМНГР», г. Мурманск) создано в 1979 г. с целью выполнения работ по поиску, разведке и разработке нефтяных и газовых месторождений на шельфе арктических морей России. Основным результатом деятельности предприятия за прошедший период является открытие на шельфе Баренцева и Карского морей новой крупной сырьевой базы нефтяной и газовой промышленности России. В настоящее время «АМНГР» является предприятием, способным собственными силами обеспечить выполнение полного комплекса морских поисково-разведочных работ, включая проектирование, строительство скважин, научную обработку полученных данных и подсчет запасов.

С целью оптимизации внутренних бизнес-процессов и усиления контроля исполнительской дисциплины руководство компании приняло решение об автоматизации документооборота. Подбор ECM-системы проводился с середины 2011 года. Компанией был проанализирован целый ряд разработок, и в конечном итоге выбор осуществлялся между DocsVision и DIRECTUM. Дирекция «АМНГР» отдала свое предпочтение DIRECTUM как более гибкой системе с возможностью дальнейшего развития в соответствии с потребностями компании. В тендере по отбору исполнителя работ, проведенном в конце 2011 года, победил сертифицированный партнер DIRECTUM – компания «Галактика ИТ».

Для того чтобы обеспечить пользовательскую поддержку внедрения, «АМНГР» сформировало свою группу специалистов по DIRECTUM, обучив администраторов и разработчика системы в авторизованном учебном центре на базе «Галактики ИТ».

Ядром внедрения стал функционал Базовых модулей DIRECTUM, а также бизнес-решений «Классическое делопроизводство» и «Управление показателями эффективности». Их использование позволило автоматизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией, разработать показатели эффективности по бизнес-процессам для дальнейшего проведения анализа.

Задачи по сокращению бумаги в документообороте компании и повышению скорости занесения информации в систему были решены благодаря службам ввода и преобразования информации DIRECTUM (DCTS). Это облегчило переход к полноценному электронному документообороту, сократило время, затрачиваемое на рутинную обработку входящей документации.

Особенностью проекта внедрения DIRECTUM стала разработка и настройка сценария автоматической рассылки отчетов по исполнительской дисциплине на электронную почту сотрудников. Так, информация о документе, поручении, стадии исполнения, сроках исполнения и их переносах формируется в отчет. Раз в неделю отчет рассылается всем исполнителям, в группировке по подразделениям: от руководителей первого звена до рядовых пользователей.

Поставленные задачи внедрения СЭД были выполнены в установленный срок. В дальнейшем руководство компании планирует развивать систему, автоматизировать процессы управления тендерной документацией и подключать новых пользователей.