75% сотрудников ежедневно ставят под угрозу конфиденциальность информации своих компаний

Задачей исследования было изучить, как сотрудники компаний обращаются с конфиденциальными документами. В частности, оно должно было определить, какое количество конфиденциальных документов выбрасывается в мусорную корзину, какие способы уничтожения бумажной документации используют сотрудники компаний и осознают ли они возможные негативные последствия в случае ненадлежащего обращения с конфиденциальными данными.

Сохранение конфиденциальности информации – принцип, который лежит в основе большинства сфер профессиональной деятельности сотрудников компаний. Это не только аудиторы, банковские служащие, юристы и бухгалтеры, но и специалисты по продажам, маркетологи, секретари и многие другие профессии. С увеличением роли информационных технологий в жизни людей, все более остро встает вопрос о сохранности персональных данных. Тем не менее, многие не уделяют должного внимания бумажным документам, с которыми работают ежедневно. Зачастую сотрудники не отдают себе отчет в том, что эти документы относятся к разряду конфиденциальных для компании, а значит, их раскрытие по вине персонала может нанести ущерб интересам и имиджу компании, стать причиной финансовых потерь. Важно также отметить, что за подобную халатность сотрудники могут нести как административную, так и уголовную ответственность.

Исследование проводилось в форме масштабного онлайн анкетирования во всех городах-миллионниках России, при этом меньше половины (41%) составили респонденты из Москвы. Для опроса отбирались сотрудники, работающие в штате компании, то есть у которых есть свое рабочее место в офисе. Четверть опрошенных респондентов работает в сфере финансов и бухгалтерии (25%). Второе место по численности среди участников опроса занимают сотрудники отдела продаж (21%). На третьем месте – сотрудники, занимающиеся управленческой деятельностью (17%). Большую часть респондентов составили люди с высшим образованием (77% всех опрошенных) в возрасте от 24 до 35 лет, при этом среди них преобладали женщины (77% всех опрошенных).

В результате исследования было установлено, что значительная доля сотрудников пренебрегает мерами безопасности и выбрасывает конфиденциальные документы в мусорную корзину. При этом 75% от общего числа опрошенных поступают таким образом с документами, заверенными печатью компании и подписью генерального директора или главного бухгалтера. Самыми безответственными работниками по отношению к уничтожению документации оказались сотрудники бухгалтерии и финансового отдела (79%). Ежедневно почти половина (48%) офисных сотрудников выбрасывает до 5 документов, треть (33%) – не менее 10 документов.

В ходе исследования была выявлена интересная особенность поведения офисных сотрудников – даже те, кто осознавали ненадежность подобного способа уничтожения конфиденциальной информации, ежедневно выбрасывали документы с печатью компании в мусорную корзину. 69% респондентов отмечали, что смятый или порванный документ, выброшенный в корзину, ненадежно уничтожен. Однако 39% респондентов убеждены, что выброшенные таким образом документы не могут быть украдены и использованы в корыстных целях. Показательно, что 80% считают наиболее надежным способом уничтожения документов – измельчить с помощью уничтожителя. Две трети голосов разделились между способами «порвать» и «сжечь» документ (по 33% соответственно).

Так или иначе, значительная часть сотрудников продолжает выбрасывать конфиденциальную документацию в мусорную корзину, несмотря на возможные последствия. Исследователи подводят итог: для того, чтобы повысить общую оценку культуры поведения офисного работника, руководители компаний должны уделить особое внимание именно проблеме низкой ответственности за действия. Необходимо создать общие правила удаления документации, например, посредством использования шредера для уничтожения бумаг.

«Многие компании уделяют значительное внимание предотвращению утечек из информационной системы вовне, забывая о «традиционной» бумажной документации, которая ежедневно попадает с рабочих столов сотрудников в мусорные корзины. Наше исследование выявило тот факт, что вопреки пониманию важности должного уничтожения конфиденциальной информации, большая часть сотрудников, которая работает с документами компании, проявляет крайнюю безответственность и прекрасно это осознает. Чтобы изменить сложившуюся ситуацию, работодатели должны уделить особое внимание обеспечению сотрудников соответствующей техникой, а не только использовать административные рычаги. Это поможет оптимизировать работу персонала с конфиденциальной информацией».

- Светлана Костина, директор по маркетингу, Fellowes

«Мы провели, на мой взгляд, интересное исследование и получили очень показательные результаты. Наиболее важный вывод состоит в том, что большинство офисных сотрудников выбрасывает конфиденциальную документацию в мусорную корзину, осознавая при этом, что такой способ абсолютно ненадежный. Конечно, такими действиями они не хотят нанести вред своей компании, своему работодателю, однако от возможных последствий это не ограждает. Бороться с таким поведением можно и нужно и для этого существует несколько путей. Во-первых, путь просвещения – многие просто не задумываются о вопросах безопасности, когда выбрасывают документы в корзину, и значительная доля таких сотрудников среди бухгалтерии и финансового отдела - тому доказательство. Необходимо чаще напоминать о том, что есть документы, которые не надо, мягко говоря, просто выбрасывать в корзину. Во-вторых, это обеспечение возможностей для уничтожения конфиденциальных документов. Как мы знаем, далеко не во всех офисах есть шредеры, поэтому можно сказать, что сотрудники несколько ограничены в способах уничтожения документов. И, в-третьих, это, к сожалению, карательные меры – в основном штрафы, но это уже в крайних случаях. Думаю, что при успешной реализации первых двух предложений (повышение грамотности сотрудников и обеспечение техническими средствами), применение штрафных и иных санкций уже не понадобится».

- Павел Мтиулишвили, Заместитель руководителя направления бизнес-исследований, ВЦИОМ.