Оренбургская сеть гипермаркетов детских товаров "Чудо-Юдо" закончила внедрение решения "1С:Управление торговлей 8"

Сеть гипермаркетов детских товаров "Чудо-Юдо" работает в городе Оренбурге и занимается розничной и оптовой реализацией товаров для детей – игрушки, одежда, обувь, детское питание, подгузники, аксессуары для новорожденных, коляски, книги, канцелярские товары и другие товары для детей. На данный момент открыто 5 гипермаркетов в крупных торговых центрах города Оренбурга. Предприятие имеет распределительный склад, через который организуется снабжение гипермаркетов. На складе хранится и транзитом перераспределяется по магазинам свыше 45000 наименований товаров. Склад выполняет отгрузку товаров, исполняя до 90 документов день, с общим количеством позиций в документах отгрузки до 5000.

Увеличение количества магазинов сети требовало от предприятия перестройки бизнес-процессов, повышения их эффективности. Предприятие сталкивалось с различными организационными и технологическими проблемами. Распределительный склад едва успевал отрабатывать все операции приемки и отгрузки товаров, часто выявлялись случаи пересортицы товаров. При приеме товаров в магазинах был затруднен процесс пересчета товаров. Если при приемке выявлялись расхождения, то затрачивалось много времени на корректировки информации и устранение расхождений. Система ценообразования развивалась из формата небольшого магазина и не соответствовала потребностям сети гипермаркетов. Например, одним из недостатков было то, что один и тот же товар мог быть представлен в магазине по нескольким ценам. Отсутствовала система контроля выполнения переоценок товаров в гипермаркетах. Ассортимент товарных позиций предприятия насчитывает более 50 000 наименований, при этом уровень автоматизации процессов снабжения был недостаточен, заказы поставщикам рассчитывались и формировались вручную. Отсутствовали возможности анализа продаж (скорости продаж, ликвидности и т.п.), управления товарными запасами. Заказы поставщикам делались фактически интуитивно без анализа эффективности предыдущих заказов. Для привлечения покупателей и повышения лояльности используются различные спецпредложения и проводятся акции, однако, фактическое предоставление скидок по акциям на кассовых местах выполнялось только вручную кассиром или администратором. Такой способ порождал ошибки, делал возможным злоупотребления и требовал приложения постоянных усилий по контролю над корректностью и обоснованностью предоставления скидок. Отсутствовали возможности для оценки эффективности работы продавцов консультантов. Инвентаризация товаров на распределительном складе была очень трудоемкой и длительной операцией, она проводилась только раз в год. Отсутствовала возможность выполнения частичной инвентаризации. В результате, при отгрузках с распределительного склада очень часто обнаруживалось, что по учету товар есть, а фактически на складе отсутствует. В магазинах инвентаризация не проводилась ни разу, хотя некоторые магазины работали более пяти лет.

Предыдущая информационная система, работающая на платформе "1С:Предприятие 7.7" использовалась 12 лет, но к 2011 году перестала соответствовать масштабу и задачам предприятия, стала тормозить развитие сети. Автоматизированная система нуждалась в модернизации, выполнять которую было нецелесообразно в связи с моральным и технологическим устареванием платформы "1С:Предприятие 7.7". Было принято решение о замене автоматизированной информационной системы. Учитывая продолжительный положительный опыт работы предприятия с платформой "1С:Предприятие", для создания новой автоматизированной информационной системы была выбрана система программ "1С:Предприятие 8".

Руководство предприятия осознавало сложность решаемой задачи. Имеющаяся информационная система обеспечивала работу 5 гипермаркетов, распределительного склада и в центрального офиса. В каждой точке использовалась отдельная информационная база, регулярно выполнялся обмен информацией через центральную информационную базу. Гипермаркеты работают практически без выходных дней (один выходной в году – 1 января). Дополнительная сложность перехода на новую систему заключалась в том, что предполагалось в новой автоматизированной системе изменить структуру нормативно-справочной информации (в частности структуру справочника "Номенклатура"), а также существенно изменить бизнес-процессы.

Говоря другими словами, процесс замены автоматизированной системы на предприятии можно сравнить с переодеванием бегущего человека, который в процессе переодевания не должен остановиться, а еще лучше даже не сбавить темпа бега. И надо суметь сделать так, чтобы "костюмчик сидел".

Для решения задачи была выбрана компания "БИЗНЕС РЕШЕНИЯ", специалисты которой имеют большой опыт внедрения автоматизированных информационных систем на базе "1С:Предприятие", а сама компания является одним из успешных партнеров фирмы "1С" в регионе. Специалисты компании предложили использовать проектный подход с предварительной глубокой проработкой задачи и методической подготовкой будущей автоматизированной информационной системы (АИС).

На начальном этапе была проведена методическая проработка с целью изучения бизнес-процессов предприятия, их корректировки и сопоставления с функциональными возможностями типовой конфигурации "1С:Управление торговлей 8" редакция 11, на базе которой создавалась АИС. Работа по проекту была начата в сентябре 2011 года. На первом этапе руководство предприятия выступало в качестве экспертов, плотно работая со специалистами компании "БИЗНЕС РЕШЕНИЯ", обеспечивая корректность проектирования АИС с точки зрения потребности управления предприятием. Бизнес-процессы предприятия были рассмотрены, оптимизированы и описаны с точки зрения того как они будут исполняться в будущей АИС.

Было решено реализовать структуру новой АИС так, чтобы центральный офис имел общую информационную базу, содержащую полную и развернутую информацию о деятельности предприятия. Однако, каждый магазин и склад должен иметь возможность автономной работы независимо от работоспособности АИС в центральном офисе, от работы каналов передачи информации. Для обеспечения таких требований была использована технология распределенных баз данных "1С:Предприятие 8". Информация между центральной базой в офисе и периферийными базами в магазинах и на складе передается при помощи пакетной передачи данных.

Требования к переносу и конвертации информации из предыдущей системы в новую разрабатывались с учетом изменений структуры нормативно-справочной информации, изменений в бизнес-процессах, и с соблюдением требований переходного периода.

Рассматривались различные варианты переходного периода. В частности не был принят вариант с постепенной заменой системы в магазинах, так как при таком варианте необходимо было обеспечить обмен между информационными базами предыдущей и новой систем – серьезные различия в структуре информации неоправданно усложняли эту задачу.

Вместо реализации дополнительных процедур и методов по стыковке старых и новых процессов, было принято решение выбрать период спада продаж и в этот период выполнить быстрый единовременный переход всех подразделений на новую АИС, приостанавливая некоторые процессы на короткий интервал времени.

В качестве такого периода были выбраны несколько дней после 7 января. Опыт работы предприятия говорил о том, что обычно это самые плохие дни с точки зрения объемов продаж. Был разработан план перехода, в соответствии с которым запуск АИС выполнялся в центральном офисе 8 января 2012 года. Распределительный склад и первый гипермаркет начинали работу в новой системе с 9 января. Уже к 15 января все пять гипермаркетов работали в новой АИС.

Таким образом, непосредственно переход на новую АИС занял 8 дней, а весь проект длился 8 месяцев с сентября 2011 года по апрель 2012 года.

В мае 2012 года проект внедрения АИС был успешно завершен. В итоге создана распределенная информационная база, имеющая 7 узлов, автоматизировано 53 рабочих места, в том числе 30 рабочих мест в пяти гипермаркетах, 20 рабочих мест в центральном офисе и 3 рабочих места на распределительном складе.

При внедрении АИС удалось решить все накопившиеся проблемы предприятия, ускорить выполнение бизнес-процессов. Сравнительный анализ 9-и месяцев 2011 и 2012 года показывает, что выручка предприятия выросла по сравнению с аналогичным периодом предыдущего года на 28%. При этом объем товарных запасов в суммовом выражении на всех местах хранения предприятия на конец третьего квартала 2012 года сократился по сравнению с аналогичным показателем 2011 года на 3,5%.

В результате упорядочивания процессов управления нормативно-справочной информацией был наведен порядок в справочниках АИС, что позволило использовать алгоритмы расчета товарных ограничений, реализованные в типовой конфигурации УТ, реализована методика расчета величины среднедневного потребления товара, принципы которой определены руководством предприятия в соответствии со спецификой работы и знаниями особенностей своего бизнеса. Наличие сведений о товарных ограничениях позволило автоматизировать процесс расчета и ввод заказов поставщикам. В новой АИС формирование заказов поставщикам занимает в несколько раз меньше времени и результат расчета заказа позволяет повысить эффективность управления запасами.

Для решения задач ценообразования были применены методические подходы, реализованные в системе "1С:Управление торговлей". Выделено 11 ценовых групп. Для каждого товара определяется его принадлежность к одной из ценовых групп. От ценовой группы зависит порядок и способ определения продажных цен, а также действие различных скидок. Цены на товары изменяются в центральном офисе, после чего в каждом магазине должны быть своевременно выполнены все действия по переоценке товаров, выполнение переоценки в магазинах контролируется из центрального офиса. Прозрачная система ценообразования гарантирует своевременность изменения цен на магазинах, уменьшает количество ошибок и расхождений цен, указанных на ценниках и в чеках, пробиваемых на кассе.

Возможности "1С:Управление торговлей" позволили реализовать сложную систему предоставления скидок по картам лояльности, для оптовых покупателей, а также по различным акциям. Это позволило уменьшить влияние человеческого фактор при принятии решения о предоставлении скидки покупателю. Как следствие уменьшены возможности злоупотреблений, проще работа кассиров, быстрее обслуживание покупателей, меньше времени затрачивается на контроль обоснованности предоставления скидок.

Оптимизировано снабжение магазинов с распределительного склада. В силу особенностей реализации предыдущей системы расчет пополнения запасов на магазинах выполнялся простым способом подсчета количества продаж за период с предыдущей поставки в магазин, сколько товара было продано, столько же должно быть поставлено с основного склада. Такой способ приводил к повышенной нагрузке на склад, замедлению процессов отгрузки и приемки товаров. Дело в том, что ассортимент игрушек очень большой. Предположим, что некоторая игрушка имеется в магазине в количестве 10 штук. Как только будет продана одна штука, она сразу же попадет в первое же перемещение в магазин, хотя можно было бы в этом перемещении ее не отгружать, а дождаться следующего перемещения, в котором отправить не одну, а несколько штук. Получается, что в предыдущей системе документ перемещения наполняется большим количеством наименований товаров по одной штуке. Работники склада теряют много времени на сбор такой партии, а затем такая партия долго принимается в магазине и распределяется по торговому залу. Бизнес-процесс пополнения остатков магазинов был изменен, в системе реализован новый способ расчета количества перемещений, основанный на расчете показателя минимального остатка товара в магазине. В результате среднее количество позиций в одном документе перемещения сократилось с 460 позиций до 340, за счет этого скорость сборки партии товаров на складе и скорость разборки этой партии в магазине увеличена на 25%.

Благодаря открытости платформы "1С:Предприятие 8" в новой системе реализованы функции по учету продаж с привязкой к продавцам. Реализованы отчетные формы для анализа статистики чеков, продаж по поставщикам, по продавцам. Возможности анализа продаж по продавцам позволили руководству предприятия внедрить схемы расчета вознаграждений для продавцов, которые зависят от результатов продаж. Теперь эффективность работы каждого продавца определяется не по ощущениям от его работы, а по конкретным значениям показателей продаж.

Функции типового решения для выполнения процессов инвентаризации оказались очень удобны в практическом использовании. Возможность разделения процедуры инвентаризации на несколько пересчетов позволила упростить и ускорить процедуру выполнения инвентаризации на распределительном складе. В предыдущей системе инвентаризация занимала две недели и не могла быть выполнена по части позиций, а только по складу в целом. В новой АИС полная инвентаризация распределительного склада была выполнена за 5 дней, а возможности новой АИС и новые бизнес-процессы позволяют выполнять частичную инвентаризацию на складе. Если раньше полная инвентаризация требовала остановки работы склада и проводилась только раз в год, то теперь инвентаризация может выполняться чаще и требует меньших затрат ресурсов. Также упростилась инвентаризация в магазинах. В результате сформированы точные сведения о товарных запасах в магазинах, что позволило повысить качество принятия решений при пополнении товарных запасов с распределительного склада.

Директор компании Оксана Викторовна Кулага довольна достигнутыми результатами: "В данный момент на нашем предприятии используется современная высокотехнологичная автоматизированная информационная система. Очень важно то, что эта система повышает эффективность работы предприятия в целом, помогает в работе всем сотрудникам – товароведам, кладовщикам, кассирам, бухгалтерам, администраторам. В конечном итоге это положительно сказывается на качестве обслуживания клиентов, что является очень важным моментом в нашей работе.

Теперь мы чувствуем, что развитие нашего предприятия не ограничено возможностями автоматизированной системы. Благодаря возможностям "1С:Предприятие 8" мы получили инструменты для анализа результатов нашей деятельности. Если раньше мы имели только представление о многих вещах, то теперь мы имеем возможность рассчитать и измерить показатели деятельности".