Energy Consulting перевела закупки «Татнефти» на новую версию SAP

Централизованное материально-техническое обеспечение предприятий Группы компаний «Татнефть» поддерживается современной управленческой системой «Электронный магазин» на базе SAP. Система интегрирована с модулями «логистика», «финансы», «контроллинг», «бюджетирование», «управление проектами» и «ТОРО» решения SAP ERP, а также с электронно-торговой площадкой ОАО «Татнефть».

«Электронный магазин» был создан на платформе SAP R/3 4.6 в Управлении материально-технического обеспечения (УМТО) ОАО «Татнефть» в 2004 году под руководством зам. генерального директора по общим вопросам Фёдора Щелкова и начальника УМТО Александра Авраменко. Deloitte & Touche Regional Consulting Services Limited оценила уровень автоматизации закупочной деятельности на четыре балла из четырёх, признав его «передовым». Со временем версия 4.0 перестала полноценно поддерживаться разработчиком, поэтому было принято решение о переходе на новую версию ― SAP ERP 6.0.

Проект выполнен консультантами Energy Consulting совместно со специалистами УМТО и Управления «Татнефтеснаб» ОАО «Татнефть».

В рамках проекта в информационную систему на новой платформе перенесены такие процессы, как управление централизованными закупками, проведение конкурсов на поставку, запросы на электронную торговую площадку, распределение закупленных материалов по структурным подразделениям в соответствии с заявками, анализ в разрезе договоров с поставщиками.

Кроме технического перевода системы на новую версию, расширенный функционал версии SAP ERP 6.0 позволил реализовать дополнительные возможности, в числе которых расширенный контроль над бюджетами заказчиков и процесс управления договорами на поставку.

Если раньше операции по договорам фиксировались в системе только путем проведения бухгалтерских проводок, то сегодня этот процесс значительно оптимизирован: часть задач перенесена с бухгалтеров на инженеров, которые непосредственно заключают договоры с поставщиками. В ходе проекта автоматизированы такие функции, как оформление договора, формирование заказа на закупку, регистрация акта выполненных работ, счёт-фактуры, анализ услуг поставщика, анализ расходов и оперативный учёт.

Кроме того, в системе реализованы новая давальческая схема, отчёт об отправке транзитных грузов, а также новая агентская схема, в соответствии с которой заказчик при организации закупок использует услуги агентов. Отчёт агента позволяет, в частности, анализировать информацию по закупкам в разрезе поставщиков агентов, договоров с агентами, количества материалов и суммы сделки.

В ходе проекта также были разработаны типовые роли пользователей, которые позволяют быстро подключать к системе новых сотрудников, назначать новые функции и полномочия.

Пользователями системы являются сотрудники отделов снабжения Управления материально-техническим обеспечением, а также специалисты отдела закупок, отдела реализации, бухгалтерии, производственных отделов, центрального склада, материально-ответственные лица и инженеры баз Управления «Татнефтеснаб».

Виктор Пресняков, ведущий инженер службы заказчика Управления «Татнефтеснаб»: «В результате проекта мы получили современную и многофункциональную систему управления, которая позволяет осуществлять всесторонний контроль закупочной деятельности на каждом её этапе, получать все виды необходимых отчётов».