«Нижегороджелдорпроект» осуществляет комплексные работы по проектированию инфраструктуры железных дорог, и в своей ежедневной работе сталкивается с необходимостью обработки большого потока организационно-распорядительной и проектной документации. Кроме того, институт владеет внушительным архивом типовых и собственных проектов.

Руководство поставило задачу расширения функционала уже внедренной системы документооборота как за счет отдельных сервисных функций, так и за счет автоматизации отдельных бизнес-процессов. В качестве консультанта по реализации отдельных модулей и интеграции в рамках системы была выбрана компания «НЕОЛАНТ» — межсистемный интегратор, имеющий большой опыт работы с проектными организациями.

Ранее при выборе системы руководство института в первую очередь обращало внимание на гибкость программного продукта, на базе которого возможна не только быстрая настройка начальных процессов обработки документов, но и дальнейшее самостоятельное развитие, подразумевающее разработку системы интеграции с существующими информационными системами и базами данных. Данный подход себя полностью оправдал. Внедрение дополнительного функционала не потребовало отказа от уже разработанных модулей или смены платформы.

Ранее с помощью системы Docsvision практически за 1 месяц была освоена система регистрации входящих/исходящих документов. Затем последовательно были разработаны система согласования договоров и контроля за исполнением поручений, настроен единый архив всей организационно-распорядительной документации, а также на основе сервисов файлового доступа создано единое защищенное хранилище электронных образов проектной документации, позволяющее производить учет движения всех документов в архиве и за его пределами. На данный момент общее количество документов, хранящихся в системе, составляет 300 000 единиц.

Кроме стандартного приложения Docsvision «Делопроизводство», была внедрена разработанная дополнительно библиотека карточек «Проектный документооборот», включающая специализированные карточки «Собственный проект», «Типовой проект», «Тендер», «Договор» и т.д.

Реализована возможность идентификации документов по штрих-кодам, включая определение состава папок и место документа в составе проекта. Разработаны и настроены рабочие места «Комплектация проектно-сметной документации», «Проектный архив». Настроены также специализированные рабочие места «Рабочее место секретаря», «Рабочее место руководителя», обладающие наряду с типовым функционалом, расширенными возможностями по организации документопотока. Общее количество сотрудников института, работающих с системой — 100 человек.

В 2013 году институт планирует наращивать функционал системы и увеличивать количество автоматизированных рабочих мест.