Госорганы Башкортостана массово переходят на СЭД семейства продуктов «Логика ECM»

В систему органов государственной власти Республики Башкортостан входят 34 организации, в которых работают около 7000 госслужащих. По экспертной оценке Агентства по информационным технологиям Республики Башкортостан, документооборот всех республиканских органов власти и ведомств составляет несколько сотен тысяч документов в год.

Для сокращения сроков обработки внутренних и внешних документов, обеспечения эффективного контроля за исполнением поручений, приказов, распоряжений, введения единого стандарта работы с электронными документами, было принято решение создать в республике систему межведомственного документооборота и внедрить локальные СЭД в каждой организации.

Исполнителем проекта на конкурсной основе была выбрана компания «Логика бизнеса 2.0», предложившая в качестве базового решения систему электронного документооборота «Логика ECM. Госуправление» (экс БОСС-Референт BR+), разработанную на свободном программном обеспечении. Правительство республики ориентировалось на использование СПО по нескольким причинам: масштаб внедрения СЭД (все региональные органы госвласти и подведомственные учреждения), существенная экономия на отчислениях вендорам на всех этапах жизненного цикла продукта, а также повышение надежности и безопасности функционирования системы.

В тесном сотрудничестве Агентством по информационным технологиям Республики Башкортостан и компанией «Логика бизнеса 2.0» была разработана стратегия внедрения СЭД, включавшая: сбор, анализ и обработку данных и требований, планирование и развертывание инфраструктурных решений, подготовку шаблона системы с предустановленными универсальными настройками, тиражирование системы с учетом индивидуальных потребностей организаций и обучение пользователей.

Функциональные возможности системы «Логика ECM. Госуправление» позволяют работать с документами по всем традиционным для органов госвласти регламентам:

•  Учет и регистрация документов
•  Создание резолюций и поручений
•  Создание шаблонов карточек
•  Контроль исполнения распоряжений, приказов
•  Формирование маршрутов движения документов
•  Формирование отчетов и связок документов
•  Штрих-кодирование и потоковое сканирование документов
•  Протоколирование и уведомления
•  Использование средств криптографической защиты информации
•  Поиск документов по различным критериям

Для повышения степени информационного обеспечения всех уровней власти Республики Башкортостан была организована распределенная схема обработки документов, учитывающая внутренний контур СЭД «Логика ECM. Госуправление» и взаимодействие с внешними системами: системой обработки заявок, шлюзом межведомственного электронного документооборота, СЭД сторонних производителей, установленных в некоторых подведомственных учреждениях.

Применение метода централизованной обработки позволило получить устойчивую, легко расширяемую конфигурацию для передачи электронных документов в рамках всей республики с обеспечением полного контроля исполнения. Механизм обмена, основанный на протоколе МЭДО, позволяет осуществлять взаимодействие с федеральными органами власти в электронном виде. Кроме того, поддержка формата передачи данными в соответствии с ГОСТ-Р-53898-2010 обеспечила реализацию обмена юридически значимыми документами.

На базе распространенных промышленных стандартов передачи данных удалось создать гибкую и надежную схему взаимодействия, охватывающую вертикальное взаимодействие с федеральными органами государственной власти, горизонтальное взаимодействие между региональными органами исполнительной власти, межведомственное взаимодействие с муниципальными органами самоуправления.

Проектный подход к реализации задачи позволил выполнить внедрение СЭД в пилотной зоне в рекордно короткие сроки: всего за три месяца к системе было подключено 2200 пользователей. Столь высокую скорость внедрения новой системы электронного документооборота обеспечил эффективно выстроенный процесс обучения пользователей. Были проведены дистанционные интерактивные курсы обучения большого числа пользователей с тестированием уровня освоения, для руководителей и делопроизводителей были организованы индивидуальные курсы, также в помощь служащим были составлены краткие инструкции, видеоролики и памятки.

Важным этапом проекта стала интеграция СЭД и системы госуслуг АИС СОЗ РБ (система обработки запросов и услуг), которая позволила организовать централизованный прием заявлений на оказание государственных и муниципальных услуг через республиканский портал госуслуг и обеспечить межведомственное взаимодействие при оказании этих услуг в рамках маршрутизации заявлений в соответствующие органы власти. Специалисты «Логики бизнеса 2.0» реализовали единое интерфейсное решение на рабочем месте служащего, который может одновременно работать с организационно-распорядительной документацией и вести административный регламент исполнения государственных услуг.

Система электронного обслуживания АИС СОЗ РБ разрабатывается компанией «АйТи. Ведомственные системы» и позволяет автоматизировать процессы оказания госуслуг в электронном виде на едином портале госуслуг.

В результате проекта налажено эффективное межведомственное электронное взаимодействие между государственными органами Башкортостана, обеспечено автоматизированное управление документами и процессами их обработки, в том числе учет и контроль на всем жизненном цикле электронного документа, снижена трудоемкость и сокращены сроки исполнения документированных поручений. Благодаря усилиям проектной команды электронные формы межведомственного взаимодействия госорганов республики получили официальный статус с применением электронной подписи. Также в духе сегодняшнего дня обеспечен безопасный удаленный и мобильный доступ пользователей к документам в соответствии с их компетенциями. Мобильный доступ реализован с помощью решения «Логика ECM. Mobile», которое позволяет дистанционно согласовывать и подписывать документы в электронном виде, распределять поручения среди сотрудников и контролировать их выполнение. В планах развития проекта — тиражирование системы электронного документооборота на подведомственные учреждения и увеличение количества пользователей до нескольких тысяч. А поскольку решение на СПО, это позволит существенно снизить стоимость владения информационной системой.

Первые итоги внедрения новой СЭД комментирует Ильдар Ямалов руководитель Агентства по информационным технологиям Республики Башкортостан: «Реализацией нашего проекта мы показали эффективность построения на базе СПО масштабируемой, территориально распределенной системы электронного документооборота, рассчитанной на несколько тысяч пользователей. Система „Логика ECM. Госуправление“, разработанная на компонентах свободного ПО, устойчива и не уступает в качестве сервисов и обеспечения необходимого функционала проприетарным системам. Достижением проекта также считаю кратчайший срок массового внедрения СЭД, что стало возможно за счет применения дистанционного обучения, продуманного предпроектного обследования, грамотного формирования проектной команды. Новая система имеет широкий горизонт использования и обеспечивает нашу готовность к вызовам времени, если потребуется быстрая интеграция с другими системами или доработка в связи с изменением нормативно-правовой базы».