Мобилизация, как стимул внедрения СЭД

Все участники ИТ-рынка, в том числе и ECM сообщества отмечают развитие трех тенденций рынка. Первая – растущая популярность смартфонов и планшетов, что подвигло разработчиков к созданию решений, обеспечивающих пользователям мобильных устройств доступ к корпоративной информации из любой точки мира. Вторая тенденция – рост популярности социальных сетей, которые сотрудники компаний активно используют для взаимодействия друг с другом. Это налагает повышенные требования к защите корпоративной информации. Третья тенденция – продвижение на рынке технологии cloud.

Григорий Липич, генеральный директор ABBYY Россия, председатель экспертного совета DOCFLOW, привел данные исследования, проведенного аналитиками ABBYY. В частности, 67% опрошенных полагают, что использование мобильных технологий стало важным фактором для улучшения рабочего процесса, 45% считают, что мобильные технологии помогают повысить производительность труда в компании.

При этом выдвигаются соответствующие требования к простоте и понятности интерфейсов систем автоматизации документооборота. Именно на простоту использования при выборе СЭД/ECM обращают внимание 62% опрошенных. Пользователи хотят, чтобы работа с различными устройствами была комфортной и привычной, что связано с более глубоким проникновением ИТ в повседневную жизнь людей, вне работы. Однако до сих пор простота рабочих ИТ уступает простоте приложения для частного использования. Об этом говорят 70% респондентов исследования. Между тем сложность работы с рабочими приложениями вызывает у людей отторжение. Это необходимо учитывать при разработке интерфейсов.

Григорий Липич подчеркнул также, что на повестку дня выходит требование разработки новых методов обработки информации, так как неструктурированных данных в мире становится всё больше. Их процент в организациях достигает 80%, и объем неструктурированной информации растет в пятнадцать раз быстрее, чем структурированной. Не удивительно, что новые технологии для поиска и анализа неструктурированных данных хотели бы иметь 62% опрошенных. Между тем, реальность такова, что поиск нужной информации во многих компаниях организован и производится гораздо хуже, чем в Интернет.

Качественно новое, что может помочь в данной ситуации – использование технологии смыслового анализа неструктурированных данных. Эта технология открывает возможность улучшить обслуживание клиентов, с большей эффективностью проводить бизнес-разведку и мониторинг, решать вопросы безопасности информации.

Что касается «облачных» технологий, то до сих пор основным сдерживающим фактором их развития и использования остаются вопросы безопасности данных. Такое опасение выразили 66% респондентов в России и 61% на Западе. То же исследование выявило, что 70% компаний, которые уже пользуются «облачными» сервисами, никаких проблем не испытали, 26% компаний отметили наличие незначительных проблем, 4% опрошенных констатировали потерю данных и несанкционированный доступ к корпоративной информации, 2,5% рассказали об утрате данных без возможности их восстановления.

Касаясь возросшей популярности социальных сетей, Григорий Липич привел такие данные: 33% компаний полагают, что через социальные сети можно продвигать товары и услуги, хотя это вопрос очень спорный. На Западе 42% считают, что соцсети просто улучшают взаимодействие людей, 40% говорят, что они помогают обмену знаниями.

Еще год назад участники рынка СЭД отмечали, что электронный документооборот отвоевывает позиции у документооборота бумажного долго и болезненно. В 2012 году, по данным исследования Gartner, 60% документов оставались на бумаге.

Председатель совета директоров компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) Владимир Баласанян отметил, что переход от работы с бумажными документами к работе с документами электронными неотвратим. Например, в финансовой сфере обмен платежными документами в электронном виде произошел очень быстро, практически мгновенно. Преимущества здесь связаны отчасти с тем, что платежные документы имеют простую и понятную форму. С более сложными документами дело обстоит сложнее, но процесс движется в ту же сторону.

Огромную роль здесь сыграло появление мобильных устройств, и то, что практически каждый гражданин теперь имеет такое устройство в своем распоряжении. Сотрудники организаций могут с помощью гаджетов работать с документами, что сказалось на появлении удобных интерфейсов. «Появились стандарты более простой и эффективной работы», - подчеркнул Владимир Баласанян. – «Всё это вместе стало хорошей основой для движения вперед».

К слову, ЭОС является, пожалуй, единственной компанией на российском рынке, предлагающей своим клиентам три различные системы документооборота, которые в чем-то пересекаются друг с другом. Это мобильные рабочие места для платформ Android, iOS, Windows 7/8. Причем, для платформы  iOS есть как собственное решение компании ЭОС, так и два партнерских решения.

Спрос на эти решения есть. Ряд руководителей федеральных ведомств весьма активно работают на планшетных устройствах. Это для них стало необходимостью, так как мобильное устройство сегодня – это возможность работать не только, находясь в сети, но и в режиме offline, что полезно при отсутствии постоянной качественной связи. «Прогресс в этой области связан с тем, что руководители озаботились выбором систем документооборота», - отметил Владимир Баласанян. Раньше это была прерогатива тех подразделений, основной функцией которых была работа с документами.

Неудовлетворительное состояние каналов связи, безусловно, является одним из препятствий развития электронного документооборота. Однако постепенно ведомства на своей территории начинают использовать Wi-Fi. Когда качественная связь необходима для ежедневной работы, прикладываются определенные усилия. Например, когда «Ростелеком» продвигает одну из систем электронного документооборота в регионах, оператор одновременно решает проблему связи. Потому что нельзя администрацию города автоматизировать, если в каких-то районах не будет доступен Интернет. Поэтому услуга становится комплексной: «облачный» документооборот, плюс, организация хорошей системы связи. То есть, процесс обоюдный.

Сергей Македонский, Country Manager, Russia, Forrester Research, подчеркнул, что главным двигателем рынка программного обеспечения стали системы ECM и BI. Именно использование интеллектуальных аналитических систем можно отметить с качестве ключевого тренда развития систем электронного документооборота. Однако рост возможностей BI не сделал их более доступными и всюду проникающими. Одна из причин кроется в их усложненности. Например, человек заходит на сайт с прогнозом погоды, где предлагаются диаграммы и графики влажности, давления, направления ветра и др. А человеку просто нужно понять, брать с собой сегодня зонт или нет.

Усложненность – следствие того, что бизнес и ИТ всё еще говорят на разных языках. Сергей Македонский обратил внимание еще на один момент: BI-системы предыдущего поколения сегодня не работают, так как не обладают необходимой гибкостью. А это необходимо в современных условиях быстрого изменения условий ведения бизнеса. Другими словами, для эффективной работы приложений критична гибкость (Agility). Бизнесу требуются относительно простые и гибкие аналитические инструменты.

В рамках "DOCFLOW 2013» были проведены круглые столы, посвященные вопросам качества пользовательских интерфейсов СЭД, использованию мобильных технологий, интеграции СЭД и BPM-систем, применению различных аналитических инструментов. Более сорока компаний демонстрировали свои решения на выставке и рассказывали об их возможностях в докладах конференции.