ООО "Флорист.ру" доставляет букеты ста тысячам клиентов с помощью "1С:Комплексной автоматизации 8"

Компания "Флорист.ру" создана в Казани в 1999 году и специализируется на доставке букетов и цветочных композиций по России и миру. Сегодня партнерская сеть компании объединяет более 700 цветочных салонов в России и тысячи салонов в странах ближнего и дальнего зарубежья. Только по России "Флорист.ру" ежедневно доставляет свыше 300 наименований различных цветочных композиций. Клиенты компании – как частные лица, так и организации из 150 стран мира.

Компания принимает заказы клиентов по телефону и через интернет. Доставка осуществляется собственной курьерской службой. Клиент может оплатить заказ десятью различными способами: наличными курьеру или в офисе, через банк, пластиковой картой, мобильный телефон, платежный терминал, с использованием WebMoney и т. д. При оплате безналичными средствами товар передается в службу доставки после поступления предоплаты. Один заказ может включать в себя неограниченное количество позиций – цветочные композиции, конфеты, мягкие игрушки и т. д. Для оперативного обслуживания клиентов в каждом подразделении требовалось организовать эффективную систему обработки заказов, контроля за поступлением денежных средств и выполнением заказов.

Ранее заказы клиентов обрабатывались с помощью электронных таблиц. Получив заказ, оператор фиксировал его параметры на бумаге и передавал информацию в производство. На производстве рассчитывалась стоимость заказа, после чего оператор созванивался с клиентом и называл ему итоговую сумму. В случае если клиента не устраивала стоимость – процесс повторялся заново. В таком режиме работы каждый оператор мог принять не более 20-ти заявок день, иначе могла возникнуть путаница на производстве или при передаче готовых заказов в курьерскую службу.

С ростом популярности сервиса количество поступающих заявок увеличилось. Для того, чтобы обеспечивать высокую скорость обслуживания клиентов, требовалось организовать оперативную обработку заказов, обеспечить своевременное резервирование материалов и продукции в производственном подразделении, улучшить качество планирования поступлений и расхода материалов. Кроме того, было необходимо усилить контроль за выполнением готовых заказов. Поэтому руководство приняло решение о создании новой информационной системы.

В качестве программного продукта для решения данных задач была выбрана "1С:Комплексная автоматизация 8". Партнером по внедрению стала компания "1С:Первый БИТ".

В марте 2012 года система была запущена в промышленную эксплуатацию. Сегодня в "1С:Комлексная автоматизация 8" работает 20 пользователей головного офиса в Казани, полностью автоматизирована работа бухгалтерии, склада, производства, отдела кадров и коммерческой службы.

Основные итоги проекта:

•  Организовано оперативное управление складскими запасами. Ассортимент продукции достаточно велик - сотни наименований цветочных композиций, игрушек, сладостей, подарков. Если ранее нередко возникали пересортица и ошибки при комплектации заказов, то теперь подобные случаи практически исключены. Оперативный мониторинг складских остатков позволяет максимально быстро пополнять запасы, благодаря чему клиентам всегда доступен весь ассортимент товаров компании.
•  Повысились качество и скорость обслуживания клиентов. Теперь после регистрации заказа система мгновенно рассчитывает стоимость, а производственное подразделение фиксирует срок его комплектации и доставки. Оператор может в любой момент времени предоставить клиенту точную информацию о стоимости и сроках доставки его заказа. После подтверждения заказа в программе формируется счет на оплату, далее заказ передается в производство. После выполнения заказу присваивается статус "Готов", далее оператор проверяет поступление оплаты по данному заказу и передает его курьеру для последующей доставки. Обмен информацией между всеми участниками процесса происходит в режиме реального времени, все необходимые для отгрузки документы формируются автоматически.
•  В результате средняя скорость обработки заказов увеличилась втрое. Ошибки при их формировании исключены. Клиенты получают товар вовремя и в правильной комплектации.
•  Усилен контроль за поступлением оплат от клиентов. Клиент производит оплату заказа через банк или платежный терминал, при этом зачисление денежных средств мгновенно фиксируется в системе. Проверять поступление оплат стало значительно легче, возросла скорость передачи заказов в службу доставки.

Все это способствовало укреплению позиций компании на рынке. Увеличился поток новых клиентов. С помощью новой системы компания выполнила уже более 100 000 заказов клиентов.

Курин Арсений Леонидович, Руководитель IT-отдела ООО "Флорист.ру" отмечает: "В результате проекта значительно упростились процессы взаимодействия между отделом по работе с клиентами и производственной службой. Обмен информацией происходит практически мгновенно, что самым позитивным образом сказалось на скорости обработки и выполнения заказов. Работа стала простой и эффективной. После введения системы в эксплуатацию мы выполнили уже более 100 000 заказов, все клиенты довольны, скорость обслуживания возросла втрое, ошибок при комплектации заказов больше нет. Мы довольны системой "1С:Комплексная автоматизация 8" и планируем расширять сферу ее применения с помощью 1С:Первого БИТа".