DIRECTUM в крупном предприятии химической отрасли: первые результаты

ОАО «Березниковский содовый завод» − одно из крупнейших предприятий химической отрасли и старейший содовый завод в России, входящий в группу компаний «Башкирская химия». Сегодня это современное предприятие с развитой инфраструктурой, с собственной сырьевой базой, мощными производствами, исследовательской лабораторией и высококвалифицированными кадрами. Для эффективного развития и повышения конкурентоспособности завод реализует различные инвестиционные и инновационные программы, в том числе основанные на современных информационных технологиях.

Одним из проявлений такого подхода стало внедрение ECM-системы DIRECTUM. Данная система является корпоративной в группе компаний «Башкирская химия». Внедрение было поручено компании АйТи (сертифицированному партнеру DIRECTUM), которая уже имеет опыт успешного сотрудничества с предприятиями «Башхим».

Проект стартовал при активной поддержке рабочей группы со стороны заказчика, в которую вошли менеджеры и ведущие специалисты завода. Было решено проводить внедрение системы в два этапа. На первом этапе стояла задача по автоматизации:

• договорного процесса (создания, согласования и регистрации договоров)
• работы с приказами по основной деятельности (создания, согласования и контроля исполнения)

На стадии анализа бизнес-процессов предприятия было выявлено, что у каждого подразделения существует свой набор маршрутов согласования по всем категориям договоров и приказов. Чтобы пользователям было легко работать в системе, важно было объединить большое количество разнообразных маршрутов в несколько универсальных.

Была создана модель решения по оптимизации бизнес-процессов, благодаря которой действия сотрудников при согласовании документов свелись к минимуму.

Исходя из заданных при старте маршрута параметров, система сама рассчитывает состав и последовательность согласующих, а информационные сообщения и подсказки сводят к нулю возможность ошибки пользователя.

Это позволило оптимизировать и автоматизировать работу с 85 категориями приказов и 79 категориями договоров и объединить в единую информационную систему около 40 подразделений завода.

В рамках проекта также было проведено обучение работе в DIRECTUM более 100 пользователей. Успешно пройденные курсы и гибко настроенная система позволили сотрудникам предприятия без затруднений начать работать в СЭД уже с первых дней опытной эксплуатации.

Таким образом, были достигнуты все поставленные цели первого этапа проекта, а также заложена база для развития СЭД DIRECTUM на предприятии. На втором этапе внедрения планируется полностью автоматизировать оставшиеся бизнес-процессы, организовать веб-доступ к системе для работы вне офиса и интегрировать DIRECTUM с учетной системой «Галактика».

«В результате внедрения на предприятии корпоративной системы электронного документооборота в части согласования приказов и договоров произошла оптимизация процесса обмена информацией. Считаю, что внедрение СЭД благотворно отразилось на деятельности общества и привело к скорректированности в действиях специалистов, задействованных в процессах согласования, а также к усовершенствованию учета документов на предприятии», − комментирует Калашников Андрей Владимирович, начальник юридического отдела ОАО «Березниковский содовый завод».