«БАНК СГБ» (новое имя Севергазбанка) осуществляет свою деятельность с 1994 года, имеет распределенную территориальную структуру (15 филиалов, 53 дополнительных офисов, 15 операционных касс вне кассового узла). Взаимодействие всех подразделений осуществляется с помощью СЭД DIRECTUM. В 2007 году в электронный вид были переведены все основные бизнес-процессы банка, связанные с приказами, распоряжениями, а также входящей/исходящей корреспонденцией. Автоматизирован процесс управления совещаниями. Внедрение DIRECTUM помогло создать единое информационное пространство, оптимизировать движение документов и перевести внутренние бизнес-процессы на качественно новый уровень.

«Активное включение сотрудников в работу в DIRECTUM и эффект, который мы получили сразу же после внедрения – это значительное сокращение оборота бумажных документов, ускорение темпов работы с ними – побудили нас к дальнейшему развитию системы, – комментирует Владимир Семенов, заместитель Председателя правления по ИТ. – Нам было важно осуществить интеграцию DIRECTUM с существующей системой банка, автоматизировать процесс доступа к информационным активам и процесс согласования счетов на оплату. Реализовывать новые задачи мы решили собственными силами, в минимальной степени привлекая специалистов DIRECTUM».

Для того чтобы повысить скорость обработки финансовых документов и сделать процессы согласования проще и прозрачнее специалисты «Банка СГБ» разработали специальное решение. Благодаря ему автоматизирован процесс согласования счетов на оплату, контролируются все этапы работ со счетами, проверяется своевременность оплат.

В ходе проекта необходимо было документировать, структурировать и автоматизировать процесс доступа к информационным активам. Создан справочник активов с указанием перечня нормативных документов и владельца, сформированы типовые маршруты. Теперь процесс согласования проходит через всех ответственных сотрудников и занимает всего от 1 до 8 часов.

Характер работы руководителей банка связан с частыми командировками. Обеспечить непрерывность бизнес-процессов и своевременное реагирование на задания в рамках СЭД, было решено, используя «Почтовый клиент». Все задания и уведомления DIRECTUM преобразуются в сообщения электронной почты и пересылаются удаленному пользователю. Затем ответное письмо обрабатывается и автоматически выполняется задание в СЭД.

С момента внедрения системы количество лицензий увеличено в три раза, в системе работает более 750 человек, включая высшее руководство. Благодаря обновлению версий с 4.7. до 4.9. повысилось быстродействие системы, в том числе веб-клиента. А интеграция DIRECTUM с существующей системой банка на базе Oracle позволяет ускорить обработку данных, повысить скорость получения отчетов.

Система и сейчас продолжает активно развиваться, в дальнейших планах – организация работы руководителей «Банка СГБ» с системой DIRECTUM через планшеты на базе iOS и Windows.