Госорганы Башкортостана экономят бюджет республики с помощью СЭД «Логика ECM. Госуправление»

По итогам успешного внедрения СЭД «Логика ECM. Госуправление» в пилотной зоне органов власти Башкортостана (см. новость: http://ecm.blogic20.ru/news_logikaecm-in-Bashkiria), реализованного в январе 2013 года, было налажено межведомственное электронное взаимодействие, обеспечено автоматизированное управление документами и процессами их обработки, в том числе учет и контроль на всем жизненном цикле электронного документа, а также снижена трудоемкость и сокращены сроки исполнения документированных поручений.

Следующим этапом развития проекта стало тиражирование системы электронного документооборота на подведомственные учреждения и увеличение количества пользователей до пяти тысяч. Эксперты Агентства информационных технологий Башкортостана в тесном сотрудничестве со специалистами «Логики бизнеса» разработали концепцию развития системы межведомственного электронного документооборота (СМЭД) государственных органов Республики Башкортостан.

Согласно данной концепции, СМЭД является частью информационно-коммуникационной инфраструктуры электронного правительства Башкортостана и призвана обеспечить ведение электронного документооборота, межведомственного обмена электронными документами и межведомственного взаимодействия в госорганах республики. Отличительной особенностью реализации концепции стал переход республиканских органов госвласти от традиционного делопроизводства и документооборота к управлению электронными документами любого вида с использованием средств управления корпоративным информационным контентом (Enterprise content management, ECM), а также технологии создания систем, обеспечивающие возможность оперативной совместной работы, обмена информацией и совместного принятия решений (Enterprise 2.0) по внутриведомственным и отдельным межведомственным вопросам.

Перед внедрением концепция развития и модернизации системы межведомственного электронного взаимодействия органов власти Башкортостана прошла профессиональную проверку Центра ИТ-экспертизы Российского союза ИТ-директоров (СоДИТ). Группа из 5 экспертов, имеющих большой опыт в области управления ИТ в коммерческих, государственных компаниях и органах власти, высоко оценила действия руководства Агентства информационных технологий РБ по привлечению экспертного сообщества к оценке разрабатываемых в республике концептуальных документов. Экспертное заключение, полученное в результате анализа документа, позволило создать действующий инструмент управления в соответствии с принципами работы электронного правительства.

В процессе развития СМЭД были решены следующие задачи:

° расширение функциональных возможностей системы

° обеспечение юридически значимого электронного документооборота органов государственной власти для всех групп документов и их гарантированной доставки

° автоматизация полного жизненного цикла всех групп документов, циркулирующих в ОГВ

° дополнительная интеграция с информационными системами, содержащими сведения, необходимые для принятия соответствующих решений

° организация наиболее рационального использования ресурсов

° организация интерактивной среды взаимодействия сотрудников в процессе решения поставленных задач с использованием механизмов социальных сетей

Важной задачей было увеличение количества участников СМЭД — до 5020 человек, вовлечение в процесс территориальных подразделений федеральных органов исполнительной власти, подведомственных организаций ОГВ РБ и хозяйствующих субъектов республики (всего 200 организаций), а также заявителей (юридических и физических лиц) при наличии у них сертификата ключа электронной подписи.

Для обеспечения мобильного доступа к СМЭД внедрено решение «Логика ECM. Mobile» (iPad-версия) с поддержкой электронной цифровой подписи. В связи с высокой нагрузкой на систему (360 000 циркулирующих документов в год и 90% активных пользователей из общего числа учетных записей) требовалось уменьшить время отклика работы системы, что было достигнуто за счет создания подсистемы «Архив». Чтобы обеспечить поддержку круглосуточного режима работы СМЭД, специалисты «Логики бизнеса» модифицировали архитектуру решения, а для хранения документов класса 1Г произвели специальные настройки по требованиям. Кроме того, в ходе развития и тиражирования СМЭД специалисты обновили интерфейс пользователей для повышения удобства работы и оптимизации действий при выполнении операций.

«Эффективность построения масштабируемой, территориально распределенной, многопользовательской СМЭД на базе свободного ПО можно ясно представить, сравнив показатели системы в Башкортостане с развитыми СЭД Мурманской области и Ханты-Мансийского автономного округа, — говорит Ильдар Ямалов, руководитель Агентства по информационным технологиям Республики Башкортостан. — По открытым источникам, на техническую поддержку одного из 1000 пользователей СЭД Мурманской области администрация тратит 6,6 тыс. рублей, на поддержку одного из 3480 пользователей СЭД ХМАО расходуется 4,4 тыс. рублей. А на сопровождение одного из 5020 пользователей СЭД Башкортостана из бюджета выделяется 2,3 тыс. рублей. Минимальный размер расходов достигается именно по причине создания системы документооборота на базе СПО».

«Одна из наших продуктовых стратегий — это создание решений на СПО-платформах, которые позволяют существенно экономить на лицензионных платежах при масштабируемости СЭД, — комментирует Виктор Вайнштейн, генеральный директор „Логики бизнеса“. — И мы с удовлетворением наблюдаем, как органы государственной власти, использующие решение „Логика ECM. Госуправление“, это реализуют на практике».

В результате проекта налажено эффективное межведомственное электронное взаимодействие между всеми уровнями государственного управления РБ, обеспечено автоматизированное управление документами и процессами их обработки. Реализован юридически значимый документооборот за счет придания официального статуса электронным формам межведомственного взаимодействия госорганов Башкортостана с помощью электронной подписи. Кроме того, удалось существенно сократить сроки исполнения документов во всех органах власти республики, а также обеспечить безопасный и мобильный доступ пользователей к нужным документам.