Завершен проект внедрения ECM-системы DIRECTUM в «Верофарм»

Компания Верофарм является одним из лидеров по объему производства дженериков (аналогов известных патентованных лекарств), а также онкологических препаратов и медицинских пластырей.

С целью повышения эффективности управления и оптимизации ключевых бизнес-процессов в 2013 году руководством компании было принято решение о внедрении ECM-системы. Проект стартовал в апреле 2013 года и продлился 6 месяцев, работы выполнял генеральный партнер DIRECTUM – компания Акелон.

Основные задачи, которые стояли перед командой внедрения:

•  провести качественный анализ бизнес-процессов и предложить варианты по их оптимизации;
•  адаптировать DIRECTUM под требования бизнеса;
•  реализовать интеграцию системы с финансово-учетными системами 1С и Галактика.

В результате исследования, проведенного специалистами компании Акелон совместно со специалистами «Верофарм», было принято решение о внедрении системы на базе бизнес решений: Классическое делопроизводство, Управление договорами, Управление командировками, Управление тендерами.

Для автоматизации процессов делопроизводства были использованы стандартные возможности модуля «Канцелярия» системы DIRECTUM, полностью реализующие принципы ГСДОУ. Система DIRECTUM стала единым местом регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, а также архивом для хранения электронных документов. Благодаря DIRECTUM значительно сократилось время на поиск нужного документа, и была практически исключена необходимость работы с оригиналами.

Для управления договорными документами в «Верофарм» было модифицировано стандартное решение на базе модуля «Управление договорами» системы DIRECTUM. Типовые маршруты согласования договоров разработаны с учетом уже существующей в компании практики и обеспечивают значительное сокращение сроков согласования, а также прозрачность и управляемость данного процесса благодаря жестким временным ограничениям и оптимально выстроенной последовательности прохождения договорных документов.

По результатам анализа требований «Верофарм» было принято решение отказаться от стандартной функциональности бизнес-решения «Управление тендерами» и разработать собственное решение, которое существенно отличалось от коробочной версии. В рамках автоматизации ключевых бизнес-процессов были спроектированы следующие типовые маршруты:

•  Подготовка и проведение тендера по выбору поставщика технологического оборудования – автоматизация наиболее сложного с точки зрения количества участников и экономически важного процесса компании, т.к. данный процесс связан с закупкой дорогостоящего оборудования;
•  Подготовка и проведение универсального тендера – проведение тендера на заключение договора любого вида за исключением договора по приобретению технологического оборудования;
•  Согласование служебной записки – данный процесс используется в компании Заказчика в случае, если необходимо обоснование отсутствия тендера по заключаемому договору.

Также были переработаны карточки тендеров, формы сопроводительных документов и разработаны специализированные отчеты.

Система DIRECTUM была переведена в промышленную эксплуатацию 1 октября 2013 года. Пользователями системы стали все сотрудники центрального офиса компании «Верофарм», задействованные в договорном управлении и сотрудники секретариата. На данный момент в системе зарегистрировано порядка 700 пользователей, активно работает 100-150 пользователей.

До конца 2014 года планируется подключить к системе DIRECTUM филиалы компании.