Белгородэнергосбыт будет отправлять тысячи документов через Synerdocs

Основное направление деятельности ОАО «Белгородэнергосбыт» – покупка электрической энергии (мощности) на ОРЭ и последующая ее реализация потребителям области, обеспечение всех потребителей надежными, квалифицированными услугами энергоснабжения с учетом оптимизации процесса закупки электроэнергии и реального снижения затрат на энергоресурсы.

Основная и хозяйственная деятельность компании «Белгородэнергосбыт» генерирует множество данных. Для управления работой с 750 тысячами абонентами в компании уже используется биллинговая и учетная системы, собирающие и обрабатывающие финансовую информацию. Кроме физических лиц, «Белгородэнергосбыт» работает и с корпоративными заказчиками, с которыми ежемесячно обменивается пакетами первичных документов. В результате, управление потоками документов по основной и хозяйственной деятельности очень скоро стало для компании нетривиальной задачей.

Чтобы привести к единой структуре финансовый документооборот, организовать хранение и обмен первичными документами, облегчить работу с входящей и исходящей информацией для бухгалтеров и сотрудников финансово-плановых подразделений, руководство компании «Белгородэнергосбыт» приступило к внедрению решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на платформе системы DIRECTUM и сервиса Synerdocs.

Внедрение началось в конце 2013 года. Поскольку решение состоит из двух частей – системы DIRECTUM и сервиса Synerdocs – автоматизация затронула и внутренние и внешние процессы документооборота.

В части внутренних процессов был создан архив электронных документов, в электронный вид были переведены ключевые документы по энергосбытовой и хозяйственной деятельности. На предприятии достаточно много участников обмена, каждый участок сбыта отправляет и получает документы от контрагентов, данные также ходят внутри компании между биллинговой и учетной системами. В ходе проекта все базы данных были объединены в общее пространство.

На специфику внедрения повлияла организационная структура компании «Белгородэнергосбыт» и особая практика документооборота, характерная для энергосбытовых компаний. Документы в электронном виде в определенное время отправляются контрагентам пакетами, в которые всегда входят счет-фактура и акт о выполнении работ. Во время внедрения было опробовано множество разных решений: как формировать пакеты, в какое время их отправлять, как готовить документы к отправке в налоговую службу и т.п. Всего у компании около 17 тысяч контрагентов, на старте проекта далеко не все участвовали в обмене, поэтому специалистам Synerdocs приходилось проводить проект с оглядкой на будущее масштабирование.

В данный момент решение переведено в промышленную эксплуатацию. Ожидается, что со временем в электронный вид будет переведен весь внешний документооборот компании «Белгородэнергосбыт», а это более 50 тысяч документов в месяц.

Сергей Четвериков, руководитель по ИТ ОАО «Белгородэнергосбыт», подводит итоги проекта:

Отрасль энергетики традиционно является технологически емким сектором экономики, что обуславливает высокие требования к организации бизнеса энергосбытовых предприятий. Потому мы находимся в постоянном поиске лучших практик и решений для того, чтобы сохранять клиенто-ориентированность, высокое качество и оперативность обслуживания клиентов. Перевод финансово-учетного документооборота в электронный вид и переход на ЭДО стали для нас серьезным этапом в развитии нашей внутренней инфраструктуры и культуры взаимодействия.