В органах исполнительной власти Республики Хакасия работает 900 пользователей в СЭД ДЕЛО

Одним из самых интересных для участников форума стал доклад советника Аппарата Правительства Республики Хакасия Евгения Янулевича о создании единой системы электронного документооборота в органах исполнительной власти РХ. На «круглом столе» представителю Хакасии пришлось ответить на рекордное количество вопросов, а также рассказывать о секретах и технических деталях проекта.

Внедрение системы электронного документооборота в Хакасии началось в 2001 году. В качестве платформы была выбрана СЭД «ДЕЛО». Поставщиком программного обеспечения стала компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке, а все работы по внедрению были проведены сотрудниками отдела информатизации Аппарата Правительства Республики. На всех стадиях проекта компания «КС-Консалтинг» проводила обучение специалистов заказчика и обеспечивала методическую и техническую поддержку.

Проект развивался поэтапно: первоначально автоматизация затронула сотрудников аппарата Правительства РХ. В конечном счете СЭД объединила все органы исполнительной власти. Рабочие места СЭД «ДЕЛО» были установлены в администрациях муниципальных районов и даже в федеральных структурах, действующих на территории Республики Хакасия и изъявивших желание подключиться к единой системе электронного документооборота. Как подчеркнул Евгений Янулевич, на сегодня период автоматизации документооборота закончен.

Министерства и ведомства Республики Хакасия начали работать в системе документооборота «ДЕЛО» с 2007 года. Каждое ведомство вело документооборот в собственной базе данных до создания в 2009 году единой СЭД всех органов исполнительной власти. В основу единой СЭД была положена база документов аппарата Правительства РХ. Созданные в течение предыдущих лет ведомственные документальные базы были сохранены и сегодня используются для справочной работы.

В итоге документооборот в органах исполнительной власти Хакасии автоматизирован полностью. В СЭД зарегистрировано порядка 900 пользователей, и еще около 200 рабочих мест используются в администрациях муниципальных образований РХ. Каждый пользователь работает в СЭД в отдельном личном кабинете. Участниками СЭД являются все должностные лица - вплоть до министров и заместителей главы Республики.

В единой СЭД Правительства РХ работают не только региональные министерства и ведомства, но и иные структуры - например, прокуратура, территориальные отделения Минюста, Росстата, ТФОМС и др. - то есть те ведомства, которые взаимодействуют с Правительством РХ в процессе подготовки и согласования нормативных актов.

Особенностью документооборота в Хакасии является тщательная организационная проработка и реализация в СЭД «ДЕЛО» процессов согласования проектов документов. Документооборот органов исполнительной власти РХ на сегодня являются смешанным: используются как бумажные, так и электронные документы, но при согласовании проектов бумажный документ появляется только после получения всех необходимых виз. Проект документа в СЭД может создавать любой пользователь. Сам процесс визирования происходит исключительно в электронном виде с использованием электронной подписи.

Согласование проектов документов в СЭД организовано в соответствии с Регламентом Главы РХ и Правительства РХ. В сотрудничестве со специалистами «КС-Консалтинг» разработан процесс, который контролирует очередность проставления виз: например, проект не может быть направлен на визирование, если он не согласован руководителем подразделения, его подготовившего.

Для каждой категории должностных лиц предусмотрен свой срок, в течение которого пользователь должен завизировать документ. Система отслеживает соблюдение этих сроков, при этом разработан специальный процесс, который позволяет учитывать выходные и праздничные дни и автоматически передвигает плановую дату согласования. Это позволяет исполнителям правильно устанавливать сроки визирования.

Электронное согласование широко используется при подготовке документов к заседаниям Правительства. Кроме традиционных процедур согласования с последующим вынесением на заседания Правительства РХ, Регламент предусматривает такую форму принятия нормативных документов, как принятие опросным методом. Проект в данном случае размещается в СЭД и отправляется всем членам Правительства РХ. Так как Правительство заседает только два раза в месяц, внедрение механизмов электронного согласования позволило существенно сократить сроки принятия нормативных актов.

Кроме внутренних согласований, реализовано внешнее взаимодействие с прокуратурой, управлением Минюста и др. Этим ведомствам лицензии СЭД «ДЕЛО» предоставлены в безвозмездное пользование. Это позволяет решить многие проблемы, ранее очень актуальные. Например, согласование документов с органами прокуратуры на стадии проекта позволило существенно сократить количество протестов на принятые нормативные акты.

Администрации муниципальных районов работают в СЭД «ДЕЛО» в собственных базах. Взаимодействие исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия с органами местного самоуправления, в части обмена документами в электронном виде, выполняется в рамках двухсторонних соглашений по открытым каналам связи с использованием электронной цифровой подписи и шифрования. Такое взаимодействие позволяет сократить сроки доставки документов и расходы на их пересылку, осуществлять контроль получения и принятия к исполнению отправленных документов.

На участке работы с обращениями граждан с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизирована подготовка различных отчетных форм, в частности, сложного для подготовки «вручную» отчета для Управления по работе с обращениями граждан Администрации Президента РФ. Компанией «КС-Консалтинг» разработана по заказу Хакасии специализированная отчетная форма, которая существенно облегчила работу специалистов соответствующего подразделения Правительства РХ.

Таким образом, все органы исполнительной власти Республики Хакасия и администрации муниципальных районов сегодня работают с документами по одним и тем же правилам, с использованием одних и тех же информационных и документационных технологий. В настоящее время Правительство Хакасии разрабатывает стратегию дальнейшего развития СЭД. Ключевыми элементами следующего этапа будет дальнейшее движение СЭД на муниципальный уровень (вплоть до администраций поселений), внедрение мобильных решений и подключение к системе межведомственного документооборота федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации (МЭДО).

Напомним, что тиражные продукты, разработанные компанией «Электронные Офисные Системы», являются самыми популярными решениями для создания единых СЭД органов власти в масштабах региона, в том числе с подключением муниципального уровня. 30 регионов России выбрали программные продукты ЭОС в качестве инструментов для автоматизации исполнительных органов власти. Наиболее масштабные проекты с тысячами рабочих мест реализованы в Калининградской, Липецкой, Ростовской, Тульской областях, Республике Бурятия (на базе EOS for SharePoint) и ряде других регионов.