В ОАО "Авиадвигатель" налажена работа с закупочной документацией

Конструкторское бюро ОАО «Авиадвигатель» специализируется на разработке двигателей для гражданской и военной авиации, промышленных газотурбинных установок и электростанций на базе авиационных технологий.

С 2013 года почти все подразделения Авиадвигателя работают в системе электронного документооборота DIRECTUM, и это более 800 человек. Автоматизация охватила работу с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительными и договорными документами. Как отметил начальник ОАО «Авиадвигатель» Кокшаров Н.Л., уже в первые месяцы был виден значительный эффект от оптимизации бизнес-процессов.

Развитие проект получил в апреле 2014 года. Специалисты DIRECTUM и Перминтеха, авторизованного партнера компании, приступили к автоматизации работы с закупочной документацией. Перед командой внедрения стояли задачи:

•  исключить потерю документов;
•  ускорить согласование протоколов с решениями комиссии, договоров, заключаемых по результатам проводимых закупок;
•  сократить трудоемкость процесса согласования документов у руководителей и специалистов;
•  снизить время поиска электронной копии документа;
•  создать единый электронный архив закупочных документов. 

На разных этапах с закупочной документацией ОАО «Авиадвигатель» работают десятки человек. В общей сложности около 150 сотрудников имеют непосредственное отношение к закупкам. Ответственный сотрудник поочередно проходил каждого согласующего. Документы часто терялись или сильно задерживались на столах руководства. Как следствие, срывались все установленные сроки.

Реализовать поставленные задачи удалось буквально за 3 месяца. Главное достижение проекта – отлаженный механизм согласования закупочных документов с лицами, ответственными за бюджет. Раньше руководители в любой момент могли вмешаться в процедуру согласования. Сейчас же процесс настроен таким образом, что каждый специалист и руководитель подключается в строго определенный момент. Без внимания не оставили и пожелание сотрудников – теперь входящие задания автоматически распределяются по папкам «Документы на подпись», «Сопроводительные документы», «Заявки».