«Осенний документооборот – 2014»: эволюция за 20 лет и взгляд в будущее

Российский рынок СЭД зародился 20 лет назад – именно тогда была создана компания ЭОС. «Цель, которую мы себе выбрали – автоматизировать процессы, которые не существуют, создавать будущее», – подчеркнул председатель совета директоров компании ЭОС, к.т.н. Владимир Баласанян, открывая пленарное заседание. Далее он сформулировал ключевые изменения в данной отрасли за прошедшие годы: «С тех пор много всего появилось: системы масштаба предприятия, платформы для их взаимодействие друг с другом, облачные технологии. Произошел переход от прямых продаж к продажам через партнеров, от бумажных документов к электронным, в СЭД теперь работают не только делопроизводители, а все работники, включая руководителей. Отрасль включает огромное количество новых направлений и решений».

ЭОС и сегодня остается бессменным лидером рынка и центром компетенции новой отрасли. «Чтобы быть первыми, нужно опережать время и придумывать то, чего раньше не было, и что станет необходимым всем спустя годы», – подчеркнул Владимир Баласанян.

В последние годы активное движение в сторону полностью электронного документооборота демонстрируют органы власти. Этой теме было посвящено выступление заместителя директора департамента проектов по информатизации Министерства связи и массовых коммуникаций РФ Валерия Барона, впервые участвовавшего в клиентской конференции ЭОС. По данным спикера, результаты исследования систем электронного документооборота в 79 ФОИВ показали, что СЭД в 20 ФОИВ не удовлетворяет современным требованиям, только 34 ФОИВ используют в ведомственных СЭД электронную подпись, а в процессе делопроизводства ФОИВ все еще преобладают ручные операции. В 2013-2014 гг. были реализованные пилотные проекты по обмену электронными документами в ФОИВ и некоторых субъектах РФ. В части совершенствования существующей нормативной правовой базы в 2014 году Минкомсвязи РФ разработан ряд правовых актов, которые проходят согласование.

Технологии будущего в продуктах ЭОС стали основным содержанием выступления Генерального директора ЭОС ПВ Юрия Назарова. Он поделился видением трендов, которые будут определять содержание и форму продуктов ЭОС в ближайшие годы: это не только внедрение в продукты технологических новинок (распознавание рукописного текста, голоса, семантический анализ и т.д.), но и соответствие новациям в технологиях управления. Это, прежде всего, выход СЭД за рамки традиционного функционала с большим вниманием на бизнес-процессы, проникновение инструментов социальных сетей, новых способов коммуникаций, акцент на удобстве и юзабилити и т.д.

Вторая часть пленарного заседания была посвящена представлению продуктов компании ЭОС. О важном тренде – мобильных приложениях – рассказал специалист управления маркетинга ЭОС Артем Андреев. Он остановился на особенностях iEOS (приложение для iPAD), «АРМ Руководителя RT» (для Windows 8), а также сообщил, что уже разработан прототип приложения для Android. В планах ЭОС – дополнить приложения функцией полнотекстового поиска, в том числе в режиме online, возможностью создания личных папок, просмотра связанных документов. Планируются новые функции – календарь, новостная лента, мониторинг событий, доступ к корпоративному порталу, чат для обсуждения документа, модуль «контакты» для быстрого поиска нужного сотрудника.

Специалист управления маркетинга ЭОС Дмитрий Матвеев рассказал о программе EDSIGN (позволяет подписывать ЭП электронные документы, созданные в MS Word и Excel, аналогично подписанию документа на бумажном носителе). О портальных решениях ЭОС (в частности, EOS for SharePoint) рассказал заместитель начальника управления маркетинга ЭОС Александр Осипов.

Первая часть пленарного заседания завершилась дискуссией, посвященной вопросам информационной безопасности при доступе к корпоративной сети с мобильных устройств. Главный эксперт компании ЭОС Елена Антошечкина рассказала об основных рисках в этой области, в том числе при принятии концепции BYOD. Эксперт выделила различные приемы, позволяющие минимизировать риски (уничтожение информации в удаленном режиме в случае потери мобильного устройства, аутентификация пользователя при доступе к корпоративной информации, использование антивирусов и средств защиты периметра корпоративной сети и др.), а клиенты ЭОС поделились опытом реализации принципов ИБ в своих организациях.

Вторая часть юбилейной клиентской конференции представляла собой две параллельные секции. Секция №1 была посвящена решениям для госсектора. Начальник отдела «Электронное правительство» компании ЭОС Иван Скородумов открыл ее докладом «Решения ЭОС для предоставления государственных услуг. Автоматизация МФЦ». Спикер подчеркнул, что с ЕПГУ и СМЭВ интегрированы EOS for SharePoint, eDocLib, и «ДЕЛО».

Прозвучало и несколько интересных докладов от заказчиков. Так, о внедрении единой системы электронного документооборота в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления Республики Дагестан рассказал начальник Управления развития электронного правительства Минкомсвязи Республики Дагестан Аскандар Магомедов. Сегодня к ЕСЭД, созданной на базе «ДЕЛО», подключены 29 органов исполнительной власти Республики Дагестан. В системе 2590 пользователей, 98 мобильных рабочих мест руководителей. Опыт перехода на согласование проектов муниципальных правовых актов в электронном виде в Администрации города Вологды осветила консультант отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды Ольга Седова.

Ведущий эксперт по управлению документацией ЭОС, член ARMA International Наталья Храмцовская поделилась опытом сотрудничества при разработке нормативной базы по управлению документами. Два выступления от партнеров ЭОС были посвящены системам автоматизации законотворческой деятельности. Докладчики рассказали о примерах автоматизации правотворческих процессов и документооборота на базе СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint в региональных органах законодательной власти.

Параллельно проходила секция №2, посвященная решениям для коммерческого сектора. Здесь были представлены несколько кейсов по использованию систем «ДЕЛО», eDocLib и EOS for SharePoint в коммерческих компаниях. Рассматривались проекты внедрения СЭД «ДЕЛО» в ОАО «Центргаз», ГМЗ «Петергоф», ОАО «Международный аэропорт «Казань», «МИБ-Инвестиции», МГПУ.

Была представлена новая версия EOS for SharePoint 4.0 на SharePoint 2013. Новшествами стали «ролевой интерфейс» с учетом особенностей работы различных категорий сотрудников (пять шаблонов пользовательских рабочих мест – универсальное, пользователя, регистратора, контролера, руководителя), а также реализация нового похода к внедрению систем (основной ориентир на роли пользователей, принцип «единого окна СЭД», простые инструменты пользователей и гибкие настройки для технологов), новый модуль «Хранилище файлов».

Завершилась конференция обсуждением юзабилити и нового дизайна продуктов ЭОС. У ЭОС в основу формирования пользовательских интерфейсов положены два принципа. Первый – удобство работы с системой – достигается акцентом на информацию, а не на оформление; выделением функциональных областей на страницах и в окнах; возможностью настройки основных страниц и окон. Второй – ориентация на нужды пользователя – заключается в том, чтобы в каждый момент времени под рукой у пользователя были только нужные данные и инструменты работы с ними. В русле этих принципов идет работа над интерфейсами EOS for SharePoint, eDoclib, СЭД «ДЕЛО» и «ДЕЛО-Web», мобильных приложений.

В целом на пленарном заседании и двух секциях прозвучали около 30 докладов, а участниками конференции стали около 300 специалистов – представителей заказчиков (в том числе около 50% приехали из регионов), партнеров ЭОС, экспертов. Дипломантами конференции стали более 30 клиентов ЭОС, в числе которых – Совет Федерации и Государственная Дума Федерального Собрания РФ, Генеральная прокуратура РФ, ЦИК РФ, Минкультуры РФ, Банк России, Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова, Санкт-Петербургский государственный университет, 16 региональных органов власти и местного самоуправления, «Газпром газомоторное топливо», Казанский вертолетный завод, ОАО «Оборонстрой» и др. На выставке в фойе были представлены решения ЭОС и ее технологических партнеров.

По оценке участников и менеджмента компании ЭОС, юбилейная конференция получилась интересной и насыщенной. Мероприятие широко освещалось в СМИ.