В районных судах Барнаула создана комплексная система работы с документами

Перед судами стояла задача оснастить новое здание печатным оборудованием и организовать эффективный процесс офисного документооборота. При этом рабочие места судей и секретарей было необходимо оборудовать персональными печатными устройствами, а остальные сотрудники и посетители должны были получить авторизованный доступ к МФУ общего пользования с возможностью вести учёт всех выполняемых работ. Помимо этого, для работы на участке делопроизводства нужно было подобрать экономичное оборудование, способное печатать на бумагах разной плотности. 

Для решения поставленных задач заказчик провёл аукцион, согласно действующему ФЗ 94, в результате которого было выбрано комплексное программно-аппаратное решение Xerox. При реализации проекта партнёр компании Xerox – «НТЦ Галэкс» – спроектировал, внедрил и настроил полноценную систему офисной печати в соответствии с заявленными требованиями. Для работы судей и секретарей были поставлены монохромные принтеры Xerox Phaser 3435DN и Xerox Phaser 3250D с высокой скоростью работы и функцией автоматической двусторонней печати. Кроме того, на каждом из восьми этажей нового здания были установлены высокопроизводительные монохромные МФУ Xerox WorkCentre 5335 для коллективной эксплуатации сотрудниками судов и посетителями (участниками судебных процессов). 

Для разграничения доступа к МФУ, контроля и учёта всех выполняемых работ был внедрён программно-аппаратный комплекс YSoft SafeQ. С помощью этого инновационного решения была обеспечена обязательная авторизация каждого пользователя, производящего копирование, сканирование или печать, при помощи идентификационной карты доступа или личного PIN-кода. Благодаря этому система YSoft SafeQ одновременно обеспечивает защиту данных и собирает статистику по пользователям и отделам, учитывая, сколько отпечатков, копий и сканов отдельные сотрудники делают каждый день. Это позволило заказчику оптимизировать офисную инфраструктуру и значительно снизить объёмы печати. 

На участке делопроизводства было поставлено полноцветное МФУ Xerox ColorQube 9301. Благодаря твердочернильной технологии стоимость чёрно-белого отпечатка на оборудовании семейства ColorQube сравнима со стоимостью трафаретной печати, а издержки на полноцветную печать – с издержками на монохромную лазерную. 

В результате реализации проекта в новом здании судов Барнаула была создана гибкая, удобная и производительная система офисной печати, а сотрудники этих учреждений смогли пользоваться широким набором функций работы с документами. Вместе с тем возможности разграничения доступа к оборудованию, учёта и контроля процессов печати позволили заказчику оптимизировать издержки на документооборот.