Система Directum внедрена в ижевской компании ГидроТехАтом

ООО «ГидроТехАтом» специализируется на проектировании, изготовлении и поставке оборудования для объектов атомной энергетики и производства, а также осуществляет монтаж и пусконаладку промышленного отопительного оборудования. 

Важным шагом в развитии компании стало внедрение системы менеджмента качества (СМК). Однако необходимость фиксирования всех этапов деятельности привела к лавинообразному увеличению рутинных операций, связанных с подготовкой и оформлением бумаг. Для того чтобы построить эффективную СМК, которая способствовала бы росту компании, было принято решение о внедрении системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum. 

Интегратором проекта выступил генеральный партнер Directum – ООО «МайТэк», чьи специалисты обладают опытом реализации проектов на предприятиях производственной сферы.

За счет внедрения системы предстояло решить ряд задач:

• грамотно организовать и скоординировать документационное обеспечение работы подразделений;
• выстроить прозрачное управление взаимодействием между сотрудниками;
• предоставить руководству эффективный механизм управления и контроля над исполнением работ и функционированием системы управления качеством.

На сегодняшний день вся работа с организационно-распорядительными документами – от разработки приказов и распоряжений до ознакомления сотрудников с ними – ведется полностью в ECM-системе. Автоматизация охватила процессы канцелярии – делопроизводственным службам стало проще работать с входящей и исходящей корреспонденцией, осуществлять поиск документов и готовить отчетность по документообороту.

Управление договорными процессами также ведется в электронном виде на всех этапах: разработка проектов договоров, их согласование, утверждение и подписание ЭП с учетом полномочий. Directum обеспечивает хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств и архивное хранение. Для однотипных договорных документов ведутся шаблоны, использование которых сводит к минимуму риск возникновения ошибок.

Ведение комплектовочных ведомостей в Directum позволяет быстро оценить потребность в материалах, комплектующих и стандартных изделиях, а также определить примерную стоимость изготовления деталей для конкретной спецификации по договору. Кроме того, в ходе проекта автоматизированы процессы согласования счетов на оплату и формирования реестров платежей, отчетов о фактическом исполнении бюджетов.

Реализована интеграция с «1С: Бухгалтерия» в части переноса утвержденных счетов на оплату из DIRECTUM в платежное поручение в 1С.

Проект комментирует финансовый директор ООО «ГидроТехАтом» Дамир Галимов: «На сегодняшний день у нас внедрено 3 бизнес-решения: «Классическое делопроизводство», «Управление договорами», «Согласование счетов на оплату». 

Система Directum в «ГидроТехАтом» была внедрена за 3 месяца и обеспечила единое информационное пространство предприятия, включающее в себя структурированный электронный архив и настроенные типовые маршруты в более чем 10 бизнес-процессах. В настоящий момент в DIRECTUM работают все подразделения предприятия.