С7 сократила цикл документооборота с нескольких дней до часа

В группу компаний С7 входит более 20 юридических лиц. Все они ведут документооборот друг с другом и с внешними контрагентами. За год на печать порядка 35 000 первичных документов у группы уходило около 140 пачек бумаги. Это не только затраты на печать и доставку, но и ошибки в учетных системах, постоянные сверки, исправления, задержки согласования и оплаты услуг.

«Бумажные оригиналы от аэропортов зачастую приходили позднее, чем нужно. Мы не могли вовремя оплатить счет или выставить претензии, если данные в документах некорректны. Это нежелательно как для нас, так и для самих поставщиков. Чтобы решить эти проблемы, мы перешли на электронный документооборот», — поясняет Олеся Смирнова, руководитель проектов Директората анализа бизнес-процессов ЗАО «Группа компаний С7».

Компании группы С7 используют учетные системы 1Си OeBS. Проектная команда, в которую вошли специалисты С7 и оператора ЭДО СКБ Контур, разработала решение, которое стало распределительным центром для документов всего холдинга. На основе данных из учетных систем оно автоматически формирует электронные документы и отправляет их через сервис Контур.Диадок, а также распределяет входящие документы от поставщиков ответственным сотрудникам.

«Цикл документооборота занимает не более часа вместо нескольких дней. Мы без задержек оплачиваем счета поставщиков. Если раньше экономист обрабатывал счет-фактуру от крупного поставщика два часа, то теперь — 15–20 минут. Очень удобно, что документ, который выставила одна компания холдинга, зеркально отражается в системе другой компании, расхождения исключаются», — отмечает Олеся Смирнова.

«У авиакомпаний обширный документооборот с аэропортами. Каждый рейс сопровождается актом по форме С — это отраслевой документ, который выставляет аэропорт. Затем на основе актов он делает реестры услуг, которые авиакомпания сверяет со своими данными. На их основе формируются бухгалтерские закрывающие документы. При ЭДО все это происходит автоматически и в разы быстрее, чем на бумаге», — говорит Ольга Дудкина, руководитель проектов СКБ Контур.

Сегодня все компании холдинга ведут документооборот через Диадок. С7 перешла на ЭДО с восемью из 14 компаний по наземному обслуживанию, с которыми идет самый объемный документооборот. Остальные пока настраивают свои системы и бизнес-процессы для ЭДО. 80 % счетов-фактур от агентов по продаже билетов и 99 % договоров с агентами представляется в электронном виде. Планируется, что в 2016–2017 годах компания перейдет на ЭДО с половиной контрагентов-резидентов.