Ростовская-на-Дону городская Дума - выборный представительный орган местного самоуправления, действующий на основании Устава города Ростова-на-Дону. Городская Дума избирается на основе всеобщего равного и прямого избирательного права при тайном голосовании сроком на 5 лет. Численность депутатов городской Думы - 40 человек. На 2016 г. в Думе насчитывается 10 постоянных комиссий.
Число решений, принимаемых депутатами, постоянно растет. Так в 2015 г. было проведено 8 заседаний Думы и более 100 заседаний комиссий, на которых было рассмотрено в общей сложности более 200 вопросов. Очевидно, что для такой активной нормотворческой деятельности Думе необходимо было автоматизировать ключевые рабочие процессы: документооборот, подготовку и проведение заседаний.
Активная фаза информатизации в Ростовской-на-Дону городской Думе началась в 2011 году, когда был создан центр обработки данных, организован защищенный доступ к сети Интернет всех сотрудников аппарата, внедрена система электронной почты и календарного планирования.
Однако требовалось решение для автоматизации документооборота и нормотворческой деятельности. Такое решение было найдено. И при помощи специалистов компании «Тринити» были проведены работы по внедрению этого решения. Интегрированные системы – «Электронный документооборот», «Нормотворчество» и «Сопровождение заседаний» - позволили полностью автоматизировать работу с документами, подготовку и проведение заседаний.
Вся работа с документами: регистрация документов, наложение резолюций и поручений всеми руководителями, формирование исполнений, проектов ответных документов, согласование проектов документов, подписание документов руководителями происходит в электронном виде в СЭД. Бумажные документы присутствуют только при регистрации: входящие документы при регистрации превращается в электронные, а исходящие документы при регистрации превращаются в бумажные.
Система «Нормотворчество» предназначена для подготовки заседаний. Карточки повесток, протоколов, календаря заседаний и прочих документов автоматически формируются из системы документооборота и доступны депутатам удаленно. При регистрации всех последующих документов, связанных с инициирующим, они прикрепляются к вопросу автоматически. Из вопросов, находящихся на рассмотрении, формируются повестки заседаний. По каждому вопросу в соответствии с настройками в повестку автоматически отбираются нужные документы.
Для ознакомления участников заседаний с материалами (документами), используется инструмент рассылки ссылок, позволяющий зайти в WEB-форму модуля Нормотворчество с любого устройства, подключённого к сети Интернет.
Повестки вместе с документами передаются в систему «Сопровождение заседаний». Из системы сопровождения заседаний результаты передаются обратно в систему Нормотворчество, где автоматически формируется протоколы и решения заседаний.
«Решение, разработанное специалистами «Тринити», позволяет исключить необходимость создания большого количества бумажных копий документов, повышает оперативность в работе с документами - уточняет Танага Валерий Владимирович (специалист, осуществлявший внедрение всех компонентов информационной системы со стороны Ростовской-на-Дону Городской Думы). – Благодаря системам документооборота и нормотворчества фиксируются и рассматриваются все поступающие документы и обращения граждан. С новым решением работа депутатов стала эффективнее в связи с тем, что доступ к материалам заседаний появляется сразу после их публикации в системе. Появилась возможность отказаться от большого количества рутинных операций при подготовке заседаний и контролировать корректность предоставления материалов заседаний. Планируется интеграция используемой СЭД с системой делопроизводства в Администрации города, автоматизация процессов голосования и записи на выступление, использование в работе с СЭД электронно-цифровой подписи».
«Специалистам «Тринити» удалось создать комплексное решение, автоматизирующее весь процесс работы городской Думы. Необходимо было не просто автоматизировать отдельные процессы, но связать между собой несколько модулей, - рассказывает Неживых Игорь Анатольевич, руководитель Программного отдела ЗАО «Тринити Урал». В результате мы разработали полный набор инструментов для работы с документами - от регистрации документа до принятия решения по нему и создания нормативного акта в ходе заседания».
