Дверь в цифровой мир

Казалось бы, все просто: вставляешь документы пачкой в сканер и через несколько минут получаешь в системе электронного документооборота набор регистрационных карточек с автоматически заполненными полями, соответствующими данным в каждом документе. Это избавляет от необходимости вводить данные вручную. На деле же все происходит несколько иначе, как рассказали эксперты компании ЭОС, ведущего российского разработчика ECM-систем.

Временные затраты на сканирование без применения автоматизированных решений

Существуют две задачи, которые необходимо решить, чтобы ситуация стала похожей на описанную выше. Прежде всего, система должна научиться автоматически определять, где заканчивается один документ и начинается другой. Если система этого не умеет, ни о какой пачке документов в сканере речи идти не может – каждый документ придется сканировать отдельно.

Вторая задача – минимизировать время заполнения карточки с набором атрибутов документа. Ведь если перевести в цифровой вид надо два-три документа, времени это займет немного. Если же речь идет об оцифровке сотен документов, вопрос сокращения времени, затрачиваемого на эту процедуру, встает очень остро. Сегодня игроки рынка СЭД предлагают различные комплексные варианты решения этих задач, а некоторые, среди которых ЭОС – сразу несколько. Необходимость в разнообразии обусловлена тем, что у каждого из вариантов есть свои преимущества в сравнении с другими.

По воле потока

Первый, самый традиционный, это поточное сканирование. Этот метод позволяет полностью решить проблему с распознаванием границ документов. Для этого заранее готовятся штрих-коды, которые клеятся на документы, считываются сканером и в соответствии с ними загружаются в систему.

Процесс простой и достаточно удобный. Есть только одно важнейшее ограничение: при работе с большими объемами документов на подготовку штрих-кодов и их размещение на документах придется выделять отдельного сотрудника. Т.е. фактически разбор всех документов будет осуществляться в ручном режиме.

Если, к примеру, нужно будет разобрать 1 тысячу документов, то придется подготовить и наклеить 1 тыс. штрих-кодов. Так что поточное сканирование не позволяет полностью избежать ручной работы с документами. Хотя, конечно, этот метод оцифровки документов минимизирует влияние человеческого фактора при вводе атрибутов в карточку документов.

Правда, человеческий фактор все еще может проявиться при подготовке и размещении штрих-кодов – за этот процесс отвечает сотрудник, который всегда может ошибиться и наклеить штрих-код не туда. И все же для компаний, где объем оцифровываемых документов не слишком велик, данный метод вполне подходит.

Структурная схема работы опции «Поточное сканирование» от ЭОС

Освобождая руки

Второй вариант – это использование программно-аппаратного комплекса, включающего СЭД, поточный сканер и решение наподобие ABBYY FlexiCapture. Такой комплекс есть, к примеру, в линейке компании ЭОС.

Производитель ABBYY FlexiCapture обещает, что использование его решения позволит увеличить скорость ввода данных в ИТ-систему в 3-10 раз, а суммарные расходы на обработку документов сократить более чем на 50%.

Использование программно-аппаратного комплекса, включающего СЭД, поточный сканер и решение ABBYY FlexiCapture

Фактически FlexiCapture позволяет извлекать данные из документов, проводить рубрикацию и установку связи между объектами, маршрутизировать поступающие материалы в зависимости от содержания. Также есть возможность осуществлять ввод документов с удаленных станций сканирования – например, из филиалов, отделений и так далее.

Данное решение изначально ориентировано на оцифровку больших объемов документов, а значит подходят корпорациям, крупным компаниям, организациям, в чьей зоне ответственности находится работа с бесчисленными бумажными документами. Соответственно, такое решение сложно отнести к бюджетным – это, пожалуй, одно из самых существенных ограничений: если у Вас нет необходимости оцифровывать более 1 тыс. документов в день, покупать его, скорее всего, не целесообразно.

Еще одно ограничение связано с тем, что для настройки корректной работы системы придется сначала проанализировать существенный объем документов. FlexiCapture может работать как со структурированными, так и с неструктурированными документами, однако сначала необходимо выделить общие признаки, позволяющие отнести документ к той или иной категории, и создать шаблоны. В соответствии с ними и будут распознаваться данные.

Конечно, на это придется потратить время, но не нужно будет делать этого при каждом вводе документов, что является преимуществом по сравнению с обычным потоковым сканированием. Правда, как рассказали эксперты ЭОС, если список оцифровываемых документов будет расширен, шаблоны придется дорабатывать, что опять-таки потребует времени и усилий.

Третье ограничение связано с корректностью заполнения карточек документов. При распознавании есть ошибки, требующие ручной корректировки. Решить эту проблему можно за счет выставления коэффициента уверенности или сопоставления с уже введенными в систему данные. Так, если коэффициент уверенности будет выше 80%, данные будут считаться верными и пойдут в учетную систему. Сверка спорных данных с уже существующими также действенна: к примеру, если информация по контрагенту уже есть в системе, FlexiCapture автоматически подкорректирует данные.

В режиме экономии

Третий вариант решения задач по оцифровке бумажных документов – программные продукты на основе решений с открытым кодом. В рамках этого направления компания ЭОС предлагает интеграцию платформы для хранения и обработки данных eDocLib с Avantech ScanStation.

С помощью этого программного комплекса можно добиться снижения времени загрузки простых структурированных документов – например, бухгалтерских. Так как Avantech ScanStation – это решение на основе открытого кода, то оно обойдется существенно дешевле, чем FlexiCapture.

Обработка первичной бухгалтерской документации. eDocLib +ScanStation

Работа с Avantech ScanStation проста и интуитивно понятна – сканирование запускается одной кнопкой. А значит, сотрудники территориально распределенных компаний могут легко отправлять цифровые документы в головной офис, так как для этого не требуется высокой квалификации.

Архитектура решения eDocLib +ScanStation 

Однако и здесь есть ограничение: чтобы система распознала все данные, у документа должна быть четкая структура, хоть и не жесткая.

Резюме

Использование цифровых документов сегодня – это уже норма, к которой стремится большинство компаний и организаций. ЭОС для оцифровки предлагает несколько вариантов решений. Есть даже те, которые позволяют переводить в цифровой вид техническую документацию, распознавая гостированные элементы штампа.

Но чтобы не сработал принцип «проблема выбора нас погубит», необходимо четко представлять, какие именно типы документов необходимо будет оцифровывать и каков будет объем сканируемой документации. И в соответствии с этими вводными выбирать оптимальное решение – только в этом случае оно будет эффективным.