Syntellect и ECMGroup.Pro автоматизируют управление договорной деятельностью в EG Capital Partners

УК «EG Capital Partners» специализируется на доверительном управлении активами НПФ, частных клиентов и паевых инвестиционных фондов. С целью повышения управляемости компании, сокращения сроков обработки документов, а также оптимизации внутренних процессов согласования документации руководством компании было принято решение о переводе документационного взаимодействия в электронный вид. Внедрение системы электронного документооборота было выполнено компанией Syntellect при участии ECMGroup.Pro. В качестве платформы для будущего решения выбрана СЭД TESSA.

Благодаря проекту автоматизированы процессы обработки входящей и исходящей корреспонденции, договорных документов, а также назначения и контроля поручений.

В результате проекта сокращены сроки обработки документов (к примеру, достигнут нормативный срок согласования договоров - 4 часа), обеспечено формирование оперативной отчетности (по текущим задачам, статусам и срокам исполнения), надежное хранение и архивирование данных с историей их обработки.

Для сотрудников, работающих вне офиса, реализован функционал мобильного согласования. Данный модуль позволяет принимать участие в процессах согласования документов и исполнения поручений, используя мобильные устройства в любой точке мира, в т.ч. и в офлайн режиме.

Среди технологических особенностей проекта можно выделить:

- контроль на дубли при работе со справочником контрагентов;

- возможность создания маршрутов согласования с указанием срока для каждого согласующего, выраженного в % от общего срока обработки договора, с фиксацией просрочки в системе;

- настройку свыше 25 уникальных маршрутов согласования договоров;

- гибкую систему почтовых уведомлений для участников процессов согласования и подписания документов, исполнения и контроля поручений.

В дальнейшем планируется развитие функционала мобильного согласования, расширение систем отчетности и уведомлений, а также встраивание инструментария по контролю уникальности введенных данных в другие функциональные области системы.