ВТБ24 автоматизировал процессы административно-хозяйственной деятельности

В целях оптимизации затрат на  сопровождение операций по административно-хозяйственной деятельности (АХД) на обслуживание в Сервисный центр была переведена часть операций финансового департамента банка и бухгалтерской службы филиальной сети. В рамках проекта открытия Сервисного центра компания Syntellect (ООО «СИНТЕЛЛЕКТ») автоматизировала ряд бизнес-процессов административно-хозяйственной деятельности Банка, а именно:

• согласование актов ввода в эксплуатацию, актов списания объектов имущества в т.ч. автотранспорта, ТМЦ числящихся на складе, материальных ценностей (внесистемный учет);
• согласование документов по расчету с подотчетными лицами – целый комплекс процессов по согласованию распоряжений на выдачу денежных средств в подотчет (РВДС), авансовых отчетов (АО), заявок на командировку (ЗК), заявок на изменение параметров командировки (ЗИК), заявок на отмену командировки (ЗОК) и отчетов о командировках (ОК);
• согласование распоряжений на оприходование по поступающим первичным бухгалтерским документам.

В решении широко задействованы интеграционные возможности платформы TESSA. Так, например: проведена интеграция с учетной системой SAP АХД в части обмена финансовой информацией и с целью передачи результатов согласования для дальнейшего проведения документов; в части обработки распоряжений на оприходование реализована интеграция с ПО ABBYY FlexiCapture, что позволило распознавать скан-образы основных форм первичных бухгалтерских документов, приложенных к расходным распоряжениям и автоматически заполнять реквизиты карточки. Для учета физического хранения документов в TESSA реализованы рабочие места по созданию сшивов, настроена связка с системой управления архивом Банка, реализованная компанией Syntellect ранее на той же платформе.

Для контроля за процессами, а также с целью расчета KPI ключевых сотрудников, участвующих в процессах, запущен сервис создания комплекса статистических отчетов, который является одной из сильных сторон системы TESSA.

«Совместно с компанией Syntellect мы провели автоматизацию ряда бизнес-процессов по административно-хозяйственной деятельности Банка, что позволило нам оптимизировать эти процессы, сократить издержки и быстро подключить к работе новых специалистов в Сервисном центре. Интеграция с ПО ABBYY FlexiCapture дала возможность отказаться от ручного ввода данных ряда первичных документов в систему. После доработки происходит распознавание скан-образов первичных документов и автоматическое заполнение полей в системе. Система работает достаточно быстро, имеет удобный интерфейс, осуществляет функцию управления процессом согласования целого комплекса операций в части административно-хозяйственной деятельности», - говорит Оксана Апейкина, заместитель главного бухгалтера ВТБ24 (ПАО).

«Наша компания успешно сотрудничает с банком ВТБ24 с 2009 года. Отношения постоянно развиваются: текущие проекты углубляются, реализуются новые. Сегодня это новый проект автоматизации бизнес-процессов Финансового департамента Банка в части ведения АХД  на платформе TESSA, в результате которого около 3000 пользователей - сотрудников Банка получили доступ к новым функциям системы», - комментирует завершение проекта генеральный директор Syntellect Павел Каштанов.

За время сотрудничества банка ВТБ24 и компании Syntellect был создан и запущен в эксплуатацию целый комплекс автоматизированных решений на базе платформы TESSA, в т.ч. электронный архив клиентских и продуктовых досье, система управления логистикой и архивом бумажных документов, ряд бизнес-процессов Операционного департамента, связанных с обработкой документов на рассчетно-кассовое обслуживание, зарплатные проекты, кредиты, депозиты, досье проблемного актива, заявки на эквайринг, обработка и электронный архив документов валютного контроля с функционалом акцепта платежей, электронный архив запросов и ответов ФОИВ (ФССП и ФНС); ряд процессов Финансового департамента по согласованию договоров, распоряжений на оплату, корректировок лимитов, а также управление доверенностями и ряд других бизнес-процессов и подсистем.

В части решений активно задействовано ПО ABBYY для автоматической классификации и распознавания документов с целью оптимизации работы фронт-линии Банка, где производится первичная обработка и ввод документов в систему. TESSA интегрирована с более, чем 20 различными системами в инфраструктуре Банка, хранит и обрабатывает в общей сложности более 600 миллионов документов, с решениями на базе TESSA одновременно работают до 30 тысяч сотрудников в рамках централизованного решения. Новые процессы и сервисы, автоматизированные в рамках проекта оптимизации АХД, еще раз доказывают универсальность, надежность и достаточный запас прочности платформы для реализации большого количества разнообразных решений в рамках единой инсталляции.