Столпы цифровизации

Именно роли электронного документооборота было посвящено пленарное заседание конференции «Осенний документооборот – 2017», в рамках которого выступили специалисты компании ЭОС, представители Госдумы РФ и ряд экспертов в области ИТ. Как рассказал председатель совета директоров компании ЭОС Владимир Баласанян, для того, чтобы электронный документооборот стал основой для развития цифровой экономики в госорганах и бизнесе, должны соблюдаться несколько принципов.

Прежде всего, это концепция ИТ-независимости и импортозамещения. «У нас идут серьезные работы по импортозамещению, в том числе по интеграции с отечественными решениями. Так, сегодня есть масса интересующихся работой в Postgres-среде. Правда, сдерживающим фактором для заказчиков является отсутствие практического опыта в этой сфере», - отмечает генеральный директор ООО «Электронные Офисные Системы (Софт)» Андрей Козлов.

Кроме того, важным аспектом для цифровизации является и обеспечение доверия к электронным документам – для этого необходимы разработка нормативов, технологий, регламентов, которые обеспечивали бы достаточную степень доверия к электронному документу.

«Сегодня мы видим своей задачей участие в программе «Цифровая экономика», в разработке нормативов и технологий, которые позволят расширить использование электронных документов в деятельности государства и бизнеса», - отметил Владимир Баласанян.

При этом нельзя забывать и о б удобстве и функциональности решений. Именно поэтому ЭОС сейчас особое внимание уделяет эргономике, юзабилити и унификации решений. В ближайшей перспективе – обновление все линейки решений ЭОС, которое будет включать создание нового единого интерфейса, запуск унифицированного функционала. Обновленный интерфейс позволит создать общую экосистему документооборота.

На направления трансформации решений ЭОС влияют сразу несколько факторов. Как отметил Юрий Назаров, генеральный директор ЭОС ПВ, когда индустрия существует довольно долго, ее участники сталкиваются с необходимостью менять свои продукты в соответствии с современными запросами пользователей, иначе можно потерять клиентов. «Мы должны менять внешний вид брюк или приложения не потому, что это надо, а потому, что «такое сейчас не носят». Речь идет не о функционале, а о дизайне, способе построения приложения, - объясняет Юрий Назаров. - Пользователи привыкли к планарным сайтам и спрашивают, почему в приложении открываются лишние окна. Нам приходится под это подстраиваться, а если мы этого не сделаем, то продукт не будет востребован».

Второй момент, влияющий на направления трансформации решений, это изменение стиля управления, подхода пользователей к процессам. Переход от иерархической модели к матричной требует предоставлять пользователям больше информации. В иерархической модели у руководителя было несколько подчиненных, среди которых он и выбирал того, кому давать поручение – руководитель знал, насколько загружен тот или иной сотрудник. В матричной модели сотрудник может подчиняться сразу нескольким руководителям в рамках разных проектов, поэтому при выдаче поручений необходимо учитывать загрузку по всем проектам – эта информация стала критичной, поэтому в ЭОС работают над тем, чтобы предоставить ее пользователям.

«Сейчас недостаточно предоставлять потребителю просто статику. Ему нужно видеть процесс, связанные документы, нужна общая картина по всей экосистеме вокруг документа – говорит Юрий Назаров. – Даже подписывая платежку, пользователи хотят знать ситуацию по всему проекту, ведь задержка даже одного платежа – это стимул для исполнителя, если работы еще не доделаны».

При этом, как отмечает Юрий Назаров, все улучшения, в том числе касающиеся визуализации аналитики, не должны сказаться на производительности самой системы: «Нам нельзя замедлять работу системы. Наращивая функционал, губить скорость мы не можем. Мы к этому очень серьезно относимся. Ведь секунда, «съеденная» на принятии решения, это часы или даже дни в пересчете на простой всех задействованных в процессе сотрудников».

Такой подход распространяется на все продукты. Так, Евгений Червяков, заместитель генерального директора по разработке, рассказал, что основные направления развития EOS for SharePoint – эргономика и юзабилити.

«В первую очередь это касается дизайна: мы планируем модернизировать дизайн СЭД на SharePoint по аналогии с корпоративным порталом. Особенно это уместно в связи с тем, что СЭД и портал должны представлять единое комплексное решение. Кроме того, мы будем перепроектировать интерфейс в ряде областей,– рассказывает Евгений Червяков. – Что касается планов развития возможностей системы: практически все «простые» функции уже есть, так что теперь мы занимаемся добавлением сложных или неочевидных возможностей. Так, в ближайшее время в СЭД будут введены мультидолжности (таким образом решается проблема совмещения должностей одним пользователем), появится функция комплекта документов (например, одновременное согласование группы из десяти счетов) и т.д. Также будет оптимизирован ряд бизнес-процессов. В этой области упор сделаем на автоматизацию часто повторяемых действий. Кроме того, заметно расширится функциональность модуля управления совещаниями – появится возможность автоматизированного заочного голосования и другие функции».

Активная модернизация идет и в сегменте мобильных решений. «Наши мобильные приложения развиваются в нескольких направлениях. Это единый дизайн, создание понятного интерфейса, который не требует обучения, а также единая функциональность для всех ОС. Кроме того, мы перманентно наращиваем функционал приложений для обеспечения комфортной работы не только руководителей, но и таких ролей, как Исполнитель и Контролер. Основная идея нововведений заключается в том, чтоб направлять, сопровождать и информировать нашего пользователя на всем протяжении работы с документами. Вся информация будет представлена таким образом, чтоб пользователь сразу видел связанный с ней контент», - сообщил Артем Андреев, ведущий проектировщик корпоративных мобильных приложений.   

Проектная мощь

Кроме того, в ходе конференции «Осенний документооборот – 2017» был представлен ряд интересных проектов по внедрению СЭД и ECM-систем. Среди них – проекты по внедрению СЭД в Калининградской и Рязанской областях, EOS for SharePoint в бюро кредитных историй «Объединенное кредитное бюро» и так далее. Также было рассказано об опыте оказания госуслуг на базе решений ЭОС в Дагестане и Ростове-на-Дону.

Одним из представленных на конференции кейсов стал уникальный проект по созданию в компании SEVERIN DEVELOPMENT единой рабочей среды с помощью модуля «Корпоративный портал» EOS for SharePoint, нового продукта ЭОС. Данный проект для SEVERIN DEVELOPMENT стал продолжением сотрудничества компании с ЭОС в рамках развития решений на базе EOS for SharePoint. Внедрение нового модуля позволило заказчику получить простой, быстрый и удобный портал с уникальным дизайном. Теперь компания-заказчик может работать в единой среде с поэтажным планом офисов, справочником сотрудников, путеводителем по компании, включающем сайты подразделений, с проектами, а также проводить опросы сотрудников и получать обратную связь, которая необходима департаменту PR, и многое другое.

Среди перспективных проектов – автоматизация документооборота госорганов в Республике Дагестан. Здесь организован межведомственный электронный документооборот и межведомственное электронное взаимодействие, а также обеспечено оказание государственных и муниципальных услуг в электронной форме на базе единого решения – СЭД «ДЕЛО».

«Мы осуществляем перевод госуслуг всех госорганов региона в СЭД по аналогии с тем, как это ранее было сделано в Калининградской области. К концу года мы обеспечим возможность оказания госуслуг через систему «ДЕЛО» для всех органов власти Республики Дагестан, - рассказывает Андрей Козлов. - Также до конца года планируется осуществить бесшовную интеграцию местной АИС МФЦ с СЭД «ДЕЛО». Это обеспечит двустороннее электронное взаимодействие, что приведет к серьезной экономии времени и обеспечению более качественного и своевременного оказания госуслуг гражданам республики».

Недавно ЭОС выиграла конкурс на развитие проекта «Надзор» в Генеральной прокуратуре РФ, предполагающее обеспечение возможности подачи и обработки обращений граждан через Единый портал госуслуг.

«Это уникальный проект. Пока функционала для подачи жалобы через ЕПГУ нет ни у одного другого ведомства, Генпокуратура – первый пилотный проект в этом направлении, - уточнил Андрей Козлов. – Прокуратура получает огромное число жалоб, поэтому наличие подобного функционала для ведомства крайне важно».

В рамках этого проекта до конца года будут выполнены работы по модификации «Надзора» и интеграции его с ЕПГУ. Предстоит решить две серьезных задачи – обеспечить возможность подачи обращения гражданами и отслеживания статуса в личном кабинете заявителя, а также разработать функционал для удаленной записи на прием к прокурору через портал госуслуг.

«Мы рассчитываем, что демонстрация Генпрокуратурой нового функционала приведет к тому, что и региональные прокуратуры, и региональные органы власти также заинтересуются этим решением», - резюмировал Андрей Козлов.

Фото: компания ЭОС