Электронный документооборот на пороге цифровой эпохи

Владимир Баласанян, председатель совета директоров ЭОС, подчеркнул, что мы переживаем очень интересный период для российской экономики и в том числе – для IT-отрасли. То, что мы находимся на пороге перехода в цифровую экономику, естественно отражается на системах электронного документооборота, которые являются одной из основ цифровизации: наблюдается много различных изменений, генерируется множество планов и проектов.

По словам Владимира Баласаняна, существование СЭД немыслимо без развития инфраструктуры и соответствующего нормативного регулирования, поэтому данные вопросы надо решать параллельно. Сейчас же разработчики СЭД движутся куда быстрее, чем нормотворцы и создатели инфраструктуры.

Главные вопросы, которые необходимо решить в рамках процесса цифровизации, это обеспечение доверенной среды для СЭД и архивного хранения, а также создание единой инфраструктуры для обмена электронными документами на всех уровнях. Каждая из них требует решения специфических задач, и это довольно непростой процесс, требующий безотлагательной работы.

Уже в ближайшем будущем, по мнению г-на Баласаняна, можно ждать разительных перемен. Сами СЭД уже серьезно изменились. В частности, они стали гораздо интеллектуальнее, умнее, развиваются в соответствии с мировыми IT-трендами и запросами пользователей. К примеру, на форуме были представлены новые возможности решений EOS for Sharepoint, среди которых оптимизация назначения задач, гибкие маршруты и системы доступа и т.д. Также было рассказано о модуле для автоматизации управления совещаниями, о модуле управления проектами, о новых возможностях мобильных решений, представлен новый интерфейс АИС МФЦ ДЕЛО, возможности облачной электронной подписи.

А генеральный директор ЭОС ПВ Юрий Назаров раскрыл концепцию глобального документооборота и smart-систем – в том ключе, в котором эти понятия понимает компания ЭОС. Юрий Назаров уверен, что сейчас СЭД находит себе всё новые и новые применения. «В настоящее время системы СЭД окончательно утвердились в роли основных информационных систем организации. По нашему опыту, все организации, которые используют нашу СЭД «ДЕЛО» интегируют с ней все остальные решения. Доля сотрудников компаний, использующих СЭД, приближается к 100%», – отметил г-н Назаров. Следовательно, по его словам, растут требования заказчиков к функциональности, формам предоставления контента, юзабилити и мобильному доступу. Также во главу угла ставятся вопросы эффективности и масштабируемости систем, применения «умных» технологий и архивного хранения данных. С другой стороны, подчеркнул Юрий Назаров, производителю СЭД необходимо сохранять преемственность своих решений.

В ответ на эти запросы рынка в системе «ДЕЛО» появится подсистема управления проектами, новые формы предоставления контента (например, анализ обращений граждан и другие аналитические отчеты), будут применяться «умные» технологии: распознавание речи, система искусственного интеллекта и другие. Изменится и технология архивирования электронных документов.

На мероприятии были продемонстрированы интересные инновации – например, СЭД-бот для организации взаимодействия с сотрудниками, клиентами и контрагентами, основанный на технологиях искусственного интеллекта, и решение для автоматического аудита контрагентов. Обе инновации реализованы на базе EOS for Sharepoint и собственных разработок компании «Юниксофт».

Спикеры форума «Осенний документооборот» неоднократно подчеркивали, что системы электронного документооборота сегодня уже не ограничиваются функционалом СЭД, а берут на себя интеграционную функцию, становятся неким центром, вокруг которого выстраивается вся система цифровизации организации. В рамках этого тренда был представлен опыт интеграции электронного документооборота с другими ИТ-системами в торгово-производственной компании «ГАММА», рассказано о расширении области применения системы МЭДО.

Перспективной видится и интеграция СЭД и с BI-инструментами. Как отметил Александр Беляков, начальник департамента управления проектами ЭОС, за время работы в СЭД накапливается много данных, которые могут быть использованы для принятия решений и оценки состояния дел в организации. Эта информация может дать интересную картину происходящего в организации, но для этого нужно проводить ее анализ. Существующие в современных СЭД инструменты позволяют проводить анализ, но не слишком удобны и требуют трудозатрат для получения информации, так что интеграция с BI-системой будет весьма полезной. Это позволит изучать данные в разной степени детализации, используя многомерную структуру данных и получая всеобъемлющую картину. При этом сотрудники получат удобные средства визуализации данных, не требующие специальных знаний и умений для работы с ними.

Что касается вопроса хранения электронных документов, то он уже сейчас стоит достаточно остро, а в будущем проблема только усугубится. Причина в том, что с каждый годом количество источников, а также число и объем хранимых документов увеличиваются. В условиях текущего финансирования и методов хранения возможности архивов ограничены. Ситуацию надо менять, но пока технологического решения, которое бы удовлетворило все потребности и бизнеса, и регуляторов, не найдено. Однако сама проблема от этого актуальности не теряет и решать ее придется.

Заметим, что об актуальности вопросов, поднятых в рамках форума, свидетельствует число участников – их было более 500, что больше, чем на предыдущих мероприятиях. При этом сами сессии проходили в два потока, один из которых был посвящен использованию СЭД и ECM-систем в госорганизациях, а второй посвящен электронному документообороту в коммерческих структурах. Выступления вех экспертов, в том числе истории внедрений в отдельных компаниях и организациях, вызывали живой интерес и активно обсуждались на полях форума.