Якутский «Водоканал» внедрил СЭД

АО «Водоканал» – одно из крупнейших предприятий на территории Якутска. Оно осуществляет водоотведение и реализацию услуг водопровода и канализации более чем для 80 % жителей города. Кроме центрального офиса, предприятие имеет несколько удаленных подразделений – водозабор, станция очистки воды, транспортный цех и другие. Предприятие активно внедряет автоматизацию в рабочий процесс станций. Так, по состоянию на 2016 г. переведены в автоматический режим работы (диспетчерский контроль) с высвобождением обслуживающего персонала 31 КНС.

Управленческие процессы на предприятии также автоматизированы. В частности, в компании был организован электронный документооборот. Однако по мере развития предприятия используемая СЭД перестала соответствовать текущим задачам. В связи с этим было принято решение о переходе на другую систему электронного документооборота.

Выбор был сделан в пользу СЭД «ДЕЛО», разработанной компанией ЭОС. Одной из значимых для предприятия причин выбора стала предусмотренная в данном решении возможность удаленного подключения. Партнером по реализации проекта стала компания «Инфосистемы-КС».  

СЭД «ДЕЛО» позволила автоматизировать процесс регистрации входящих, исходящих, внутренних документов. При этом входящие документы подразделяются на несколько подгрупп в соответствии с источником поступления. Часть потока входящих документов регистрируется автоматически.

Система выделенного номерообразования предусмотрена для обращений граждан и документов по личному приему граждан. Кроме того, в СЭД фиксируются также служебные записки и договоры. В дальнейшем электронный документооборот охватит и другие категории документов.

Также в рамках проекта была автоматизирована выдача и контроль исполнения поручений руководства и обеспечен удаленный доступ к СЭД для сотрудников территориальных подразделений АО «Водоканал». Помимо этого, в СЭД происходит согласование и подписание проектов документов.

Благодаря СЭД организовано и документационное взаимодействие с органами власти и местного самоуправления. Для этого СЭД «ДЕЛО» была интегрирована с Системой межведомственного и межуровневого электронного документооборота органов государственной власти Республики Саха (Якутия) в части автоматической доставки и получения документов от участников МЭДО РС(Я).

Как рассказали участники проекта, в системе электронного документооборота АО «Водоканал» на сегодняшний день зарегистрировано 116 пользователей, включая сотрудников удаленных подразделений. Все они прошли курс обучения и работают в СЭД «ДЕЛО» через WEB-интерфейс. Руководитель предприятия использует для доступа в СЭД планшетное устройство, которое позволяет ему искать документы, просматривать их, выдавать поручения, контролировать исполнение, а также согласовывать и утверждать проекты документов с использованием электронной подписи.

В АО «Водоканал» отмечают, что внедрение новой СЭД привело к сокращению объема бумажного документооборота, минимизировало время, затрачиваемое на работу с документами, их доставку адресатам, а также оптимизировало работу с поручениями.

Проект завершился в июне текущего года, но уже есть планы по его развитию. В частности, планируется расширить количество групп документов, регистрируемых в СЭД, и запускать новые процессы.