Главная библиотека Алтайского края автоматизировала документооборот на базе СЭД «ДЕЛО»

КГБУ «Алтайская краевая универсальная научная библиотека им. В.Я. Шишкова» – крупнейший региональный культурный и просветительский центр, самая большая и одна из старейших библиотек на территории Алтайского края. В ее фондах почти 1,5 миллиона экземпляров печатных изданий и более 30 тысяч полнотекстовых электронных документов.

До внедрения СЭД весь документооборот в администрации библиотеки велся на бумаге. Основной объем «бумажной работы» ложился на плечи секретаря, который регистрировал входящие документы в журнале и передавал их на рассмотрение директору. После он делал копию документа с резолюцией руководителя и доводил его до исполнителя.

Оценив затраты времени и ресурсов на эти работы, а также их текущую эффективность, руководство учреждения приняло решение о переходе с бумажного на электронный документооборот. Перед специалистами «КС-Консалтинг» была поставлена задача внедрить СЭД таким образом, чтобы обмен документами ускорился, необходимость в бумажных журналах регистрации отпала, а отслеживание сроков исполнения стало более удобным и прозрачным.

Установку СЭД «ДЕЛО» выполнили сотрудники заказчика, а настройку системы и обучение пользователей — специалисты «КС-Консалтинг». Для секретаря и системного технолога было проведено индивидуальное обучение. Остальные пользователи прошли групповой двухдневный курс. 

В результате внедрения СЭД «ДЕЛО» в администрации библиотеки автоматизированы следующие процессы:

• регистрация документов;
• оцифровка входящей корреспонденции;
• рассмотрение документов и ввод резолюций;
• передача документов на исполнение;
• контроль сроков исполнения документов. 

Кроме того, на компьютеры всех пользователей, участвующих в документообороте, установлено приложение «Мониторинг документов», которое помогает своевременно получать информацию о новых документах и поручениях без входа в СЭД. Это собственная разработка компании «КС-Консалтинг». Также приобретена лицензия на опцию «Сканирование без распознавания», чтобы оцифровывать входящие документы при их регистрации и прикреплять скан-копии к карточкам в системе.