Документооборот на пути цифровой трансформации

Как отметил Владимир Баласанян, председатель совета директоров компании ЭОС, конференция «Осенний документооборот – 2021» прошла в переломный момент развития электронного документооборота. Почти три десятилетия он развивался преимущественно усилиями вендоров, и благодаря этому СЭД стали ключевым управленческим ресурсом каждой организации.

Однако дальнейшему развитию этого направления мешает ряд проблем, которые может решить только государство. Речь в первую очередь идет о создании национальной сети электронного документооборота, которая позволила бы всем организациям – независимо от их территориальной или ведомственной принадлежности – обмениваться электронными документами. Также важен и вопрос обеспечения сохранности электронных документов при их долговременном хранении.

Решение этих проблем, по мнению Владимира Баласаняна, требует новой нормативной базы и создания соответствующей технологической инфраструктуры. Сейчас можно констатировать, что наконец очередь до электронного документооборота дошла и государство активно включилось в работу. Об этом свидетельствует тот факт, что электронный документооборот вошел в число ключевых инициатив социально-экономического развития страны. Правительство самым активным образом инициировало масштабные проекты решения этих проблем. Речь о развитии системы МЭДО и создании центра хранения ЭД – ЦХЭД, а также о внесенном недавно в Госдуму законопроекте об электронных архивах.

Под госприсмотром

На конференции «Осенний документооборот – 2021» обсуждались важнейшие госинициативы, связанные с ЭД, тем более что они рождались и развивались при участии экспертов и аналитиков ЭОС.  

Так, Наталья Храмцовская, член ARMA International, ведущий эксперт по управлению документацией, ГК «ЭОС», к.и.н., рассказала о достоинствах, недостатках и рисках применения реестровой модели управления документацией и информацией. По мнению эксперта, необходим пересмотр практически всех аспектов теории и практики делопроизводства и архивного дела с учётом растущей роли реестров и коллективного характера работы с ними, а также потери значимости документов личного хранения и справок. Реестры могут помочь с решением проблемы доверия к электронным документам, включая проблему подтверждения во времени подлинности электронных документов, подписанных усиленными электронными подписями.

Елисей Иодковский, главный специалист по информационной безопасности ГК «ЭОС», рассказал об ожидаемых с нового года изменениях, связанных с электронными подписями, и об особенностях использования машиночитаемых доверенностей. Регуляторика, касающаяся машиночитаемых доверенностей, вступит в силу с 1 марта 2022 года, так что следующий год будет переходным: в это время можно будет работать как по-старому, так и с использованием машиночитаемых доверенностей. В числе серьезных изменений – необходимость обеспечить электронными доверенностями с перечнем полномочий не только топ-менеджеров организаций, но и остальных сотрудников. Ситуация осложняется тем, что, хотя до 2022 года осталось лишь несколько месяцев, некоторые вопросы в связи с машиночитаемыми доверенностями до сих не прояснены: существующие законные акты имеют верхнеуровневый характер, а единых стандартов пока нет.

Начальник отдела анализа и методологии ГК «ЭОС» Елена Антошечкина рассказала о развитии под контролем регуляторов версии МЭДО 2.7.1, появившейся в конце прошлого года. Андрей Шаров, начальник управления системной аналитики ГК «ЭОС», осветил вопрос, что такое заверяющая подпись в рамках МЭДО 2.7.1, с помощью которой можно отправлять сканы документов.

От теории к практике

Много внимания на конференции было уделено передовому опыту цифровой трансформации в крупнейших региональных и федеральных проектах. Один из них – цифровая трансформация органов прокуратуры на основе АИК «Надзор-Web». Дмитрий Антонов, начальник управления информационных технологий Генеральной прокуратуры РФ, рассказал, что благодаря проекту на сегодняшний день все органы прокуратуры РФ работают в едином контуре электронного взаимодействия. В системе ежемесячно регистрируется более 2,5 млн документов, в единой базе работают более 3,5 тыс. прокуратур, а общий объем хранимой информации превысил 10 Тбайт.

О внедрении АИК «Надзор-Web», но только в отдельно взятом регионе, говорила и Ирина Киреева, начальник отдела информационных технологий и обеспечения защиты информации Прокуратуры Ростовской области. Опытная эксплуатация решения здесь стартовала еще в 2018 году, и к середине 2020 года в Ростовской области к АИК подключены все 63 прокуратуры, обработано в картотеках около 1 млн документов, рассмотрено более 110 тыс. обращений граждан.

Олег Качанов, заместитель министра цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ, рассказал о создании Платформы обратной связи. Ее архитектура включает четыре основных компонента: обращения граждан, опросы и голосования, инциденты в соцсетях, госпаблики. Показатели эффективности внедрения ПОС четко прописаны: КПЭ внедрения, продвижения, функциональные КПЭ и показатели удовлетворенности граждан. Спикер также отметил, что ПОС может интегрироваться с уже используемыми в отдельных регионах грамотно разработанными и эффективными решениями.

Петр Николаев, заместитель министра инноваций, цифрового развития и инфокоммуникационных технологий Республики Саха (Якутия), рассказал о внедрении и обучении нейросети для классификации и аннотирования документов в СЭД. В республике действует ЕСЭД – кастомизированная система госуправления на базе СЭД «ДЕЛО», которая обрабатывает большой массив данных, организуя работу более 13 тыс. пользователей. Нейросеть должна взять на себя большую долю рутинного труда секретариата и руководства: по мере обучения результаты ее работы становятся все лучше, но процесс обучения еще не завершен.

Ксения Клиенко, представитель Департамента информатизации и связи Краснодарского края, осветила практику автоматизации органов государственной власти в регионе. Единая межведомственная система электронного документооборота Краснодарского края – ЕМСЭД КК – также основана на СЭД «ДЕЛО» и работает с 2018 года. На данный момент система внедрена в 31 ИОГВ, 780 подведомственных организациях, 10 МО, 62 администрациях – в общей сложности в 892 госорганах и организациях Краснодарского края. Тиражирование системы продолжается. В 2020 году наблюдался рост объемов отправленной корреспонденции, в 2021 году этот показатель продолжает увеличиваться. На работу с электронной подписью переведено 67 % администраций и 100 % краевых ОИВ. В 2021 году администрация Краснодарского края перешла на взаимодействие по МЭДО 2.7.1, в итоге уже отправлено более  7 тыс. писем.

В числе других интересных проектов на конференции были представлены результаты внедрения СЭД «ДЕЛО» в Ростовской области, которое стартовало еще в 2006 году. Сейчас в единой базе данных СЭД работает более 17,8 тыс. сотрудников из 3,5 тысяч организаций, а количество хранящихся в базе данных документов превышает 20 млн.

Технологическое развитие

Второй день конференции «Осенний документооборот – 2021» был посвящен тому, как компания ЭОС и ее партнеры отвечают на вызовы цифровой трансформации, меняя свои решения – зачастую весьма революционно.

Юрий Назаров, генеральный директор ГК «ЭОС», представил обзор программных продуктов ЭОС: СЭД «ДЕЛО», системы «Архивное ДЕЛО», линейки мобильных приложений EOSmobile, АИС «МФЦ ДЕЛО», системы управления контентом предприятия EOS for SharePoint и системы криптографического обеспечения «КАРМА» с модулем «Мониторинг и управление сертификатами ЭП».

Иван Скородумов, заместитель генерального директора ГК «ЭОС», рассказал о том, что в части разработки ядра инновационного решения «ЭОС Платформа» реализованы генерация и исполнение кода, открытый API GraphQL, генераторы форм и таблиц, библиотека визуальных компонентов, модуль аутентификации, конструктор бизнес-процессов, модуль полнотекстового поиска, а также поддержка разных языков и часовых поясов. «ЭОС Платформа» сейчас поддерживает отечественные и зарубежные дистрибутивы Linux, а также Windows (от Windows Server 2016), СУБД Postgres, SQL Server и Oracle, а также была апробирована на российских процессорах «Эльбрус» и «Байкал». Планы по данному решению таковы: модуль аутентификации уже включен в версию 20.2, модуль «Выбор из справочника» на Платформе и API GrapgQl появятся в версии 21.3 в 2022 году, а далее появится модуль работы с РКПД в СЭД «ДЕЛО» – также в 2022 году.

Анастасия Меницкая, бизнес-аналитик ООО «Масштабные решения», представила первое приложение, разработанное на «ЭОС Платформе» – «Архивное дело», которое представляет собой инструмент для ведения номенклатуры дел организации, учета документов архивного фонда, контроля сроков хранения и выделения документов к уничтожению. «Архивное дело» позволяет создавать типовые и примерные перечни документов со сроками хранения, производить поиск документов, массовый ввод и распознавание бумажных документов, вести хранилище электронных документов.

Парнеры ЭОС представили собственные решения. Так, Андрей Игнатов, менеджер продуктов АО «Актив-софт», рассказал о том, каким образом можно эффективно подписывать документы на мобильных устройствах. Антон Фролов, менеджер по работе с партнёрами СНГ Fujitsu, представил решения для оцифровки – сканеры cерии fi и программный комплекс Paper Stream.