«Осенний документооборот – 2024»: взгляд в будущее системы электронного документооборота

В год собственного 30-летия компания ЭОС, пионер российского рынка СЭД, подчеркнула свою роль в становлении и развитии этого сектора. Владимир Баласанян, председатель совета директоров ГК «ЭОС», отметил, что компания за время существования стала центром компетенций в ИТ-сфере: именно на ее базе в 2008 году был создан Технический подкомитет по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота».

К настоящему времени комитетом при участии ЭОС разработано 14 проектов стандартов, 9 из которых уже введены в действие. На данный момент у компании 7 тысяч клиентов в России и в странах СНГ, 300 партнеров и столько же сотрудников в Москве, Коврове, Минске и Уфе. При этом 38 субъектов РФ используют решения ЭОС для обеспечения ДОУ органов власти региона.

Акцент конференции «Осенний документооборот» был сделан на перспективах развития СЭД в контексте актуальных трендов. Генеральный директор «ЭОС ПВ» Иван Скородумов представил планы по передаче SDK платформы партнерам, созданию возможности разработки собственных модулей и расширению использования Low-Code и No-Code инструментов.

Он также подчеркнул введение в компании подхода БРПО (безопасная разработка программного обеспечения), что становится все более важным требованием для заказчиков. Цели этой инициативы – повышение защищенности решений, а также сертификация продуктов компании во ФСТЭК и ФСБ и процессов – во ФСТЭК. В будущем это обеспечит возможность выпуска новых версий без сертификации во ФСТЭК.

Также эксперт озвучил некоторые ближайшие планы. Среди них – выпуск до конца года решений АИС МФЦ и PKI сервис на «ЭОС Платформе».

Одной из определяющих тенденций в сфере СЭД стал рост актуальности мобильных решений. Артем Андреев, руководитель направления корпоративных мобильных приложений ГК «ЭОС», представил функциональное мобильное приложение «ЭОС Совещания», позволяющее участвовать в дистанционных совещаниях. По словам эксперта, наиболее востребовано подобное решение двумя категориями пользователей: менеджерами высшего звена и рядовыми руководителями. Для первых приложение решает задачи повышения удобства работы с материалами для совещаний, сокращения временных затрат и увеличения оперативности – приложение позволяет провести совещание не только из офиса и не ждать присутствия других участников. Рядовые же управленцы с помощью приложения могут повысить свою эффективность и производительность, получить более гибкое расписание, в том числе с учетом срочных встреч, и обеспечить себе мобильность. 

Одной из ключевых тем конференции стали вопросы долгосрочного хранения электронных документов. Им уделяется внимание каждый год, что обусловлено наличие ряда нерешенных отраслью регуляторных и технологических вопросов. Сергей Костоглод, заместитель руководителя Федерального архивного агентства, осветил позицию регулятора в этой сфере, а Анастасия Меницкая, руководитель направления разработки систем архивного хранения «Масштабные решения», подробно рассказала о функциональных модулях решения ЭОС «Архивное дело 7.1», включая «Архив НТД».

Также были затронуты вопросы импортозамещения как определяющего тренда развития рынка СЭД – об этом говорил Сергей Танцоров, руководитель департамента тестирования и сопровождения ГК «ЭОС». Он представил комплекс мероприятий, который может облегчить переход на стек отечественных решений, а также рассказал о том, как выстроить схему работы с учетом различных ответственных на каждом этапе.

Ряд экспертов в своих выступлениях коснулись вопросов применения ИИ. Так, выступление Натальи Храмцовской, члена ARMA International, ведущего эксперта по управлению документацией ГК «ЭОС», было посвящено в том числе внедрению искусственного интеллекта в архивах и службах управления документами в разрезе его пользы и рисков. Эксперт отметила, что ИИ открывает возможности освоения новых компетенций, повышения производительности труда, и, как следствие, может обеспечить рост зарплаты и статуса сотрудников архивов. Кроме того, новые профессиональные знания и навыки в сочетании с традиционными открывают широкие перспективы профессионального роста. Сильная сторона специалистов отрасли – понимание социально-правовых факторов, умение управлять информацией как имеющими юридическую и доказательную силу документами, умение мыслить в длительной перспективе более 10 лет.

Однако нужно понимать, что при этом придется существенно обновлять теорию и практику управления документами и архивного дела, а также систему подготовки и переподготовки специалистов отрасли. К тому же достаточно значительны риски сокращения рабочих мест. Что касается рисков генеративного ИИ, то в числе значимых – возможность «галлюцинаций», рост рисков утечек информации и попадания в зависимость от разработчиков и поставщиков. 

Также о возможностях ИИ говорил Олег Сажин, советник генерального директора «Контент ИИ»: его выступление было посвящено интеллектуальной обработке документов. С презентациями выступили также технологические партнеры ЭОС, ведущие российские разработчики системного ПО: «Группа Астра» (экосистема на базе ОС Astra Linux), «Открытая мобильная платформа» (мобильная ОС «Аврора»), «Базальт СПО» (ОС «Альт). Андрей Игнатов, руководитель проекта Рутокен База «Актив», рассказал об аспектах учета СКЗИ. 

Важной частью конференции стала секция «Экспертиза клиентов», на которой были представлены реальные примеры использования продуктов ЭОС в разных организациях, от государственных структур до крупных предприятий. На сессии были рассмотрены кейсы внедрения СЭД «ДЕЛО» в Федеральной службе по контролю за алкогольным и табачным рынками, в НИКИЭТ, одном из крупнейших в России ядерных конструкторских и научно-исследовательских центров, а также в ВНИИЖТ, крупнейшем научном и испытательном центре в области железнодорожного транспорта. Кроме того, были представлены результаты проектов в ряде регионов – в Иркутской области, в Краснодарском крае и в Ростовской области. Все презентованные проекты подтвердили эффективность и востребованность решений ЭОС в современном бизнесе и государственном управлении.

Еще две сессии шли параллельными потоками. Они были посвящены решениям для МФЦ и для учебных заведений.

«Осенний документооборот – 2024» закрепил позицию ЭОС как лидера в сфере СЭД, сфокусировав внимание на ключевых трендах, перспективах и инновационных решениях, что делает конференцию важной платформой для обмена опытом и обсуждения будущего отрасли.