Электронный документооборот для вуза

НГТУ является одним из крупнейших вузов Поволжья. Большие объемы документов, ежедневно циркулирующие в университете, требовали более оперативной их обработки, поэтому решено было автоматизировать все основные работы с документами. Инициаторами проекта автоматизации в начале 2006 года выступили ректор НГТУ Виктор Кириенко и проректор по информатизации Игорь Мерзляков. В результате анализа различных подходов к организации электронного документооборота и имеющихся программных пакетов в качестве базовой платформы было выбрано программное обеспечение IBM Lotus Domino/Notes, ядра комплексной системы - CompanyMedia.

CompanyMedia – это программная система, включающая компоненты, автоматизирующие делопроизводство и документооборот («CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Договоры», «CompanyMedia-Библиотека электронных документов», «CompanyMedia-Факс»), управление персоналом («CompanyMedia-Управление персоналом»), техническую поддержку («CompanyMedia - HelpDesk»), бизнес-процессы («CompanyMedia – Клиенты и контакты», «CompanyMedia-Заседания». «CompanyMedia-Планирование» и др.).

Работы по созданию в университете системы электронного документооборота начались в январе 2006 года. Проект перехода на электронный документооборот включал несколько этапов.
В марте с целью детального опробования функционала и подтверждения правильности сделанного выбора в опытную эксплуатацию запущена система «CompanyMedia-Заседания». Система «CompanyMedia-Заседания» предназначена для автоматизации процесса документооборота, сопровождающего проведение заседаний коллегиальных органов управления вуза, а именно для решения таких задач, как: планирование и подготовка заседаний и совещаний; предоставление руководителям удобных средств анализа решений предыдущих совещаний; контроль исполнения решений, принятых по итогам проведения совещаний.

В апреле, после завершения пилотного проекта, руководство НГТУ приняло решение о полномасштабном развитии системы. Развернуты «CompanyMedia-Делопроизводство» (данная система обеспечивает автоматизацию процессов: приема, обработки и распределения поступающей корреспонденции; подписания, регистрации и рассылки исходящей корреспонденции; подписания, регистрации и отправки внутренних и организационно-распорядительных документов; переписки между организациями и отдельными подразделениями) и «CompanyMedia-Портал» (универсальное рабочее место). В работе был задействован ряд ключевых подразделений НГТУ.

С началом учебного года в сентябре 2006 г. продолжилось развитие системы на все факультеты, отделы и службы университета. Были проведены конфигурирование и адаптация системы, подготовлены типовые шаблоны документов, свыше 70 пользователей прошли обучение работе в системе электронного документооборота.

На данный момент в университете автоматизировано 80 рабочих мест. В электронном виде осуществляются такие процессы, как:
· создание, согласование, утверждение, регистрация документов;
· создание резолюций по документам и контроль их исполнения;
· планирование и организация заседаний ректоратов и ученого совета университета.

В системе ведется работа с организационно-распорядительными, входящими и исходящими документами.

В дальнейшем система будет развиваться в следующих направлениях:
· внедрение системы «CompanyMedia -Договоры» (система предназначена для ведения реестра договоров, контроля исполнения относящихся к ним поручений);
· установка системы мгновенного обмена сообщениями и web–конференций.