В Минприроды теперь работает DocsVision

Министерство природопользования, лесных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Башкортостан — республиканский орган исполнительной власти, осуществляющий управление в сфере изучения, использования, воспроизводства, охраны природных ресурсов, охраны окружающей природной среды и обеспечения экологической безопасности в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан. Министерство имеет разветвленную структуру, куда помимо центрального аппарата в городе Уфа входят территориально удаленные подразделения, расположенные в других населенных пунктах республики.

Учебно-технический центр «БашТехИнформ» входит в состав республиканского научно-технологического и информационного комплекса «Баштехинформ» Академии наук Республики Башкортостан, основанного в 1963 году как Дом научно-технической информации.

Решение о внедрении системы управления документами и деловыми процессами было принято в Минприроды целях эффективного управления деловыми процессами обработки документов и контроля за их выполнением, а также автоматизации основных процедур делопроизводства. К настоящему времени возникла необходимость такого проекта, также появились бюджетные средства на его осуществление.

По результатам конкурса, договор на поставку и внедрение системы был подписан с партнером DocsVision в Уфе и Республике Башкортостан - учебно-техническим центром «БашТехИнформ» в июне 2006 года. Напомним, что система DocsVision – программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных решений по управлению документами и бизнес-процессами, повышающих эффективность работы предприятия. Система предоставляет возможности для автоматизации регистрации, хранения, движения, исполнения и поиска документов, а также для создания формализованных автоматизированных бизнес-процессов и контролем над ходом их выполнения. Партнером DocsVision «БашТехИнформ» является с января 2006 года. В рамках внедрения этого решения специалистами учебно-технического центра «БашТехИнформ» проводятся такие виды работ, как экспертиза, анализ, проектирование, разработка системы и ввод ее в действие, а также сопровождение готового решения.

Как рассказал начальник департамента проектных решений «БашТехИнформ» Алексей Кизин, с этим заказчиком интегратор работает впервые. Конкурентами по проекту были несколько российских компаний-производителей систем и их уфимские партнеры. «БашТехИнформ» удалось выиграть конкурс по причине лояльного отношения заказчика к самой системе DocsVision.

В ходе проекта была развернута и сконфигурирована платформа DocsVision, произведены типовые настройки стандартных приложений системы DocsVision «Делопроизводство» и «Управление процессами», а также автоматизированы ряд важных для Министерства процессов управления документами: согласование проектов внутренних и исходящих документов, маршрутизация входящих документов в папки подразделений получателей, согласование и маршрутизация служебных записок. В автоматизированных процессах задействованы функции DocsVision по работе с электронно-цифровой подписью (ЭЦП) и средства шифрования. Было проведено обучение пользователей по работе с системой. В проекте были задействованы 3 специалиста интегратора и один - со стороны заказчика.

В рамках проекта также был произведен перенос данных из ранее использовавшейся системы регистрации входящей и исходящей корреспонденции в канцелярии Министерства. Как отметил Алексей Кизин, по согласованию с заказчиком более подробная информация об этом продукте не раскрывается. Известно, что это была система делопроизводства одного из российских поставщиков. В настоящее время DocsVision в Минприроды ни с каким другим продуктом не интегрирована.

В настоящий момент с системой электронного документооборота на основе DocsVision работают до 50 человек, обученных «БашТехИнформ». Пользовательских мест в системе порядка 100. Распространением клиентов на рабочие места занимались специалисты заказчика. В планах - подключение к системе удаленных пользователей в территориально удаленных подразделениях Минприроды.

Кроме того, в планах развития СЭД в Минприроды предполагается создание электронного архива документов, автоматизация работы со специализированной документацией, сбор и консолидация отчетности от территориально удаленных подразделений и увеличение числа пользователей.

Это не первый проект учебно-технического центра «БашТехИнформ» по внедрению данного продукта. В частности, в октябре 2006 года система DocsVision была установлена в «ЮНГ НТЦ Уфа». Согласно договору, «БашТехИнформ» поставил 100 лицензий DocsVision. Внедрение системы специалисты заказчика выполнили самостоятельно. В рамках проекта «БашТехИнформ» также оказывал консультационные услуги и услуги по технической поддержке системы DocsVision, включая рекомендации по описанию и автоматизации бизнес-процессов. Среди других интеграторов, в сферу компетенции которых входит установка DocsVision, - нижегородская компания «Кродо». Недавно она приняла участие в проекте по внедрению DocsVision в НПИ «Нижегороджелдорпроект» (см. выпуск новостей от 13 декабря 2006 г.).