«Одно окно». Распахнули в Пензенской области

Нижегородская компания «Программа-Т» специализируется на управленческом консалтинге и комплексном обеспечении управления предприятием на основе информационных систем. Основные направления работы - организация коллективной работы и документооборота, оперативное управление производством, управление проектами, анализ информации на базе OLAP-технологий. «Программа-Т» является авторизованным центром компетенции ЗАО «Компания ИнтерТраст» в Нижнем Новгороде, осуществляя поставку и поддержку систем электронного документооборота CompanyMedia - OfficeMedia на базе Lotus Domino, IBM Business Partner (программное обеспечение IBM - Lotus Domino/Notes), Microsoft Business Partner, дилером Consistent Software (САПР, ГИС, дизайн и т.д.) и региональным центром компетенции proSystem (LS Production Network) Sys-Pro GmbH в Нижегородском регионе по внедрению и поддержке автоматизированной системы оперативного управления производством (MRP-II, MES) LS Production Network.

Сотрудничество компании «Программа-Т» и правительства Пензенской области началось несколько лет назад. Когда в правительстве прорабатывался вопрос комплексной автоматизации документационного обеспечения управления, было принято решение ориентироваться на систему, базирующуюся на платформе IBM Lotus Domino/Notes. В качестве прикладного программного обеспечения было выбрано решение ЗАО «Компании ИнтерТраст» CompanyMedia. В сентябре 2004 года правительство Пензенской области приобрело базовое программное обеспечение IBM, были установлены серверная и клиентская части, развернута система внутренней электронной почты и календарного планирования более чем на 50 рабочих местах. В 2005 году стартовал проект по внедрению CompanyMedia с помощью компании «Программа-Т». Закупка и внедрение системы были осуществлены по маркетинговой программе CompanyMedia-StarterPack, которая представляет собой фиксированный набор лицензий на выбранную систему, услуг по обучению, консалтинговое сопровождение и технические консультации на период опытной эксплуатации. После поставки программного обеспечения отдел информатизации правительства Пензенской области прошел обучение в центре обучения и тестирования «ИнтерТраст». В системе были организованы регистрация документов, создание резолюций и контроль их исполнения. В дальнейшем планируется развитие системы CompanyMedia как в плане расширения количества рабочих мест, так и в плане наращивания функциональных возможностей (в первую очередь системы «СМ-Договоры» и «СМ-Обращения граждан»).

В рамках очередного ИТ-проекта для правительства Пензенской области был запущена информационная система «Одно окно» - инструмент регистрации, обработки и контроля обращений в службу «одного окна». Как сообщил начальник отдела внедрения компании «Программа-Т» Семен Орешин, система является модулем программного продукта DIS:class (Электронная канцелярия), работающего на платформе IBM Lotus Notes/Domino. Это решение - разработка московской компании ЗАО «Научно-технологический центр ИРМ» (НТЦ ИРМ). DIS:class представляет собой технологию классического российского делопроизводства со сквозным контролем исполнения документов (в том числе в территориально-удаленных подразделениях, филиалах) и позволяет автоматизировать основные функции канцелярии, общего или организационного отделов, секретарей и помощников руководителей – регистрацию, обработку и контроль исполнения документов. В функциональном составе DIS:class, помимо решения «Одно окно» - автоматизированные технологии регистрации, обработки и контроля служебной переписки между организациями «Служебная корреспонденция», распорядительных документов «Решения и распоряжения», обращений, жалоб и заявлений граждан «Письма граждан».

«Данный проект в Пензенской области стартовал в феврале 2008 года. Первым этапом работы было информационное обследование процесса выдачи документов в администрации Пензенского района Пензенской области. Мы участвовали в данном проекте как суб-подрядчики. Совместно с сотрудниками НТЦ ИРМ наши специалисты произвели конфигурирование системы под конкретные задачи оказания услуг населению по выдаче документов (справки, свидетельства и пр.) в администрации этого района. Затем наши специалисты спроектировали и настроили Notes-сеть для работы будущей системы «Одно окно». В мае 2008 года произошло официальное открытие «МФЦ (многофункциональный центр) по выдаче документов населению, вместе с ним началась опытная эксплуатация системы «Одно окно», - рассказал Семен Орешин.

Как сообщается на сайте компании «Программа-Т», система «Одно окно» позволяет вести дело нескольким сотрудникам. Изменение какой-либо информации по введенному делу разрешено только привязанным сотрудникам. Это предусмотрено для контроля ответственности и конфиденциальности. Во многих подсистемах используются специальные инструменты обработки большого объема информации за короткое время, что позволяет значительно повысить производительность сотрудников и пропускную способность предприятия по выполнению услуг. Например, при заполнении ФИО заявителя эта информация попадает во многие документы, которые необходимы для выполнения услуг. Также система содержит инструменты контроля тарифов на выполнение всех услуг. Эта информация используется на этапе приемки дела и позволяет автоматизировать процесс подготовки квитанций и дальнейшее расщепление принятых платежей по соответствующим организациям. В системе реализован инструмент приемки дел, контролирующий работу сотрудника в режиме диалога. На каждом этапе приемки система выводит подсказки по любым видам документов и проверяет наличие необходимого набора документов для исполнения любого вида услуги. Для ввода свойств документов используются алгоритмы массовой обработки параметров, что увеличивает производительность сотрудников в несколько раз. Данное рабочее место позволяет печатать любые необходимые документы уже в заполненном виде, такие как: заявления, квитанции, справки и т.п. Такой подход также ускоряет процесс приемки дел, т.к. избавляет заявителей заполнять бланки собственноручно. Окончанием этапа приемки дел является печать и подпись договора на исполнение заказанных услуг, что также происходит в рамках данной системы. Еще один инструмент - обработки документов - предназначен для контроля прохождения дела по инстанциям. В данной подсистеме происходит регистрация документов, полученных по завершению тех или иных услуг, а также производится контроль временных рамок исполнения всех услуг. Рабочее место обработчика также как и рабочее место приемщика оснащено инструментами массовой обработки документов и их характеристик для печати соответствующих входящих документов в те или иные инстанции, например, заявления. В системе также реализовано рабочее место сотрудника отдела выдачи документов. Данный этап в документообороте является заключительным. В этот момент происходит передача результатов выполнения тех или иных услуг заявителю с помощью определенных указаний выдаваемых системой.

12 июня 2008 года система была передана в опытную эксплуатацию. «В системе работают свыше 50 пользователей. Рабочие места располагаются на территории Пензенского района и имеются в каждой поселковой администрации. В дальнейшем планируется модификация системы с учетом дополнительных требований заказчика, построение специфичных отчетов. В период опытной и в дальнейшем промышленной эксплуатации нами будет осуществляться поддержка технических и предметных администраторов, а также конечных пользователей системы «Одно окно», - продолжает Семен Орешин.

В число клиентов ООО «Программа-Т» также входят Администрации города Пензы, городов Заречный и Кузнецк Пензенской области, Волго-Вятская академия государственной службы, Нижегородский государственный технический университет им. Р.Е. Алексеева (НГТУ), Волжский государственный инженерно-педагогический университет (ВГИПУ), ОАО «Дробмаш», ОАО «Пензадизельмаш», Новочеркасский электровозостроительный завод и др.

Например, в Администрации г. Пензы силами «Программа-Т» в ноябре 2006 года были внедрены и запущены в опытную эксплуатацию две подсистемы СЭД CompanyMedia – «CompanyMedia-Делопроизводство» и «CompanyMedia-Обращения граждан». В январе 2007 года система была введена в промышленную эксплуатацию, было принято решение о ее дальнейшем развитии. Летом 2007 года Администрацией города была приобретена система мгновенных сообщений и собраний – IBM Lotus SameTime (см. новость дайджеста от 7 декабря 2007 г.). В ближайшее время планируется организация электронного взаимодействия СЭД Администрации г. Пензы с системой документооборота правительства Пензенской области.

Город Заречный – крупнейший промышленный центр Пензенской области - принял решение о внедрении CompanyMedia летом 2005 года. На сегодняшний автоматизированы процессы создания, регистрации, согласования, утверждения документов, а также создания резолюций по документам и контроля их исполнения. Следующим шагом станет организация системы общегородского электронного оборота документов, осуществление которого позволит сэкономить материальные ресурсы и время, отслеживать прохождение того или иного документа по различным инстанциям.

Работы по созданию системы электронного документооборота в НГТУ начались в январе 2006 года. В качестве базовой платформы было выбрано программное обеспечение IBM Lotus Domino/Notes, ядра комплексной системы - CompanyMedia. Проект перехода на электронный документооборот включал несколько этапов. В марте 2006 года с целью детального опробования функционала и подтверждения правильности сделанного выбора в опытную эксплуатацию была запущена система «CompanyMedia-Заседания». Затем, в апреле 2006 года, руководство НГТУ приняло решение о полномасштабном развитии системы. Были развернуты «CompanyMedia-Делопроизводство» и «CompanyMedia-Портал» (универсальное рабочее место). С началом учебного года, в сентябре 2006 года, продолжилось развитие системы на все факультеты, отделы и службы университета. Были проведены конфигурирование и адаптация системы, подготовлены типовые шаблоны документов, свыше 70 пользователей прошли обучение работе в системе электронного документооборота. На данный момент в университете автоматизировано 80 рабочих мест. В дальнейшем предполагается внедрить систему «CompanyMedia-Договоры» и систему мгновенного обмена сообщениями и web–конференций (см. новость дайджеста от 24 января 2007 г.). Напомним также, что 8 ноября 2007 года НГТУ совместно с ЗАО «Компания «ИнтерТраст» и «Программа-Т» провел в Нижнем Новгороде семинар «Автоматизация документационного обеспечения управления» (см. новость дайджеста от 23 ноября 2007 г.).

В ВГИПУ автоматизация работы с документами с помощью этих же информационных продуктов началась с декабря 2006 года. Был запущен пилотный проект на 12 рабочих мест «CompanyMedia-Делопроизводство» и «CompanyMedia-Портал». В феврале 2007 года после апробации пилотного проекта руководство ВГИПУ приняло окончательное решение о полномасштабном развитии системы электронного документооборота на 60 ключевых рабочих мест университета.