Органы исполнительной власти республики Карелия внедряют электронный документооборот на базе системы «ДЕЛО», разработанной компанией «Электронные Офисные Системы»

В рамках концепции формирования электронного правительства Карелии, Администрация республики выделила три основных направления работы: повышение открытости информации о деятельности органов власти, оказание государственных услуг в электронном виде и внедрение систем электронного документооборота.

Создание единой системы документооборота органов исполнительной власти Карелии были включены в «Программу информатизации республики Карелия». Проект стартовал в 2007 г., когда заказчик приобрел первые рабочие места системы «ДЕЛО» и начал работы по организации каналов связи между Администрацией Главы республики, министерствами экономики, финансов и образования.

Проект внедрения СЭД разбит на три этапа. На первом планируется автоматизация регистрации документов в четырех ведомствах. На втором – организация обмена электронными образами документов. На третьем – внедрение и подключение к единой системе документооборота всех органов исполнительной власти республики.

На каждом этапе одновременно решаются несколько задач: организация каналов связи, изучение существующих документопотоков, приобретение компьютерного оборудования и лицензий на программное обеспечение, принятие организационных решений и обучение сотрудников.

В течение 2009 года Администрация Главы республики в рамках первого этапа проводила опытную эксплуатацию системы электронного документооборота, построенную на базе системы «ДЕЛО». При этом Администрация, совместно со специалистами Петрозаводского государственного университета, организовала анализ документопотоков, разработку и тестирование оптимальных технологических и организационных решений.

Людмила Косюк отмечает (см. http://www.gov.karelia.ru/gov/Leader/Inform/Egov/091215_adm.html), что управлением документооборота Администрации, совместно с Государственным архивом Республики Карелия разработана новая номенклатура дел, которая позволяет унифицировать межведомственный обмен документами. Теперь эта номенклатура дел предлагается органам исполнительной власти Карелии как основа при разработке ведомственных номенклатур.

На сегодняшний день вся входящая и исходящая корреспонденция, проходящей через управление документооборота Администрации, регистрируется в системе «ДЕЛО». В Министерстве финансов Республики Карелия, а также в Отделе по работе с обращениями граждан и Протокольном отделе Администрации, завершается опытная эксплуатация системы.

Сейчас в органах власти республики установлено 154 рабочих места системы «ДЕЛО». С мая 2009 г. в единую базу данных документооборота внесена информация о 21 тыс. документов (учётные и контрольные карточки, резолюции, информации о выполнении, отметки исполнителей, связь с другими документами).

«Накопленный Администрацией Главы республики опыт внедрения системы «ДЕЛО» показывает, что основные проблемы перехода к цифровым технологиям связаны с необходимостью неизбежной оптимизации существующих деловых процедур организации документооборота и делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Карелия, а также с инертностью мышления специалистов и руководителей подразделений. Тем не менее, при наличии мотивации и грамотных организационных решениях, внедрение проходит успешно. Так, например, специалистам управления документооборота Администрации, через которых проходит основная масса всех документов органов исполнительной власти республики, для овладения новой системой регистрации документов потребовалось всего три недели», – говорит Людмила Косюк (см. http://www.gov.karelia.ru/gov/Leader/Inform/Egov/091215_adm.html).

По итогам опытной эксплуатации СЭД «ДЕЛО» в Администрации и Министерстве финансов Карелии отмечено, что это решение зарекомендовало себя как достаточно надежный и гибкий инструмент, который позволяет оптимизировать административные процедуры. Поэтому заказчик принял решение о том, с начала 2010 г. в полном объеме в СЭД начинается регистрация документов трех органов власти: Администрации Главы республики, Министерстве финансов и Министерстве экономического развития. А с 1 апреля 2010 г. в единую систему электронного документооборота будет включено Министерство образования.

В дальнейших планах – переход к полномасштабному межведомственному документообороту между Администрацией и министерствами, что потребует приобретение дополнительных рабочих мест СЭД «ДЕЛО», организации защищенных каналов связи, приобретении системы поточного сканирования документов, и расширения использования ЭЦП.

При этом Людмила Косюк говорит (см. http://www.gov.karelia.ru/gov/Leader/Inform/Egov/091215_adm.html) о том, что учитывая ограниченные возможности бюджета республики в 2010 году, неизбежно придется корректировать содержание мероприятий «Программы информатизация республики», определив приоритетным направлением начало промышленной эксплуатации системы электронного документооборота, так как эта система является ключевым элементом электронного правительства.