Система ЛЕТОГРАФ внедрена в Объединенной химической компании

«Объединенная химическая компания» была создана в Казахстане в 2008 году. Основная цель деятельности предприятия - разработка и реализация инвестиционных проектов в химической отрасли страны. Уже на этапе создания компании руководство приняло решение о необходимости внедрения системы электронного документооборота. Данная система должна была обеспечить эффективную обработку входящей и исходящей документации, предоставить автоматизированные механизмы контроля исполнения поручений и учета документов. Фактически, решение об автоматизации подтверждало системный подход руководства предприятия к организации бизнес-процессов.

В качестве ключевых задач будущей системы руководство предприятия определило:

° реализацию эффективных механизмов контроля исполнения поставленных задач и повышения исполнительской дисциплины персонала,

° обеспечение высокой скорости согласования исходящей документации, и соответственно, реакции компании на входящую документацию,

° обеспечение оперативности и качества обработки документов.

При выборе программного решения для построения системы документооборота был сформулирован ряд технических требований. Перечень требований включил в себя обязательное наличие механизма построения отчетов; перспективные возможности интеграции решения с ПО Lotus; возможность проведения в дальнейшем дополнительной настройки системы силами специалистов заказчика.

Рассмотрев решения для автоматизации документооборота, представленные на рынке, специалисты предприятия выбрали систему ЛЕТОГРАФ. Ключевыми факторами выбора стали успешный опыт использования этой системы в одной из сестринских компаний заказчика в сочетании с существующими возможностями гибкой настройки системы, а также богатый опыт специалистов ЛЕТОГРАФ по реализации проектов аналогичной сложности.

В течение месяца на предприятии были внедрены основные функциональные блоки программного решения «ЛЕТОГРАФ.Основа». Данный программный продукт является веб-решением и предназначен для автоматизации стандартных процедур документооборота, таких как регистрация и согласование документов, поддержка электронного архива и контроль исполнения поручений. Значимым преимуществом для заказчика стали возможности дальнейшего развития функциональности решения за счет использования интеграционной платформы ЛЕТОГРАФ.Ансамбль, которая позволяет организовать эффективное взаимодействие с любой информационной системой. Настройка системы была проведена однократно на основном сервере, а дальнейшая работа сотрудников заказчика осуществлялась путем доступа к системе через веб-браузер с любого компьютера, подключенного к серверу.

В декабре 2009 г. система сдана в промышленную эксплуатацию. В результате проекта внедрения были автоматизированы основные функции документооборота ТОО «Объединенная химическая компания». В настоящее время документы предприятия хранятся в электронном архиве, доступ к которому в соответствии с прописанными ролями имеют все сотрудники организации. Процессы согласования исходящей документации и регистрации входящей документации проходят максимально оперативно. Налажен механизм контроля исполнения поручений. Благодаря гибкой настройке отчетов по заданным параметрам у руководства появилась возможность контролировать ход исполнения документов в режиме реального времени.

«Разрабатывая решение «ЛЕТОГРАФ. Основа» мы ставили своей задачей предложить оптимальный продукт для организаций, стремящихся сократить затраты времени и ресурсов на обработку документов, обеспечить контроль исполнительской дисциплины и организовать удобное хранение информации и доступ к ней, - рассказывает Евгений Визгалов, зам.директора по консалтингу ЛЕТОГРАФ. – В данном проекте мы не только смогли в полной мере решить задачи заказчика в максимально сжатые сроки, но и помогли выстроить бизнес-процессы и определить системные роли сотрудников в ходе осуществления документооборота предприятия. Большую помощь и поддержку в ходе реализации проекта мы получили от руководства компании, обеспечившего закупку необходимого аппаратного обеспечения, своевременную подготовку необходимых для работы системы справочников, организационную поддержку».