HP представила решение по управлению записями HP TRIM 7.0

HP TRIM 7 — прогрессивное решение по управлению записями, основанное на 24-летнем опыте — позволяет организациям быстро построить связь между бумажным документооборотом и электронными системами, при этом значительно повышая уровень автоматизации бизнес-процессов и интеграции.

Изначально система HP TRIM была создана с целью помочь государственным организациям в управлении бумажными архивами. В связи с этим решение содержит разветвленный функционал, позволяющий отслеживать физическое размещение документов (например в шкафах бумажного архива). Однако постепенно система была дополнена мощным инструментарием, позволяющим выстраивать прозрачную связь между бумажным документом, его электронной копией и автоматизированным процессом.

HP TRIM 7.0 позволяет прозрачно управлять всеми своими архивными документами, находящимися на сервере Microsoft SharePoint Server, в единой среде, независимо от источника. Это касается как документов, так и информации, найденной в блогах SharePoint Server, вики-системах, дискуссиях, формах, календарях и рабочих процессах.

Широкое распространение серверов SharePoint Server дает возможность консолидировать и упростить управление контентом, сохраняемым на нескольких таких серверах. HP TRIM 7 обеспечивает прозрачность получения, поиска и управления всеми видами деловой информации, размещенной на бумажных и электронных носителях, включая Microsoft Office SharePoint Server 2007 и новейший SharePoint Server 2010. 

«Сегодня организациям нужны решения, позволяющие справиться со взрывным ростом объемов информации, — заявил Марк Гильберт, вице-президент по исследованиям компании Gartner. — Быстро появляются новые продукты для создания и управления разнообразным корпоративным контентом, полученным из различных источников, и эта тенденция радикально меняет способы ведения бизнеса».

Ускоренное развертывание, повышенная производительность

По сравнению с другими решениями новый клиентский web-интерфейс HP TRIM 7.0, обладающий  обширными возможностями конфигурирования (через визуальные интерфейсы, без программирования), позволяет осуществить развертывание системы значительно быстрее — за несколько недель вместо нескольких месяцев. Это позволяет реализовывать проект автоматизации по частям и в случае необходимости вносить изменения в созданные процессы «на лету». Кроме того, за счет применения индексации и поиска по контенту сокращается время, затрачиваемое на поиск важной информации, и появляется возможность незамедлительного реагирования на запросы надзорных, судебных и контролирующих органов.

В муниципальном совете района местного самоуправления City of Ryde австралийского штата Новый Южный Уэльс благодаря внедрению HP TRIM⁽²⁾ удалось на 80% (с десяти до двух дней) снизить сроки выдачи информации по электронным запросам.

«Упростив наши бизнес-процессы с помощью HP TRIM, мы смогли обрабатывать запросы всего за несколько часов вместо нескольких дней, что помогло снизить технологические расходы и улучшить как обслуживание заказчиков, так и управление информацией», — пояснила Линда Шейв, менеджер по информации, интеграции и нормоконтролю в муниципальном совете City of Ryde.

«Для России и стран СНГ, в которых темы ведомственной автоматизации и бумажно-электронной трансформации являются чрезвычайно актуальными, безусловно, будет полезен опыт HP по сотрудничеству с государственными организациями по всему миру, ведь мы стояли у истоков автоматизации государственных структур многих стран Запада», - отмечает Евгений Веденяпин, Директор по развитию бизнеса Information Management HP Software в регионе Центральной и Восточной Европы.

Прозрачное управление архивами с использованием продуктов и технологий Microsoft SharePoint

HP TRIM 7.0 имеет два новых модуля, облегчающих работу пользователей SharePoint Server:

Модуль HP TRIM Records Management улучшает управление архивными деловыми документами: непосредственно из рабочей среды SharePoint Server обеспечивается прозрачный доступ ко всему контенту сервера SharePoint Server, находящемуся в HP TRIM.

Модуль HP TRIM Archiving помогает организациям снизить риск потери данных, когда задействуются освободившиеся запоминающие устройства и системные ресурсы SharePoint Server. Модуль беспрепятственно архивирует в HP TRIM отдельные объекты SharePoint Server или содержимое хранилища, в целом. Это происходит в фоновом режиме, что позволяет использовать хранилища SharePoint Server в автономном режиме и в то же время иметь постоянный доступ к информации. 

«Мы приветствуем деятельность HP по освоению и распространению возможностей платформы SharePoint на функционал решения TRIM, в результате которой повышается ценность инвестиций наших общих заказчиков в оба технологических направления, — отметила Триша Буш, директор подразделения Microsoft SharePoint. — Тем самым обе компании демонстрируют свою приверженность идеям открытости в области управления контентом».