Компания «Интерфейс» автоматизирует документооборот в Исполнительном комитете муниципального образования города Казани

С 2005 года в Исполнительном комитете муниципального образования города Казани идет проект по созданию системы электронного документооборота на основе системы БОСС-Референт и платформе Lotus Domino.

За это время система охватила 1520 пользователей на 34 удаленных площадках, за год через систему проходит порядка 250 тыс. поручений, 200 тыс. служебных записок, проектов исходящих, в системе автоматизированы следующие рабочие процессы:

• регистрация всех видов входящей и исходящей документации, в том числе обращений граждан, наложение резолюций на них;
• назначение поручений и ответственных исполнителей и соисполнителей, а также контроль исполнения назначенных заданий;
• подготовка и согласование внутренней организационно-распорядительной документации и исходящих писем;
• обработка заявлений и обращений граждан, в том числе полученных через интернет, а также контроль исполнения принятых по ним решений;
• хранение электронных версий документов в базе данных «Документы»;
• реализованы связи и обмен документами со многими смежными системами, например, «Реестр правовых актов», «Официальный портал ИКМО г. Казани», «Мобильный кабинет руководителя», «Система корпоративного обучения и тестирования».

Но итоговая цель внедрения любой СЭД — сокращение бумажного документооборота до минимума, поэтому в середине 2008 года руководством Исполкома было принято решение о внедрение электронной цифровой подписи в СЭД и последующем переходе на безбумажный документооборот. Заказчиком и руководителем проекта выступило Управление информационных технологий и связи Исполкома.

Ключевым элементом успеха перехода на безбумажную технологию является личная работа (рассмотрение и подписание документов) в системе руководителей Исполкома.

Для успешной работы первых лиц в системе необходимо было обеспечить выполнение ряда условий:

• максимальное удобство пользовательского интерфейса (оптимизация под сенсорные экраны, аудио/рукописные резолюции);
• высокая скорость работы в мобильном режиме;
• обеспечение юридической значимости электронной подписи с помощью применения сертифицированных средств ЭЦП.

Для реализации этих условий было разработано специальное приложение — «Мобильный кабинет руководителя в СЭД». Использование «Мобильного кабинета» явилось одним из ключевых факторов успешной и эффективной работы руководства Исполкома в СЭД. На сегодняшний день все руководство Исполкома работает в СЭД с помощью «Мобильных кабинетов»: начиная от мэра и заканчивая каждым руководителем подведомственной организации, а это более 100 человек.

В саму СЭД так же были интегрированы механизмы электронной цифровой подписи (используется криптопровайдер КриптоПро). Всего при работе в СЭД Исполкома используется более 300 электронных ключей.

Совокупность трех факторов — жесткий контроль проекта со стороны Управления информационных технологий и связи Исполкома, качественное выполнение работ Исполнителем по внедрению и поддержка проекта руководителем аппарата Исполкома, руководителем Исполкома и лично мэром —  позволила успешно решить поставленную задачу: документооборот в «третьей столице» России теперь безбумажный!

Мэр г. Казани Ильсур Метшин: «…Высвободившиеся средства мы тратим на проект «Электронный город», переходим на электронный документооборот… Мы перевели на эту систему Комитет по имуществу, Управление архитектуры и градостроительства, теперь каждый клиент видит информацию в интернете, у кого находится его документ. Соответственно, лозунг чиновников: каждый документ должен отлежаться, а заняться им нужно после того, как кто-то позвонит — уже не работает. Флажок висит, что документ у тебя, и нужно объяснить своему руководителю или мне, почему он пролежал дольше одного дня». (Деловой квартал от 9.11.2009)

С одной стороны, влияние мирового кризиса, вынужденное сокращение персонала, с другой - реализация масштабных проектов (Универсиада-2013, международные мероприятия, социальное строительство) предъявляли все возрастающие требования к качеству и эффективности управления городом, к работе Исполнительного комитета. На этом фоне верно выбранная стратегия развития в области информационных технологий помогла Исполкому г. Казани сохранить и повысить эффективность работы!

Об Исполнительном комитете муниципального образования города Казани

Исполнительный комитет (Исполком) является органом исполнительной власти муниципального образования города Казани. Мэром г. Казани является Ильсур Метшин.

Летом 2009 года Казань зарегистрировала бренд «Третья столица России».

Осенью 2009 года в Казани прошел международный форум «Россия – спортивная держава».

В 2013 году в Казани пройдет Универсиада-2013.

О компании «Интерфейс»

ООО «Интерфейс» (г Казань) работает на рынке информационных технологий Республики Татарстан с 1993 года.  Компания специализируется на создании сложных систем юридически-значимого документооборота, разработке корпоративных систем управления на различных платформах (Инт-Закупки, Инт-Обучение, Инт-Проекты, ИнтерМед), работах в области информационной безопасности, аутсорсинге ИТ-инфраструктуры.