«ЭЛАР» совместно с Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) провела научно-практический семинар на тему «Концепция управления документальными фондами ведомства»

На семинаре, который был организован для представителей государственных структур, выступили заместитель Директора ВНИИДАД, кандидат исторических наук Валентина Янковая и специалисты корпорации ЭЛАР. Эксперты познакомили участников мероприятия с последними изменениями в российском законодательстве, которые регулируют работу с электронными документами.

Речь, в частности, шла о нормативных актах, направленных на реализацию политики государства в области электронного взаимодействия между гражданами и госорганами. В июле 2010 года был принят Федеральный закон N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» Кроме того, внесены десятки изменений в статьи законов и кодексов, регулирующих взаимодействие граждан и организаций с госструктурами – закон № 227 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации….» вступит в силу в январе 2011 года. В результате этих нововведений также будут кардинально трансформированы системы делопроизводства и управления документопотоками. Специалисты корпорации ЭЛАР рассказали сотрудникам it-подразделений ведомств о технологиях адаптации информационных систем, а госслужащие в ходе работы на семинаре смогли повысить свои компетенции для работы с электронными документами – их созданием, использованием и хранением.

Участники семинара отметили, что в настоящее время запросы от граждан в госорганы поступают в бумажном и электронном виде, в формате электронных копий и т.д. Таким образом, специалистам ведомств приходится обрабатывать разнородный поток документов, что снижает скорость и эффективность при принятии решений и негативно сказывается на процессе оказания электронных услуг населению. Связано это, прежде всего, с тем, что современные информационные системы ведомств и многофункциональных центров не обеспечивают унифицированную обработку гетерогенного документопотока и нуждаются в дополнительном оснащении, которое бы преобразовывало обращения граждан в единый электронный формат уже на уровне экспедиции ведомства.

Организаторы и участники семинара отметили, что нормативная база, регулирующая электронный документооборот, в ближайшее время будет дорабатываться. Сегодня необходимо определить условия, при которых документы в органах государственной власти и органах местного самоуправления могут создаваться и обращаться только в электронной форме, то есть без первоначального создания документа на бумажном носителе. Кроме того, предстоит регламентировать правила хранения электронных документов в делопроизводстве и в архивах организаций.