PFU Limited: о свободе информации

Нам интересно знать о том, какая информация о нас имеетcя в правительственных структурах, будь то информация, которой мы делимся с удовольствием или которую мы бы хотели скрыть. На фоне недавнего скандала с нецелевыми расходами членов парламента, вполне понятно, что мы хотим знать, что происходит за кулисами. Принятие и само существование подобной секретности приводит к тому, что народ стал меньше верить своему правительству. 

Свободу информации не следует воспринимать как инструмент удовлетворения праздного любопытства. Она представляет принципиальную потребность для простого люда – быть уверенным в своем правительстве и иметь полное представление о том, каким именно образом люди, которых мы избирали, управляют своим народом, своей страной. 

Спасительный закон: "О свободе информации" 2000 г.

Закон о свободе информации имеет долгую историю. Он вступил в силу лишь 1 января 2005 года и реализует право любого члена общества на доступ к любой информации, находящейся в распоряжении государственных органов, на общегосударственном уровне. Цель этого закона заключается в обеспечении более открытого и прозрачного взаимодействия с правительством за счет предоставления общего права на доступ к официальным документам и информации. 

По закону органы государственной власти обязаны сообщить заявителю о наличии у них запрашиваемой информации и, обычно в течении 20 рабочих дней, предоставить эту информацию в запрашиваемом виде. Однако, органы государственной власти не обязаны подтверждать или опровергать сам факт существования информации. Кроме того, власть не обязана предоставлять информацию, не подлежащую распространению, равно как и информацию в случае, если запрос направлен с сутяжническими намерениями, если уже существует серия одинаковых запросов, или если стоимость выполнения запросов превышает соответствующие лимиты. В том случае, если к запрашиваемой информации применимо положение о нераспространении, органы государственной власти должны, действуя в государственных интересах, определить, что будет предпочтительнее: предоставить эту информацию, или наоборот, закрыть к ней доступ. Закон имеет полную обратную силу и применим ко всей информации, а не только к информации, поступившей в органы государственной власти после вступления закона в силу. 

Итоги принятия закона

Как было сказано выше, существует принципиальная потребность обеспечить прозрачность деятельности органов государственной власти, и принятый закон в какой-то мере способствовал обеспечению этой прозрачности. Благодаря ему граждане Великобритании теперь имеют доступ к самой разнородной информации: как к той, которую им действительно необходимо знать, так и к просто смешным данным. Некоторые считают, что новый закон по сути открыл ящик Пандоры, ведь теперь граждане имеют полное представление о деятельности избранных нами правителей, что зачастую приводит к негативным последствиям. Например, именно благодаря этом закону разгорелся скандал о расходах парламентариев за 2005 год. 

Публикация информации о расходах парламентариев вызвала широкий общественный резонанс, граждане были крайне недовольны. В результате многие члены парламента подали в отставку или были уволены со своих постов, а некоторым даже пришлось вернуть растраченные средства в казну. Благодаря закону также стало известно, что иностранные дипломаты, имеющие дипломатический иммунитет, во время своей работы в Великобритании обвинялись в изнасилованиях, сексуальных домогательствах, жестоком обращении с детьми и в убийствах. 

Принято считать, что историю пишут победители, и это действительно так, во всяком случае в какой-то мере. Всем известно о злодеяниях нацистов во время Второй мировой войны. Однако, благодаря принятию Закона о свободе информации стало известно о том, что в послевоенной Германии существовала секретная Британская программа пыток, напоминающая концлагеря. 

В то же время благодаря Закону стали известны любопытные подробности о том, в какие истории было замешано Британское правительство. В частности, правительство Маргарет Тэтчер подготовило план по поиску Лохнесского чудовища при помощи дельфинов. 

Проблема: доступ к информации и ее доставка

Как мы уже знаем, по закону любой гражданин вправе получить любую и полную информацию о нем, которая имеется в органах государственной власти. По данным государственного портала Civil Service, в Великобритании (кроме Шотландии и Ирландской республики) существует около 1800 органов государственной власти. Представьте себе, сколько информации о гражданине имеется в каждом из этих органов. Теперь представьте, с каким количеством граждан имеет дело каждый из этих органов. Речь идет об экспоненциальном росте данных, к которым, возможно, потребуется обеспечить доступ. Еще больше усугубляет ситуацию тот факт, что вся эта информация хранится в органах государственной власти главным образом в бумажном виде, в результате чего в госорганах накапливаются огромные объемы бумажных документов. 

По закону государственные власти обязаны в течение 20 дней предоставить запрашиваемую гражданами информацию, а в случае неисполнения этого требования им грозит предписание от Комиссара по информации. Госорганов уже работают на пределе. Каким образом они смогут найти необходимую информацию, обеспечить к ней доступ и доставить ее в течение 20 дней? Самый простой ответ? Они не смогут. Существуют данные о том, что государственные органы не справляются с потоком запросов и не успевают выдавать информацию в сроки, установленные законом. В частности, по иронии судьбы, полиция Уэльса не успела вовремя ответить на запрос о том, на какое количество запросов она не смогла ответить вовремя. За период с января 2008 по март 2009 года полицией было получено 787 запросов, из которых вовремя было отвечено на 516 запросов. При этом полиция не смогла ответить вовремя в 35% случаев. 

Решение: оцифровка информации

Самым простым решением проблемы доступа к информации и ее распространения является оцифровка этой информации. Помимо долговременных преимуществ с точки зрения экологии (речь идет об экономии бумаги и предотвращении вырубки леса), оцифровка информации значительно увеличивает эффективность работы и позволит госорганам отвечать на запросы граждан и предоставлять им информацию в наиболее доступном виде, удобном для дальнейшей передачи. 

Наиболее важное преимущество оцифровки для органов власти заключается в том, что исчезает необходимость многократного доступа к оригиналу. Очевидно, что госорганам приходится хранить оригиналы для собственных нужд, в целях безопасности или по требованию законодательства. Предоставление цифровой копии по сути дает гражданину оригинал, представленный в цифровом виде. Кроме того, преимущества оцифровки очевидны  и в тех случаях, когда один и тот же документ необходимо предоставить различным лицам – оцифрованные данные легко копируются. 

Информация, предоставленная в цифровом виде, легко поддается анализу. Кроме того, оцифрованные документы легко обновляются, редактируются или исправляются в случае обнаружения несоответствий. 

Сканеры PFU: инструменты для решения задачи

При поиске подходящего сканера вы встретите множество моделей с самыми различными функциями. Хотя наличие тех или иных опций обычно зависит от программного обеспечения, существуют огромные различия в сферах применения и поддерживаемых функциях. Компания PFU предлагает широкий ассортимент сканеров, начиная с высокопроизводительных моделей, таких как fi-6800, скоростных сканеров (fi-6140), и сетевых сканеров (fi-6010N), и заканчивая компактными настольными сканерами линейки ScanSnap. 

При выборе сканера следует исходить из того, какие задачи он будет выполнять, и из наличия свободного пространства для его установки. Кроме того, необходимо заранее изучить свои потребности и определиться с техническими спецификациями устройства: скоростью сканирования, общей производительностью, надежностью и характером использования. 

Требуемая скорость сканирования как правило определяется по предполагаемому объему сканирования за день. Обычно за день в среднем офисе сканируется от 1000 до 4000 документов. Здесь необходимо учитывать потребность сканирования в различном разрешении (dpi) и с различной цветностью. Обычно скорость работы головки сканера указывается для страницы формата DIN-A4 в вертикальной ориентации с разрешением 200dpi при цветном сканировании. Более высокое разрешение позволяет повысить качество сканирования, однако приводит к увеличению размеров файла. Промышленные сканеры PFU, такие как fi-6800, сканируют документы со средней скоростью 130 листов в минуту (PPM, papers per minute). 

Важно, чтобы устройство позволяло надежно сканировать разнородные документы (mixed batch), на бумаге различной толщины и с различной текстурой. Ультразвуковые сенсоры позволяют распознавать случаи попадания в устройство сразу нескольких документов и приостанавливают процесс подачи, чтобы пользователь мог скорректировать процедуру сканирования. Подобная функциональность исключает вероятность ситуации, когда сканер пропускает информацию, расположенную на внутренних сторонах слипшихся листов. Такие случаи характерны при сканировании скрепленных степплером документов, стикеров или фотографий, лежащих поверх бумаги. Модель PFU fi-6240 стала первым сканером с функцией Intelligent MultiFeed Function (iMFF) и с поддержкой технологии защиты бумаги Paper Protection. 

От типа сканируемых документов зависит и тип сканера – будет ли это планшетный сканер, или документ-сканер. В случае, если предстоит оцифровывать книги, переплетеные документы или хрупкие материалы, потребуется планшетное устройство. Некоторые документ-сканеры позволяют сканировать документы формата DIN-A3 (газетные вырезки, фотографии или журналы) с помощью фолдера, но подобное решение подходит лишь для единичных случаев и не предназначено для повседневного использования. Цветной дуплексный документ-сканер PFU fi-6770 оснащен механизмом автоматической подачи документов и поддерживает работу в режиме планшетного сканера. 

PFU и программное обеспечение

Помимо классического использования документ-сканеров для архивирования или в системах управления документооборотом, сканеры все чаще используются для обеспечения рабочих процессов и совместной работы. Поскольку запрашиваемая информация может быть представлена в различном виде, организациям приходится подбирать наиболее подходящее программное обеспечение. Так, организациям, которым приходится регулярно сканировать визитные карточки и заносить их в электронные базы данных, следует обратить внимание на приложения для сканирования визитных карточек, например, на программу CardMinder, которая может поставляться в комплекте со сканером. Организации, регулярно сканирующие конфиденциальные документы с последующей отправкой защищенных файлов третьим лицам, должны убедиться в том, что сканер позволяет автоматически создавать защищенные паролем PDF файлы. 

Зачастую одним из ключевых аспектов при сканировании и записи информации является обеспечение простого и удобного доступа к информации и удобство обращения с этой информацией в дальнейшем. В этом случае чрезвычайно полезными могут оказаться специальные программы для работы с PDF, оснащенные встроенными инструментами поиска. Чтобы упростить работу с персональными файлами, некоторые производители предлагают специальное программное обеспечение для управления контентом, например, новейшие модели сканеров ScanSnap поставляются с программой Rack2Filer. Эта программа обладает встроенными функциями для управления оцифрованными документами. Пользователи могут переносить файлы непосредственно в Rack2-Filer и размещать их в тематические подборки в виртуальных папках и на виртуальных книжных полках, как если бы это были бумажные документы. Широкие возможности для редактирования, а также функция "пролистывания" ("scroll through") сохраненных файлов на экране помогают пользователям на всех этапах работы – от настроек сканирования и заканчивая работой с оцифрованным документом. 

Сканеры линейки PFU fi поставляются с профессиональной программой сканирования изображений ScandAll Pro. Помимо прочего, это приложение обладает расширенными возможностями для оптимизации изображений. Программа оснащена инструментами для распознавания вертикальных и горизонтальных штрихкодов, что позволяет автоматически различать документы при поточной обработке. Еще одна полезная в повседневном использовании функция, повышающая общую продуктивность, – это возможность одновременного создания нескольких графических файлов одного документа, отличающихся разрешением, цветностью, типом файла, его местоположением и встроенными текстовыми метками для облегчения поиска. Благодаря этому сотрудники, активно работающие с информацией, смогут эффективнее использовать сканер в своих рабочих процессах, например, для регулярного сканирования документов и их последующей обработки в ведущих решениях для управления информационными ресурсами предприятия (ECM), системах управления документооборотом (DMS) и решениях для архивирования. 

Заключение

Мы обсудили потребности в обеспечении доступа к информации, законодательные акты, регламентирующие доступ к информации, а также преимущества цифровых версий документов. Однако, несмотря на все плюсы оцифровки следует понимать необходимость контроля качества на различных этапах работ, чтобы обеспечить совместимость в отношении размера изображения, формата файла и разрешения изображения. 

С учетом растущих потребностей в сохранении информации и обеспечении доступа к информации для различных пользователей, PFU настоятельно рекомендует организациям, и в частности, органам государственной власти, внедрять системы для оцифровки. За более подробной информацией, пожалуйста, обращайтесь: