Аналитики Forrester Consulting: компаниям следует повысить внимание к вопросам утилизации отслуживших компьютеров и оргтехники

Теперь, однако, европейские организации вынуждены пересматривать существующую практику под давлением таких, например, обстоятельств, как необходимость более строгой защиты данных и соблюдение природоохранного законодательства. Свидетельство тому – публикации о случаях неправильной утилизации старой техники, стоивших организациям многих тысяч и даже миллионов евро и фунтов стерлингов в виде штрафов и расходов на судебные разбирательства и реабилитацию деловой репутации:

«В старых компьютерах обнаружены секретные сведения, позволяющие сбивать межконтинентальные ракеты, а также подробности банковских счетов и документы национальной службы здравоохранения» (выпуск новостей Би-би-си, май 2009 г.).

«Сервер, проданный с аукциона, содержал номера социального страхования более 5.000 человек» (DataLossDB.org, май 2008 г.).

«Уполномоченный [правительства Великобритании] по вопросам информации объявил о введении штрафа в размере  500.000 фунтов стерлингов за нарушение правил защиты данных» (журнал SC Magazine, апрель 2010 г.).

Результаты исследования Forrester Consulting, в ходе которого были опрошены более трехсот европейских профессионалов в сфере информационных технологий и бизнеса, позволяют сделать вывод о том, что несовершенные процессы утилизации отслужившей техники создают финансовые, нормативные и репутационные риски. Речь идет о том, что:

• методика утилизации определяется финансовыми и нормативными  требованиями, а также необходимостью обеспечения бесперебойного функционирования бизнеса. Среди проблем, связанных с утилизацией устаревшей вычислительной техники, респонденты назвали финансирование текущих затрат, а также необходимость соблюдения  правил защиты данных и обеспечения бесперебойного функционирования бизнеса. Это, в свою очередь, вызывает необходимость совершенствования методов обращения с отжившей техникой. Например, за счет доработки правил  утилизации одно крупное государственное учреждение рассчитывает сэкономить более  700.000 евро по статьям текущих затрат и выручить свыше  100.000 евро в зачет стоимости старого оборудования при приобретении нового. Европейским организациям не следует упускать из виду и прочие важные факторы, такие как необходимость соблюдения законодательства об охране окружающей среды и совершенствования практики применения «зеленых» информационных технологий, поддержание позитивной репутации и улучшение общего управления жизненным циклом ИТ-активов (ITALM).
• Управление утилизацией — наименее зрелый из всех процессов ITALM. Будучи составной частью более широкой практики ITALM, управление утилизацией зачастую оказывается обделенным вниманием, особенно, в сравнении с другими процессами, такими как закупки, финансовое управление и текущая деятельность. Европейские организации не только считают вопросы утилизации наименее важными и наименее проработанными, но и вспоминают о них в последнюю очередь при внедрении  новых технологий и практики «зеленых» ИТ.
• Сроки, причины и способ окончательной утилизации различны для разных категорий устаревшей техники. Хотя по степени зрелости  управление утилизацией в целом отстает от других процессов ITALM, уровень развития методик утилизации разных категорий техники в европейских организациях вполне сопоставим. И это при том, что, в зависимости от категории оборудования, сроки его службы заметно разнятся. Например, 32% мобильных телефонов достигают этапа утилизации через год-два, но за такой же период времени в утиль отправляется лишь 11% отслужившего сетевого оборудования. Аналогично этому разнятся причины и способы окончательной утилизации в разных категориях техники и даже в разных странах. Например, в Германии все категории оборудования обновляются чаще, чем в любой другой европейской стране. И если среди серверов и систем хранения данных 19% утилизируемых компонентов уничтожаются физически, то среди ПК, мониторов и периферии аналогичным образом утилизируется лишь 7% оборудования.

Обращение с отслужившей техникой — ключевой аспект управления жизненным циклом ИТ-активов.

• Ответственность за утилизацию четко обозначена в организационной структуре. Все практические аспекты ИТ предполагают наличие ответственной стороны, и это в полной мере относится к управлению  утилизацией с учетом роста его способности снижать риски и избегать ненужных затрат. В подавляющем большинстве европейских организаций вся ответственность за утилизацию возлагается на одно лицо или одну группу сотрудников. При этом, однако, существует некоторый разброс в разных странах и отраслях.
• Европейские организации полагаются на поставщиков услуг утилизации. Европейские организации активно пользуются услугами компаний, специализирующихся на логистическом сопровождении, окончательной утилизации и других видах деятельности. В числе поставщиков подобных услуг – производители оригинального оборудования (OEM), торговые посредники и партнеры OEM-производителей, а также сторонние организации. Наибольшее внимание при выборе поставщиков таких услуг европейские организации уделяют соблюдению правил защиты данных и охране окружающей среды, а также практике экологически ответственной утилизации, стабильности поставщика и номенклатуре видов техники, с которыми тот работает. В этом контексте организации ожидают от такого рода поставщиков способности гарантированно уничтожать конфиденциальные данные, перерабатывать или уничтожать отслужившую технику, принимать и вывозить такую технику с объекта заказчика.

Грамотная оценка — первый шаг к усовершенствованию

Низкий уровень зрелости процессов утилизации отслужившей техники   чреват  для европейских компаний финансовыми, нормативными и репутационными рисками. Планируя усовершенствование подобных процессов, организация первым делом должна четко понять, что именно нуждается в улучшении, за счет правильной оценки своих внутренних возможностей и возможностей поставщиков услуг, на которых они полагаются. В помощь специалистам по ИТ и другим заинтересованным сторонам компания Forrester разработала таблицы по оценке:

• человеческих ресурсов, привлекаемых для утилизации. Организациям следует поручать утилизацию конкретному лицу или группе сотрудников, ставя четкие задачи, которые те должны будут выполнять при поддержке вышестоящего руководства;
• процессов управления утилизацией. Процессы, связанные с утилизацией, необходимо оптимизировать на всех этапах — от идентификации техники до определения способа окончательной утилизации;
• технологии управления утилизацией. Организации должны автоматизировать процессы, отчетность и интеграцию с поставщиками услуг по управлению утилизацией;
• поставщиков услуг по управлению утилизацией. Организациям следует провести сравнительную оценку поставщиков услуг по управлению утилизацией. Наряду с общими критериями (сертификация в области информационной безопасности и охраны окружающей среды, стабильность поставщика и его географическое присутствие) необходимо оценить состав предлагаемых услуг (уничтожение данных, прием и вывоз техники, наличие ресурсов для переработки и сбыта на вторичном рынке).