Государственные функции — через единую платформу Lotus с помощью системы электронного документооборота

До 2009 года в системе электронного документооборота (СЭД) Управления Федеральной регистрационной службы по Республике Татарстан работало порядка 400 пользователей. В конце 2009 года произошло объединение органов регистрации, кадастра и картографии в единую структуру — Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Республике Татарстан. Специалисты исполнителя за 1 квартал 2010 года увеличили количество пользователей системы в 2,5 раза — до 1000. Такое быстрое тиражирование стало возможно благодаря гибкости платформы Lotus Domino.

На сегодняшний день в СЭД Управления работает более 1000 пользователей, включая сотрудников и в структурных подразделениях.

Автоматизированы основные процессы работы с документами:

• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе и обращений граждан;
• Выдача и контроль исполнения поручений;
• Учет внутренних организационно-распорядительных документов;

• Согласование документации.

Базовые функции СЭД были внедрены в течение первого года проекта. В дальнейшем система развивалась вглубь: на сегодняшний день разработано порядка 20 новых модулей, решающих задачи повышения удобства использования системы, повышения качества обслуживания населения, предоставления объективной и своевременной информации по всем сферам деятельности Росреестра.

Например, модуль «Мобильный кабинет руководителя в СЭД» - разработка компании «Интерфейс», которую уже используют руководители Мэрии города Казани, Отделения Пенсионного Фонда России по Республике Татарстан. Сегодня невозможно представить работу современного руководителя в СЭД без специально разработанного для него рабочего места, отличающегося повышенной эргономикой, скоростью работы, мобильностью. Аудио и рукописные резолюции непосредственно на документе, возможность оставлять заметки на полях документа, только необходимая в данный момент информация, поддержка ЭЦП — все это позволяет первым лицам сосредоточиться на главном, не отвлекаясь на рутинную работу с документами.

Также, с помощью СЭД, на современный уровень поставлено взаимодействие с Федеральной службой судебных приставов в части получения информации о наличии имущества у должника. Судебный пристав при необходимости получения информации из Реестра прав на недвижимое имущество не оформляет запрос на бумажном носителе, а используя СЭД, создает запрос со своего рабочего места. Система направляет запрос в электронном виде ответственным исполнителям в Росреестре. Судебный пристав получает готовый ответ в электронном виде. Такое межведомственное взаимодействие планируется осуществлять со многими федеральными органами власти по всей России.

СЭД повышает и качество обслуживания населения. Так, например, через интерактивные терминалы граждане имеют возможность оставить видео-жалобы, пожелания, благодарности. Эти видеозаписи попадают напрямую на ноутбук руководителю, который через  модуль «Мобильный кабинет» выдает поручения ответственным исполнителям разобраться с данной жалобой. Также реализована интеграция с инфоматами (информационными терминалами, расположенными в разных частях города), через которые граждане формируют заявление о предоставлении сведений из Единого государственного реестра прав в электронном виде. При необходимости СЭД пересылает данный запрос в районные отделы Управления Росреестра по Республике Татарстан, затем аккумулирует полученную информацию и пересылает в отдел выдачи.

В качестве важных разработок, также следует отметить модули «Предоставление информации о зарегистрированных правах в налоговую службу», «SMS информирование заявителей о готовности документов», «Планирование и контроль мероприятий», «Сбор ведомственной отчетности» и другие.

Необходимо добавить, что весь обмен документами происходит с использованием средств электронной цифровой подписи, что позволяет уверенно двигаться к безбумажному документообороту. Таким образом, реализация всех новых модулей в единой среде Lotus Domino позволяет получить синергетический эффект от использования единой платформы.

Это подтверждает и начальник отдела информационных технологий Управления Росреестра по республике Татарстан  Филинов С.В.: «Проект служит примером того, как на базе одной платформы Lotus Domino надо строить многофункциональную систему, объединенную едиными стандартами обмена документами и механизмами электронной цифровой подписи. За счет этого, в итоге повышается ценность платформы в целом, отдача от вложенных средств, оптимизируются трудозатраты на развитие и поддержку системы».