Крупнейшая лизинговая компания Поволжья "Лизинг-Трейд" внедряет "1С:Предприятием 8"

Прозрачность каждого проекта лизинга, детализация его истории и текущего состояния, возможность планирования и контроля поступления платежей, позволили повысить качество и оперативность управления лизинговой компанией. Пользователями системы стали все сотрудники компании, включая 11 филиалов в различных городах РФ. Руководство компании получило надежный и эффективный инструмент для контроля и анализа всех бизнес-процессов компании.

Компания «Лизинг-Трейд» является одним из наиболее активных участников лизингового рынка Приволжского региона. За годы работы группой компаний «Лизинг-Трейд» было реализовано более тысячи проектов по техническому переоснащению предприятий автотранспортной, строительной, жилищно-коммунальной, торговой и других отраслей народного хозяйства.

Для оперативного и качественного управления компанией, повышения прозрачности и эффективности всех бизнес процессов, оптимизации использования финансовых ресурсов была необходима комплексная информационная система, способная обеспечить руководство компании полноценной и достоверной информацией по подготовке, оформлению, согласованию и сопровождению лизинговых сделок.

Для этого необходимо было создать надежный инструмент для решения следующих задач:

ћ активное продвижение услуг компании и оптимизация работы с обращениями потенциальных клиентов;

ћ повышение эффективности лизинговой деятельности за счет автоматизации и регламентации ключевых бизнес-процессов компании;

ћ анализ договорной деятельности компании и прогнозирования денежных поступлений;

ћ планирование финансовых ресурсов компании для обеспечения лизинговых проектов;

ћ бюджетирование доходов и расходов с целью оптимизации и контроля движения денежных средств;

ћ формирование эффективной системы взаимоотношений с организациями-контрагентами.

Для решения поставленных задач был выбран программный комплекс "1С:Управление производственным предприятием 8", как оптимальная по стоимости и функциональным возможностям отечественная система ERP-класса, содержащая необходимые для эффективного управления современной компанией подсистемы: CRM, Бюджетирование, МСФО.

С учетом значительного успешного опыта крупных корпоративных внедрений, партнером по автоматизации бизнес-процессов ГК "Лизинг-Трейд" была выбрана компания "Интелком".

До начала внедрения автоматизированной системы управления в компании были разработаны регламенты бизнес-процессов, разработаны процедуры их исполнения и контроля на всех этапах лизинговой сделки:

- продвижение услуг компании и формирование заявок на лизинг;

- работа с обращения потенциальных клиентов;

- согласование лизингового проекта;

- заключение и утверждение договора лизинга и сопутствующих договоров;

- передача предметов лизинга получателю и дальнейшее сопровождение договора лизинга.

Для упрощения и ускорения работы создан ряд автоматизированных рабочих мест (АРМ) для специалистов большинства подразделений компании, доработана система оповещений сотрудников о поставленной задаче с последующим контролем ее исполнения. Возможность одновременного уведомления отдела или группы специалистов гарантирует выполнение срочной задачи в случае отсутствия коллеги со схожими должностными обязанностями.

С учетом специфики лизинговой деятельности и требований регламента бизнес-процессов доработана подсистема делопроизводства и документооборота. С помощью "учетного дела" систематизирована информация по каждой лизинговой сделке: сведения, полученные от клиента (баланс, информация о залоге, финансовые показатели и т.д.) и документы, создаваемые в процессе работы над лизинговой сделкой. Автоматизированный контроль системы документооборота препятствует переходу к следующему этапу работы в случае отсутствия полного комплекта документов, требуемого регламентом.

Повышению эффективности работы сотрудников различных подразделений, и, в первую очередь, клиентского отдела, способствовало внедрение СRM-технологий. Это позволило отражать работу компании по продвижению услуг лизинга (телемаркетинг, директ-майлы и т.д.), фиксировать обращения потенциальных клиентов, детализировать историю взаимоотношений с контрагентами.

В системе ведется детализированный учет каждой лизинговой сделки, фиксируется вся информация по подготовке, согласованию и сопровождению лизинговых договоров.

В соответствии с заявкой на лизинг формируется оферта с автоматическим представлением нескольких вариантов графиков погашения лизинговых платежей.

В системе отражаются сведения о согласовании лизингового проекта с различными собственными службами компании (юридическим отделом, службой безопасности, финансовым аналитиком и т.д.). С учетом регламента бизнес-процессов в системе предусмотрено несколько схем согласования. Для удобства и ускорения работы по переговорам и согласованию лизингового проекта учет ведется в разрезе предметов лизинга, которые могут включать в себя несколько основных средств.

По завершении процедуры согласования лизинговый проект автоматически передается на рассмотрение кредитному комитету, положительное решение которого является основанием для заключения договора лизинга и оформления обязательных сопутствующих документов (договоров поставки, страхования, сопровождения).

С целью повышения прозрачности учета и контроля все договора ведутся в разрезе основных средств и комплектующих и отражаются в реестрах договоров, созданных в системе. Автоматизация договорного учета помогает компании своевременно оплачивать и получать предметы лизинга и заблаговременно планировать ресурсы, необходимые для качественного и своевременного выполнения обязательств по договорам.

Так, на основании данных, прописываемых в договоре поставки (спецификация, комплектация и стоимость предмета лизинга, график получения каждого вида оборудования или комплектующих от поставщика/поставщиков), автоматически формируется сводный "Календарь поставки". Он позволяет, с учетом разницы в сроках поступления комплектующих от поставщиков, планировать даты получения, монтажа и передачи клиенту укомплектованного согласно Договору предмета лизинга.

В соответствии с планом календаря поставок формируется и согласовывается с финансовой службой заявка на финансирование, которая затем отражается в плане расхода денежных средств. С учетом представленных в нем сведений создаются и утверждаются заявки на расходование денежных средств, автоматически формируется реестр платежей, который, после сопоставления с планом бюджета и контроля со стороны руководства, является основанием для подготовки платежных поручений на оплату.

В системе отражается вся деятельность компании по сопровождению лизинговых договоров. Автоматически рассчитываются и начисляются ежемесячные лизинговые платежи, контролируется их оплата клиентами. В системе учитываются все условия договора по каждой лизинговой сделке: условия и график погашения, штрафные санкции в случае его нарушения, что позволяет оперативно контролировать выполнение клиентом обязательств по погашению лизинговых платежей.

Автоматизирован учет просроченной задолженности клиентов, в соответствии с условиями договора лизинга начисляются пени и проценты, формируются предписания по устранению образовавшейся задолженности соответствующим службам компании.

Система позволяет обрабатывать заявления клиентов на досрочное погашение, автоматически формировать необходимые для этого документы, производить перерасчеты графика погашения с учетом пожеланий клиента.

Отражение данных договора лизинга в бухгалтерском учете компании позволяет вести раздельный учет лизинговых, авансовых и выкупных платежей. Автоматизация бизнес-процессов лизинговой деятельности, позволила компании интегрировать бухгалтерский и управленческий учеты, а также заблаговременно планировать финансовые ресурсы, необходимые для обеспечения лизинговых проектов.

Эффективность управления денежными средствами компании повысилась за счет автоматизации кредитного учета и процессов бюджетирования.

Кредитный учет компании достаточно сложен, так как каждый кредит соотнесен с определенным договором лизинга, при этом график погашения платежей по кредиту рассчитывается на основе графика лизинговых платежей.

В системе ведется учет кредитных договоров и полученных кредитов (траншей), рассчитываются графики погашения по полученным кредитам с вариантами их досрочного погашения. При этом в бухгалтерском учете автоматически начисляются проценты по кредитам текущего месяца, отражаются платежи в счет погашения кредитов, формируются и выгружаются необходимые бухгалтерские документы.

Даты платежей по погашению кредитов представлены в кредитном календаре, что позволяет осуществлять планирование кредитных платежей и отражать их в текущих заявках на расходование денежных средств.

Для оперативного представления в банк залогового обеспечения при заключении кредитных договоров автоматизировано управление залоговой массой. Для этого создан справочник предметов залога, позволяющий учитывать как основные средства, находящиеся на балансе ООО "Лизинг-Трейд" или переданные в лизинг, так и залоги, представленные клиентом в качестве обеспечения по договорам лизинга (автомобили, оборудование и т.д.).

Комплексная автоматизация кредитного учета позволяет четко контролировать и детально планировать исполнение компанией собственных обязательств по займам, упростить и ускорить работу по привлечению и погашению займов, оптимизировать использование кредитных ресурсов.

Для детализированного сопоставления данных лизингового и кредитных учетов разработан реестр финансирования проектов. Он позволяет сделать прозрачной всю схему финансирования по договору лизинга с учетом различных источников поступления денежных средств, а также минимизировать риски, связанные с лизинговой деятельностью.

С целью прогнозирования и оценки перспектив финансового развития компании автоматизированы процессы бюджетирования. Финансовое планирование компании осуществляется в разрезе 2-х основных (крупных) бюджетов:

- бюджет движения денежных средств;

- бюджет доходов и расходов.

Доходы компании формируются за счет поступления средств по договорам лизинга. В расходной части бюджета учитываются расходы по кредитным платежам компании с возможностью корректировки графиков платежей в случае досрочного погашения кредитных обязательств, а также планируемые оплаты по календарю поставок. Финансовое планирование ведется в разрезе различных валют, что позволяет моделировать финансово-экономические параметры деятельности компании с учетом различных вариантов изменений прогнозных показателей курса рубля к евро/доллару. Оценка текущих финансово-экономических параметров деятельности компании осуществляется на основе план-фактного анализа. В результате автоматизации процессов финансового планирования и учета компании удалось сократить кассовые разрывы, минимизировать привлечение заемных средств, максимально эффективно использовать собственные финансовые ресурсы компании.

В результате внедрения "1С:Управления производственным предприятием 8" компания получила надежный инструмент для управления и контроля всех бизнес-процессов. Повысилось качество учетных процессов, связанных с лизинговой деятельностью, исключены финансовые ошибки, возникающие вследствие влияния человеческого фактора, появилась возможность комплексного анализа каждого лизингового проекта.

Обладая подробной и достоверной информации по договорам лизинга, руководство ООО "Лизинг-Трейд" может объективно оценивать достаточность собственных финансовых ресурсов для финансирования конкретного проекта и потребности в привлечении банковских кредитов. В компании оптимизировано движение денежных средств, что привело к значительной экономии финансовых ресурсов и сокращению объемов привлекаемых кредитов.