Документооборот Торгово-промышленной палаты Самарской области автоматизирован на базе системы ТЕЗИС

Торгово-промышленная палата Самарской области (ТПП СО) http://www.tppsamara.ru - негосударственная, некоммерческая организация, представляющая интересы бизнес-сообщества и предпринимателей. Содействует развитию экономики региона, ее интегрированию в мировую хозяйственную систему, созданию благоприятных условий для развития всех видов предпринимательской деятельности.

Специфика деятельности ТПП СО связана с объемным документооборотом: в день в организацию поступает несколько десятков входящих документов, большинство из которых подлежит обязательному исполнению в четко обозначенные сроки. Процессы подготовки, исполнения документов требуют создания многочисленных копий на бумажных носителях, что приводит к существенным временным, трудовым, а также дополнительным финансовым затратам.

"При большом бумажном документообороте достаточно сложно контролировать своевременное исполнение поручений по документам. Кроме того, персонал вынужден тратить значительное время на составление отчетов по результатам выполнения задач. Поэтому для нас чрезвычайно важно было модернизировать систему постановки задач и контроля исполнения поручений по документам и вывести работу с документацией на новый уровень", - делится директор Департамента внешнеэкономической деятельности и поддержки предпринимательства ТПП СО Михаил Мамонов. 

При выборе системы электронного документооборота представители ТПП СО руководствовались рядом факторов, а именно:

-проработка и детальная реализация процессов регистрации документов, последующей постановки и контроля выполнения задач на их основе;
-автоматизация движения документа на всех этапах его жизненного цикла; 
-удобство и не перегруженность интерфейса;
-легкость внедрения и эксплуатации системы;
-современность и надежность системы разработки.

ТПП СО остановила свой выбор на системе, разработанной международной компанией "Хоулмонт", - системе управления документами и задачами "ТЕЗИС" (http://tezis-doc.ru), в наибольшей степени соответствующей требованиям организации. Расширенная редакция системы, включающая в себя следующие функциональные модули: постановка и контроль выполнения задач, согласование и контроль исполнения документов, электронная канцелярия, была развернута в ТПП СО 25 августа 2010 года. Этап опытной эксплуатации системы завершен 23 сентября 2010 года.

"Нравится, что система "ТЕЗИС" четко "заточена" под конкретные задачи документооборота и пригодна для использования в организации без каких-либо доработок и "натяжек". Мы не придумывали новых регламентов движения документов, мы просто реализовали все существующие процессы документооборота в системе. Это существенно сократило временные и финансовые затраты при внедрении. Мы получили развитую систему переадресации заданий и можем вести учет документов и задач, благодаря чему теперь ни одно поручение потерянным быть не может. Мы можем контролировать не только факт своевременного исполнения поручений каждым сотрудником, но и отслеживать все этапы процесса исполнения. Очень порадовало, что инсталляция системы и первичные настройки были осуществлены за один рабочий день – что не всегда возможно при реализации подобных функциональных решений", - подытоживает Михаил Мамонов, ТПП СО.